Η δημιουργία ενός σχεδίου εργασίας είναι σημαντική επειδή επιτρέπει σε έναν υπάλληλο την ευκαιρία να δείξει στον διευθυντή πώς σχεδιάζει να ολοκληρώσει τα πράγματα που του ζητούνται. Ένα σχέδιο εργασίας μπορεί να βοηθήσει έναν υπάλληλο να αποδείξει την αξία του, διότι ποσοτικοποιεί και θέτει σε λέξη τα πράγματα που κάνει ένας υπάλληλος που διαφορετικά θα μπορούσε να αγνοηθεί. Γενικά, δημιουργούνται γενικά προγράμματα εργασίας που σχετίζονται με τη συνολική δουλειά ενός ατόμου. Ωστόσο, τα σχέδια εργασίας είναι συχνά πιο αποτελεσματικά όταν αναλύονται για να συζητήσουν συγκεκριμένα τις εργασίες που σχετίζονται με μικρότερα έργα. Όσο πιο συγκεκριμένο είναι ένα σχέδιο εργασίας, τόσο πιο αποτελεσματικό θα είναι. Κατά τη δημιουργία των σχεδίων εργασίας, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει σχεδόν πάντοτε να συμπεριληφθούν.
Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο στο λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, όπως ένα Microsoft Word. Δημιουργήστε αρκετές κεφαλίδες στο έγγραφο. Οι κεφαλίδες θα πρέπει να αναφέρονται ως εξής: "Ζητήματα", "Στόχοι", "Στρατηγικές", "Πόροι", "Χρονοδιάγραμμα" και "Μέτρηση".
Στην ενότητα "Θέματα" περιγράψτε τα πιο σημαντικά θέματα. Μια συνεδρίαση αξιολόγησης των αναγκών πρέπει να προηγείται της καταγραφής των βασικών θεμάτων. Κατά τη διάρκεια αυτής της συνάντησης, τα μέλη της ομάδας μπορούν να φέρουν στο φως όλα τα σημαντικά θέματα του έργου. Τα σημαντικά ζητήματα πρέπει να επιτύχουν ισορροπία, συζητώντας τις ανάγκες όλων των εμπλεκόμενων μερών.
Στην ενότητα "Στόχοι", καταγράψτε και καταγράψτε εφικτούς στόχους. Οι στόχοι που περιγράφονται σε ένα σχέδιο εργασίας θα πρέπει να σας κάνουν να τεντώσετε για να τις επιτύχετε, αλλά δεν πρέπει να είναι απρόσιτοι. Όταν κάνετε στόχους, θυμηθείτε το ακρωνύμιο SMART: Οι στόχοι πρέπει να είναι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, αποδεκτοί, ρεαλιστικοί και έγκαιροι.
Στην ενότητα "Στρατηγικές", συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με βασικές στρατηγικές. Αυτό θα είναι πιθανώς το μακρύτερο και πληρέστερο τμήμα του σχεδίου εργασίας. Κάθε από τα σημαντικά βήματα ή τα ορόσημα που πρέπει να τηρηθούν πρέπει να συμπεριληφθεί εδώ. Θα πρέπει επίσης να συζητηθούν τα ενδεχόμενα εμπόδια στην εφαρμογή των στρατηγικών. Εξηγήστε πώς θα αντιμετωπιστούν αυτά τα εμπόδια.
Στο κεφάλαιο "Πόροι", συζητήστε τους πόρους που απαιτούνται για να τεθούν σε εφαρμογή οι στρατηγικές. Εάν υπάρχει μια ολόκληρη ομάδα που εργάζεται για το έργο, αναφέρετε στο πρόγραμμα εργασίας τα εμπλεκόμενα μέλη της ομάδας και ποιες είναι οι ευθύνες τους. Εάν υπάρχει σημαντική επένδυση σε εξοπλισμό ή προμήθειες που εμπλέκονται, αναφέρετε και αυτό.
Στην περιοχή "Χρονοδιάγραμμα", κάντε μια χρονική γραμμή. Συμπεριλάβετε τα κυριώτερα σημεία του σχεδίου για τη δημιουργία μιας χρονογραμμής. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει την ημερομηνία έναρξης, την ημερομηνία λήξης και τις ημερομηνίες κατά τις οποίες θα πραγματοποιηθούν συγκεκριμένα γεγονότα και στόχοι. Αυτό θα επιτρέψει στον εαυτό σας, τους συναδέλφους μέλη της ομάδας και τη διοίκηση να είναι σε θέση να δείτε εύκολα αν το έργο είναι στο χρονοδιάγραμμα.
Στην ενότητα "Μέτρηση", συμπεριλάβετε μεθόδους μέτρησης. Συζητήστε πώς θα καθορίσετε την επιτυχία του έργου. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει και ανεκδοτικά στοιχεία. Ωστόσο, είναι καλύτερο να συμπεριληφθούν ποσοτικοποιημένοι τρόποι με τους οποίους θα προσδιοριστεί η επιτυχία. Ανάλογα με το έργο, αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει το ποσό των πωλήσεων, περισσότερες εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις, περισσότερες επισκέψεις ιστοσελίδων και παρόμοιες μετρήσεις.
Συμβουλές
-
Δημιουργήστε ένα φύλλο κάλυψης μιας σελίδας, στο οποίο περιγράφονται συνοπτικά τα κυριότερα σημεία του σχεδίου εργασίας. Συνδέστε το με το πλήρες σχέδιο εργασίας.
Προειδοποίηση
Η προσκόλληση υπερβολικά αυστηρά σε ένα σχέδιο εργασίας μπορεί να είναι επιζήμια Ακριβώς επειδή ένα σχέδιο εργασίας προτείνει κάτι, αυτό δεν σημαίνει ότι μια καλύτερη ιδέα δεν μπορεί να έρθει μαζί. Ένα σχέδιο εργασίας πρέπει να είναι ένα ζωντανό έγγραφο. Η αποτυχία των αλλαγών μπορεί να εμποδίσει τη δυνατότητα επιτυχίας.
