Η σωστή προετοιμασία των εμπορικών τιμολογίων καθιστά πιθανότερη την έγκαιρη καταβολή της επιχείρησής σας για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της. Μια προσεκτική προσέγγιση στη χρέωση μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να διατηρήσετε καλύτερα αρχεία και να διατηρήσετε τον προϋπολογισμό σας σε καλό δρόμο.
Δημιουργήστε μια τυποποιημένη φόρμα
Δημιουργήστε ένα εμπορικό πρότυπο τιμολογίου που περιλαμβάνει κατηγορίες για όλες τις σχετικές πληροφορίες. Η καταληκτική φόρμα πρέπει να περιλαμβάνει το επιστολόχαρτο της εταιρείας σας ή το λογότυπο και τα στοιχεία επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένων των αριθμών τηλεφώνου και φαξ και των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ιστοσελίδας. Συμπερίληψη σημείων για να συμπληρώσετε την ημερομηνία παραγγελίας και την ημερομηνία τιμολόγησης, το όνομα του πωλητή ή τον κωδικό αριθμό και τον αριθμό της άδειας ή του φορολογικού σας αναγνωριστικού του εργολάβου, εάν ισχύει. Δημιουργήστε στήλες που σας επιτρέπουν να συμπληρώσετε τις ποσότητες, τις περιγραφές και τις τιμές των πωληθέντων αντικειμένων και ένα στοιχείο γραμμής για την προσθήκη φόρου επί των πωλήσεων και τον υπολογισμό του συνόλου. Αφήστε χώρο για σημειώσεις.
Να είστε συγκεκριμένοι
Κατά την ταξινόμηση των υπηρεσιών ή των ειδών που πωλούνται, να είναι συγκεκριμένα. Συμπεριλάβετε τους αριθμούς τμημάτων, τους κωδικούς αναφοράς ή τις περιγραφές που καθιστούν σαφές σε εσάς και τον αγοραστή σας τι αναφέρεται το τιμολόγιο. Καταργήστε την ωριαία εργασία και συμπεριλάβετε τις περιγραφές των παρεχόμενων υπηρεσιών. Αυτό σας βοηθά να παρακολουθείτε το απόθεμα και το προϊόν εργασίας και επιτρέπει στον πελάτη να βλέπει μια λεπτομερή λίστα με τι χρεώνεται. Σε περίπτωση διαφωνίας, το τιμολόγιο μπορεί να καταργήσει τις παρανοήσεις και να σας βοηθήσει να αποφύγετε καθυστερήσεις πληρωμών. Αν ένας αριθμός παραγγελίας αγοράς ή κωδικός εξουσιοδότησης από τον αγοραστή συμμετείχε στη συναλλαγή, συμπεριλάβετε και αυτό.
Συνδέσου στο διαδίκτυο
Δημιουργήστε μια ηλεκτρονική έκδοση του εμπορικού τιμολογίου σας για να κάνετε τις διαδικασίες χρέωσης ταχύτερες και αποτελεσματικότερες. Τα τιμολόγια που παράγονται ηλεκτρονικά και αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν επίσης να παρακολουθούνται αποτελεσματικά, ειδικά αν ζητήσετε μια "απόδειξη ανάγνωσης" για να παρακολουθήσετε όταν ο παραλήπτης έλαβε και άνοιξε το έγγραφο. Έτσι αποφεύγετε τυχόν απώλειες του τιμολογίου στο ταχυδρομείο. Εάν εκδίδετε τιμολόγια χαρτιού, συμπεριλάβετε ένα φάκελο που έχει πληρωθεί με ταχυδρομικά τέλη για να ενθαρρύνετε την έγκαιρη πληρωμή.
Παρέχετε τις επιλογές πληρωμής
Σημείωση σχετικά με το τιμολόγιο κατά την πληρωμή της οφειλής και καταγραφή ποινών ή χρεώσεων για καθυστερημένες πληρωμές. Συμπεριλάβετε οδηγίες για την πληρωμή του τιμολογίου, όπως επιλογές online, εταιρική επιταγή, επιταγή μετρητών, εντολή πληρωμής ή εταιρική πιστωτική κάρτα. Δώστε τον άμεσο αριθμό στη λογιστική υπηρεσία σας σε περίπτωση που ο πελάτης θέλει να πραγματοποιήσει πληρωμή με τη μορφή τραπεζικής μεταφοράς ή χρεωστικής κάρτας μέσω τηλεφώνου.
