Η μεθοδολογία 5S προέρχεται από ένα ιαπωνικό σύστημα που στοχεύει να φέρει την τάξη και την οργάνωση στον εργασιακό χώρο. Το σκεπτικό της μεθοδολογίας 5S είναι ότι ένας χώρος εργασίας είναι πιο αποτελεσματικός όταν είναι οργανωμένος και όταν διατηρούνται αυτά τα πρότυπα οργάνωσης. Επομένως, η εφαρμογή της μεθοδολογίας 5S σημαίνει εύρεση αποτελεσματικών τρόπων ταξινόμησης (seiri), ρύθμισης της τάξης (seiton), λάμψης (seiso), τυποποίησης (seiketsu) και διατήρησης (shitsuke) ομαδικών πρακτικών στο χώρο εργασίας. Η δημιουργικότητα και η συμμετοχή των εργαζομένων στο χώρο εργασίας είναι σημαντική για την εφαρμογή αυτού του συστήματος.
Ταξινόμηση μέσω του χώρου εργασίας για την κατάργηση αντικειμένων, όπως χαρτιά και μηχανήματα, που δεν χρειάζονται. Ελέγξτε και αφαιρέστε τις εφαρμογές ή τις διαδικασίες που χάνουν χρόνο, όπως το περίπλοκο λογισμικό ή μια περιττή μηχανή εκτύπωσης. Διατηρήστε τις πληροφορίες, τις διαδικασίες, το λογισμικό, τα μηχανήματα και τα στοιχεία που χρειάζονται στον σταθμό εργασίας.
Ορισμός του σταθμού εργασίας είναι η τάξη με τη δημιουργία κατάλληλων συστημάτων αποθήκευσης. Τοποθετήστε μεγαλύτερα και βαρύτερα αντικείμενα στο πάτωμα και προσαρμόστε ντουλάπια και κάδους αποθήκευσης για να αποθηκεύσετε μικρότερα αντικείμενα. Ζητήστε επαγγελματική βοήθεια από έναν ειδικό IT ή έναν προμηθευτή για να δημιουργήσετε απλούστερα συστήματα τεκμηρίωσης και αποθήκευσης πληροφοριών σε απευθείας σύνδεση. Ετικέτα των χώρων αποθήκευσης, όπως ντουλάπια, για ευκολότερη αναγνώριση και ανάκτηση πληροφοριών και αντικειμένων.
Γυρίστε στο χώρο εργασίας κάνοντας τακτικούς καθαρισμούς εργασίας ακόμη και πριν γίνουν πολύ βρώμικοι. Αναθέστε τις οικιακές ευθύνες δημιουργώντας ένα ημερολόγιο στο οποίο κάθε άτομο αναλαμβάνει ένα καθήκον, το οποίο θα συμβάλει στη διατήρηση του χώρου εργασίας καθαρό. Ρυθμίστε απλά κανάλια επικοινωνίας δημιουργώντας πίνακες ανακοινώσεων ή χρησιμοποιώντας stick-ons για να οργανώσετε τις εργασίες.
Τυποποιήστε τις αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν δημιουργώντας πολιτικές και κατευθυντήριες γραμμές βέλτιστων πρακτικών. Συμπεριλάβετε τους εργαζόμενους στο χώρο εργασίας κατά την πραγματοποίηση ιδεών και σημειώστε τα συγκεκριμένα βήματα που θα αναληφθούν για να ξεκαθαρίσετε τι χρειάζεται και πώς να αποθηκεύσετε αποτελεσματικά αντικείμενα και πληροφορίες και πώς να διατηρήσετε τον χώρο καθαρό. Δημοσιεύστε αυτές τις οδηγίες σε μια πινακίδα που μπορεί να δει ο καθένας.
Διατηρήστε τη νέα κουλτούρα της τάξης και της οργάνωσης. Ανταμείνετε εκείνους που συμβάλλουν σημαντικά στις βέλτιστες πρακτικές που έχουν καθιερωθεί και εκείνους που αναπτύσσουν νέους τρόπους εφαρμογής της μεθοδολογίας.
Συμβουλές
-
Οι νέοι εργαζόμενοι στο χώρο εργασίας πρέπει να έχουν προσανατολισμό σχετικά με το οργανωτικό σύστημα του χώρου εργασίας. Διαφορετικά, οι νέοι υπάλληλοι μπορεί να μην κατανοούν τη μεθοδολογία των 5s στον χώρο εργασίας σας και να προκαλούν (αθέλητη) διαταραχή στο ίδιο το σύστημα.
