Ένα σημείωμα είναι ένας τρόπος επικοινωνίας με τους άλλους στο γραφείο σας. Τα σημειώματα συνήθως αναφέρουν ή εξηγούν κάτι. Μπορούν επίσης να υποβάλουν ένα αίτημα. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν ανεπίσημα σημειώματα για την αναφορά σε κάτι που δεν έχει μεγάλη σημασία ή για την παρουσίαση πληροφοριών σε μικρό αριθμό ατόμων ή σε λιγότερο επίσημο περιβάλλον. Όταν γράφετε ένα ανεπίσημο σημείωμα, να είστε επαγγελματίας και να το κρατάτε σύντομη και μέχρι το σημείο. Ένα ανεπίσημο σημείωμα θα πρέπει να είναι περίπου μία σελίδα και να περιλαμβάνει τις απαραίτητες πληροφορίες.
Τοποθετήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας στην κορυφή της πρώτης σελίδας του ανεπίσημου σημειώματος.
Τοποθετήστε τη φράση "Σημείωμα" ακριβώς κάτω από το επιστολόχαρτο.
Τοποθετήστε τα ονόματα του αποστολέα και των παραληπτών, καθώς και την ημερομηνία και το θέμα στη συνέχεια. Οι πληροφορίες αυτές πρέπει να είναι ξεχωριστές γραμμές. Για μια ανεπίσημη σημείωση, κρατήστε τη γραμμή θέματος σύντομη αλλά συγκεκριμένη, ώστε ο αναγνώστης να μπορεί να καθορίσει γρήγορα ποια είναι η σημείωση. Εάν δεν υπάρχει συγκεκριμένος παραλήπτης, μπορείτε να αφήσετε εκτός αυτών των πληροφοριών.
Αναφέρετε σαφώς και συγκεκριμένα στο πρώτο εδάφιο τον σκοπό του σημειώματος. Προσπαθήστε να το κάνετε αυτό σε μία έως δύο προτάσεις.
Γράψτε μια σύντομη ενότητα συζήτησης για να εξηγήσετε την κύρια σύσταση ή το αίτημα του σημειώματος. Επειδή πρόκειται για ένα ανεπίσημο σημείωμα, μπορείτε απλά να δηλώσετε τη σύσταση. Δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε πολλά αποδεικτικά στοιχεία, γεγονότα ή άλλες πληροφορίες επειδή θέλετε να είστε σύντομοι. Αυτό το τμήμα θα πρέπει να είναι σύντομο και στο σημείο και πρέπει να μεταφέρει αποτελεσματικά το σημείο του σημειώματος και να λέει στον αναγνώστη τι να κάνει στη συνέχεια.
Καθορίστε σαφώς τι πρέπει να κάνει ο αναγνώστης στη συνέχεια σε σύντομη πρόταση ή τμήμα κλεισίματος. Παρόλο που το σημείωμα είναι ανεπίσημο, εξακολουθεί να είναι σημαντικό να μεταφέρουμε ένα σαφές σημείο και σύσταση.
Συμβουλές
-
Κρατήστε τα πάντα σύντομα σε ένα ανεπίσημο σημείωμα. Γράψτε συνοπτικά και με σαφήνεια όσο το δυνατόν λιγότερα λόγια.
