Μια αναφορά κατάστασης είναι ακριβώς αυτό που υποδηλώνει το όνομα: μια έκθεση για μια κατάσταση που περιέχει επαληθευμένες, πραγματικές πληροφορίες που δίνουν μια σαφή εικόνα του "ποιος, τι, πού, πότε, πότε και πώς" ένα περιστατικό ή μια κατάσταση. Πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν αναφορές κατάστασης για να δώσουν στους προϊσταμένους τις πληροφορίες και τις πληροφορίες που χρειάζονται για να λάβουν σωστές και κατάλληλες αποφάσεις. Οι οργανισμοί διαχείρισης έκτακτης ανάγκης, κυβερνητικές υπηρεσίες, ένοπλες υπηρεσίες, επιχειρήσεις, υπηρεσίες επιβολής του νόμου, ανθρωπιστικές μη κυβερνητικές οργανώσεις και διπλωμάτες στηρίζονται σε αναφορές κατάστασης.
Παρατηρήστε την κατάσταση όσο το δυνατόν σαφέστερα. Εάν το γεγονός ήταν φυσική καταστροφή, δείτε την περιοχή καταστροφής και σημειώστε τις επιπτώσεις στη γη, την υποδομή και τον πληθυσμό. Μια αναφορά κατάστασης πρέπει να παρέχει όλα τα σχετικά γεγονότα σε ανθρώπους που θα βασίσουν τις αποφάσεις τους σε αυτά τα γεγονότα. Προσέξτε προσεκτικά. Οι εικασίες και η γνώμη δεν ανήκουν σε μια κατάσταση.
Συζητήστε με όλους τους εμπλεκόμενους ανθρώπους από τους οποίους χρειάζεστε πληροφορίες. Κάθε οργανισμός που απαιτεί ή παράγει αναφορές κατάστασης πιθανόν θα απαριθμήσει το προσωπικό που πρέπει να έρθει σε επαφή και να ενημερωθεί. Πάρτε καλές σημειώσεις κατά τη διάρκεια κάθε συνομιλίας καθώς θα συμπεριλάβετε αυτά τα δεδομένα στην αναφορά.
Συλλέξτε και συλλέξτε δεδομένα. Ο στόχος είναι να δοθεί η πιο ολοκληρωμένη εικόνα του γεγονότος και τα αποτελέσματα αυτού του γεγονότος. Σημειώστε λεπτομέρειες για κάθε πτυχή της κατάστασης: τι συνέβη, σε ποιον, λεπτομέρειες του χρόνου, της ημερομηνίας και της θέσης, των επιπτώσεων στην υποδομή και του τρόπου με τον οποίο απαντά ο τοπικός πληθυσμός. Πολλές οργανώσεις έχουν ένα τυποποιημένο μορφότυπο για μια αναφορά κατάστασης που απαιτεί συγκεκριμένους τύπους πληροφοριών. Αν υπάρχει τέτοια μορφή, χρησιμοποιήστε την. Θα κάνει τη συλλογή δεδομένων ταχύτερη και ακριβέστερη.
Σύνταξη της αναφοράς με λογική σειρά. Περιλάβετε όλες τις σχετικές πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε σαφές και συνοπτικό λεξιλόγιο για να περιγράψετε τα γεγονότα, αποφεύγοντας τα επίθετα και τα επιρρήματα. Οι τακτικές αναφορές προόδου θα ακολουθήσουν πιθανότατα την αρχική έκθεση για την κατάσταση, οπότε θα πρέπει να περιγράψετε μόνο τι συμβαίνει σήμερα, και όχι αυτό που θα μπορούσε να συμβεί στο εγγύς μέλλον.
Συμπεριλάβετε ένα σημείο κλειδιού ή τμήμα εκτελεστικής σύνοψης στην αρχή της έκθεσης, αλλά μόνο αφού συγκεντρωθούν όλα τα δεδομένα και τεθούν σε λογική σειρά. Χρησιμοποιήστε γεγονότα και αριθμούς, αποφεύγοντας την υπόθεση. Η ενότητα περιλήψεων ή σημαντικών στοιχείων πρέπει να μεταφέρει τις πιο σημαντικές πληροφορίες για τους πρώην ανώτερους που διαβάζουν πρώτα.
Συμβουλές
-
Λάβετε υπόψη σας τους αναγνώστες της έκθεσης και τι πρέπει να γνωρίζουν σχετικά με την κατάσταση.
