Ένα αίτημα προϋπολογισμού είναι μια επιχειρησιακή επιστολή που αναζητά κεφάλαια για δαπάνες και λειτουργικά έξοδα για ένα έργο ή ένα τμήμα ενός οργανισμού. Λιγότερο τυπική από μια παραδοσιακή πρόταση επιχείρησης, το αίτημα αυτό πρέπει να τηρεί αυστηρά την επιχειρηματική γραφή και να παρέχει στον αναγνώστη πλήρη κατανόηση του έργου ενώ απαντά σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να προκύψουν.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λεπτομερής προϋπολογισμός
-
Στοιχεία επικοινωνίας κοινού
-
Δικαιολογητικά
Βρείτε το σωστό άτομο που επιβλέπει τις δημοσιονομικές απαιτήσεις για το συγκεκριμένο έργο σας. Εντός οποιουδήποτε οργανισμού, μπορεί να υπάρχουν πολλά διαφορετικά άτομα που επιβλέπουν τις δαπάνες και τις εκτιμήσεις του προϋπολογισμού. Αφιερώστε χρόνο για να διερευνήσετε προσεκτικά το ακροατήριό σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποκτήσει τις σωστές πληροφορίες ορθογραφίας και επαφής.
Παρέχετε ιστορικό υπόβαθρο για το έργο. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει οποιαδήποτε προηγούμενη εμπειρία με παρόμοια έργα, προηγούμενους προϋπολογισμούς ή σχέδια δαπανών και την επιτυχία που επιτεύχθηκε από προηγούμενες προσπάθειες. Συμπεριλάβετε τυχόν πρόσφατες τάσεις που μπορεί να επηρεάσουν την επιτυχία ή την αποτυχία του έργου.
Καθορίστε το σκοπό για το τρέχον αίτημα του προϋπολογισμού και παράσχετε λεπτομερή σχέδια. Περιλάβετε τον τρόπο με τον οποίο θα διατεθούν τα χρήματα και το κόστος που θα καλυφθεί. Για παράδειγμα, αν ο προϋπολογισμός δαπανηθεί για το προσωπικό και τις προμήθειες, σημειώστε ποιο ποσοστό του προϋπολογισμού θα διατεθεί για κάθε απαίτηση. Αντιμετώπιση τυχόν ερωτήσεων που μπορεί να ζητήσει ένα εύλογο πρόσωπο σχετικά με το έργο εκ των προτέρων για να αποφευχθούν καθυστερήσεις στην έγκριση ή επίσημη άρνηση της αίτησης.
Επισυνάψτε λεπτομερή προϋπολογισμό για τα έξοδα του έργου ή του τμήματος. Αυτό θα δώσει στο άτομο που αξιολογεί τους ακριβείς αριθμούς για το έργο. Όπως και ένας τυπικός προϋπολογισμός, το τμήμα αυτό πρέπει να περιλαμβάνει ακριβή στοιχεία γραμμής για κάθε δαπάνη που απαιτείται. Εάν δεν υπάρχουν ακριβή αριθμητικά στοιχεία, θα χρειαστεί να υπολογίσετε το συνολικό έξοδο για αυτό το στοιχείο γραμμής.
Κλείστε το αίτημα, συνοψίζοντας τις σημαντικές λεπτομέρειες που καλύπτονται. Αυτό μπορεί συνήθως να γίνει μέσα σε μία ή δύο παραγράφους. Στη συνέχεια, συμπεριλάβετε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Προτείνετε μια συνέλευση παρακολούθησης για να συζητήσετε περαιτέρω το αίτημα χρηματοδότησης.
Συμβουλές
-
Η γραφική εργασία πρέπει πάντα να είναι καθαρή και συνοπτική. Παρέχετε αρκετές πληροφορίες για να παρουσιάσετε ένα έγκυρο επιχείρημα για το αίτημά σας, αλλά μην προσπαθήσετε να υπερβείτε με χνούδι. Θυμηθείτε, ο αναγνώστης σας θα έχει πολλά έργα για ανασκόπηση. Μην σπαταλάτε το χρόνο της με ασήμαντες λεπτομέρειες.
Προειδοποίηση
Να είστε προσεκτικοί κατά την εκτίμηση των μελλοντικών εξόδων. Η πολύ μικρή εκτίμηση για ένα στοιχείο γραμμής μπορεί να προκαλέσει σημαντική μείωση του προϋπολογισμού σας σε σχέση με αυτό που πραγματικά απαιτείται. Η υπερβολική εκτίμηση μπορεί να οδηγήσει τον προϋπολογισμό σας να θεωρηθεί παράλογο και να απορριφθεί.
