Μερικές φορές η ιδέα της κατάρτισης πολιτικών και διαδικασιών μπορεί να φαίνεται συντριπτική. Ωστόσο, μια θεμελιώδης κατανόηση αυτού του εγγράφου και του σκοπού του μπορεί να βοηθήσει. Το πρώτο βήμα είναι να μάθουμε τον ορισμό αυτών των όρων και τι τους κάνει διαφορετικούς.
Συμβουλές
-
Μια πολιτική παρέχει μια γενική εικόνα του στόχου της εταιρείας. Μια διαδικασία δείχνει στους υπαλλήλους ακριβώς τι πρέπει να κάνουν για να επιτύχουν το στόχο.
Πολιτική έναντι διαδικασίας
Η κύρια διαφορά μεταξύ μιας πολιτικής και μιας διαδικασίας είναι αυτό που επικοινωνεί με το προσωπικό σας. Μια πολιτική δίνει μια γενική εικόνα της στάσης της εταιρείας σε ένα ζήτημα. Μια διαδικασία ή μια πολιτική δίνει οδηγίες στους υπαλλήλους σχετικά με τον τρόπο εφαρμογής της πολιτικής.
Κάθε πολιτική στην επιχείρησή σας πρέπει να είναι σύντομη και απλή. Θα πρέπει να μεταφέρει έναν σαφή στόχο που μπορεί να καταλάβει ακόμη και ένας ολοκαίνουργιος υπάλληλος. Μόνο οι πολιτικές που ακολουθούν αυτές τις οδηγίες μπορούν να διατηρήσουν την επιχείρησή σας σε καλό δρόμο.
Στη συνέχεια, οι διαδικασίες υποστηρίζουν τις πολιτικές που εφαρμόζετε. Η διαδικασία πρέπει να είναι σαφής και να καλύπτει σχεδόν κάθε παραλλαγή ενός προβλήματος. Για παράδειγμα, μια διαδικασία επιστροφής πρέπει να περιλαμβάνει τι πρέπει να κάνετε εάν ο πελάτης έχει απόδειξη, δεν διαθέτει απόδειξη αγοράς ή έχει χρησιμοποιήσει το εν λόγω στοιχείο. Τα σημεία των κουκίδων και οι σύντομες παραγράφους μπορούν να κάνουν τη διαδικασία εύκολη στην ανάγνωση και την προσοχή.
Ένα παράδειγμα που πρέπει να ακολουθήσετε
Οι οδηγίες και οι διαδικασίες πληροφορικής είναι σημαντικές σε πολλές επιχειρήσεις. Μια κοινή πολιτική είναι ότι οι εργαζόμενοι δεν πρέπει να έχουν πρόσβαση στα κοινωνικά μέσα κατά τη διάρκεια της εργασίας. Σύμφωνα με τις οδηγίες, η εταιρεία καλωσορίζει τους υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση στα κοινωνικά μέσα κατά τη διάρκεια διακοπών ή όταν είναι απαραίτητο για τις λειτουργίες τους.
Οι διαδικασίες για την επιβολή της πολιτικής αυτής ενδέχεται να περιλαμβάνουν τρόπους αναφοράς για ακατάλληλη χρήση του υπολογιστή και τα μέτρα που μπορούν να λάβουν οι εποπτικές αρχές για να σταματήσουν τη συμπεριφορά. Μπορείτε να περιγράψετε την αλυσίδα εντολών που πρέπει να ακολουθήσουν αυτές οι αναφορές και τι μπορούν να αναμένουν οι εργαζόμενοι εάν συνεχίσουν να παραβιάζουν την πολιτική.
Τύποι οδηγιών
Πρέπει να δημιουργήσετε διαδικασίες και πολιτικές για κάθε τομέα της επιχείρησής σας.Όταν οι εργαζόμενοι έχουν ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο αλληλεπίδρασης με τους πελάτες, το ένα με το άλλο, τη διοίκηση ή τον εξοπλισμό, θα πρέπει να μπορούν να συμβουλεύονται τις οδηγίες.
Πολλές εταιρείες έχουν γενικές πολιτικές συμπεριφοράς των εργαζομένων που θέτουν κανόνες για το πώς το προσωπικό πρέπει να ντυθεί, να ενεργεί και να εκτελεί στην εργασία. Άλλοι σημαντικοί τομείς που καλύπτονται είναι η πειθαρχία, η ίση μεταχείριση, η σεξουαλική παρενόχληση, η παρακολούθηση, η απόδοση της εργασίας και η ασφάλεια στο χώρο εργασίας.
Δεν είναι πάντα One-to-One
Οι διαδικασίες συχνά υποστηρίζουν τις πολιτικές της εταιρείας. Ωστόσο, δεν υπάρχει πάντοτε ένας λόγος μεταξύ των διαδικασιών και των διαδικασιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε πολιτικές που υπαγορεύουν ότι το προσωπικό σας πρέπει να είναι απαλλαγμένο από παράνομη χρήση ουσιών, δεν πρέπει ποτέ να παρενοχλεί σεξουαλικούς άλλους υπαλλήλους και δεν μπορεί να πάρει χρήματα από το μητρώο. Στη συνέχεια, μπορεί να έχετε μια διαδικασία που καλύπτει τον τρόπο χειρισμού οποιωνδήποτε αναφορών αυτών των συμπεριφορών.
Γιατί να δημιουργήσετε διαδικασίες και πολιτικές
Κάθε επιχείρηση με εργαζόμενους χρειάζεται πολιτικές και διαδικασίες για την καθοδήγηση των εργαζομένων. Αυτές οι οδηγίες βοηθούν να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εταιρίες ανταποκρίνονται με τον ίδιο τρόπο στο ίδιο συμβάν. Αυτή η συνέπεια επιτρέπει σε εσάς, τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης, να απομακρυνθείτε μερικές φορές. Μπορείτε να αναλάβετε άλλα καθήκοντα και να έχετε μια μέρα ελεύθερη όταν γνωρίζετε ότι οι υπάλληλοί σας μπορούν να φροντίζουν τις επιχειρήσεις.
Μπορεί επίσης να κρατήσει τους πελάτες να επιστρέψουν και να δημιουργήσουν μια θετική εικόνα μάρκας. Για παράδειγμα, οι πελάτες που αντιμετωπίζουν διαφορετικές πολιτικές επιστροφής κάθε φορά που έρχονται μπορούν να καλλιεργήσουν αρνητικά συναισθήματα για το εμπορικό σήμα σας. Ωστόσο, οι πελάτες που γνωρίζουν τι να περιμένουν γνωρίζουν ότι μπορούν να υπολογίζουν στην επιχείρησή σας.
Προστατέψτε την επιχείρησή σας
Ένας άλλος λόγος για να γράψετε σαφείς οδηγίες πολιτικής και διαδικασίας είναι να προστατέψετε την εταιρεία σας από νομικές ενέργειες. Ένα σημαντικό παράδειγμα αυτού είναι οι πειθαρχικές οδηγίες. Θα πρέπει να περιγράψετε τις προσδοκίες των εργαζομένων, τις πειθαρχικές διαδικασίες και πότε θα πρέπει να απολύσετε τα μέλη του προσωπικού.
Ακολουθήστε τη διαδικασία σας κάθε φορά που ένας υπάλληλος παραβιάζει τις πολιτικές σας. Εάν πρέπει να αφαιρέσετε κάποιον από το προσωπικό σας, μπορείτε να κρατήσετε αδικαιολόγητες αγωγές τερματισμού στον κόλπο. Η τεκμηρίωση της διαδικασίας σας δίνει ένδειξη ότι ενεργήσατε νόμιμα.
