Η οργάνωση των ωφελειών απαιτεί πολύ χρόνο, αλλά είναι ένα πολύ ικανοποιητικό επίτευγμα όταν το όφελος είναι επιτυχές. Αλλά πριν σχεδιάσετε οτιδήποτε, καθορίστε τον τύπο οφέλους που θα οργανώσετε. Αν κάνετε μια σιωπηρή δημοπρασία, θα χρειαστείτε δωρεά έργα τέχνης. αν πρόκειται για εκδήλωση που σχετίζεται με τη μουσική, κάποιος πρέπει να επικοινωνήσει με κορυφαίους τοπικούς ερμηνευτές, οι οποίοι συνήθως κάνουν κράτηση δύο έως τριών μηνών εκ των προτέρων. Κάθε επιλογή εγείρει διαφορετικά θέματα υλικοτεχνικής υποστήριξης.
Προκαταρκτικός σχεδιασμός
Προσδιορίστε πόσους εθελοντές απαιτείται. Οι αριθμοί πολλαπλασιάζονται εκθετικά εάν προγραμματίζετε ένα gala με περίτεχνα γεύματα και ποτά, τα οποία πρέπει να δημιουργηθούν, να συντηρηθούν και να αναστατωθούν ξανά.
Επιλέξτε ένα χώρο. Λάβετε υπόψη παράγοντες που επηρεάζουν τη συμμετοχή - όπως η εγγύτητα στις δημόσιες συγκοινωνίες. Κάντε μια σύντομη λίστα τριών ή τεσσάρων επιλογών.
Προσδιορίστε πόσα χρήματα θα αυξηθούν και πώς θα επιτευχθεί ο στόχος.
Αναθέτοντας τα Στοιχεία
Λάβετε δεσμεύσεις από τον επιλεγμένο χώρο και από τους συμμετέχοντες καλλιτέχνες. Όσο πιο περίπλοκο είναι το γεγονός, τόσο πιο μπροστά πρέπει να σχεδιάσετε. δύο έως έξι μήνες είναι ο κανόνας.
Προσλάβετε μια επιτροπή φίλων, συναδέλφων και επιχειρηματικών γνωστών για να χειριστείτε διάφορες πτυχές της εκδήλωσης. Προγραμματίστε εβδομαδιαίες συναντήσεις για να παρακολουθείτε τον προγραμματισμό και να αποφύγετε τυχόν προβλήματα τελευταίας στιγμής.
Ζητήστε από τους χορηγούς να βοηθήσουν στην απορρόφηση των δαπανών που σχετίζονται με το όφελος, από τα βραβεία πόρτας στα συστήματα τροφίμων και PA. Οι περισσότεροι χορηγοί θα ανταλλάξουν υπηρεσίες με αντάλλαγμα για μια προσφορά.
Προσπαθήστε να διευθετήσετε την επιτροπή σας, τον χορηγό και τη σύνθεση του χώρου εντός των πρώτων δύο μηνών από την οργάνωση. Ξεκινήστε να ψάχνετε εθελοντές.
Λήψη του Word Out
Προσέγγιση επαφών Τύπου για να κάνει μια ιστορία εκ των προτέρων σχετικά με το όφελος. Εάν ο χώρος δεν είναι διαθέσιμος, να είστε έτοιμοι να υποβάλετε ένα ημερολογιακό δελτίο που θα περιγράφει τις λεπτομέρειες. Ελέγξτε σε μια ζωντανή απομακρυσμένη εκπομπή από την τοποθεσία του συμβάντος με τον τοπικό σας ραδιοφωνικό σταθμό
Προετοιμάστε τα κατάλληλα υλικά απεικόνισης, συμπεριλαμβανομένων των φυλλαδίων, των χαρτονομισμάτων και των αφισών, ώστε οι εθελοντές να περάσουν ή να τοποθετηθούν. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν πού να κολλήσουν νόμιμα φυλλάδια και αφίσες.
Τοποθετήστε έναν ιστότοπο για να απαντήσετε σε ερωτήσεις σχετικά με το όφελος. Συμπεριλάβετε τους σημαντικότερους χορηγούς, τη σειρά και τις δραστηριότητες των εκδηλώσεων και τον τρόπο με τον οποίο έρχεται η συλλογή χρημάτων.
Αντανακλώντας την επιτυχία
Καθίστε με την επιτροπή σας μετά την εκδήλωση για να συζητήσετε τι λειτούργησε ή όχι. Συνεχίστε με τους χορηγούς σας και λάβετε τα σχόλιά τους.
Στείλτε κάρτες ή συνοπτική επιστολή για να ευχαριστήσετε τους εθελοντές.
Καταχωρίστε τις ακριβείς λεπτομέρειες στον ιστότοπο, συμπεριλαμβανομένου του ποσού που δαπανήθηκε, του τρόπου με τον οποίο ο δικαιούχος προχώρησε και - εάν δημιουργήσατε ένα συνεχιζόμενο γεγονός - λεπτομέρειες που πρέπει να γνωρίζουν οι μελλοντικοί εθελοντές και οι χορηγοί για την προετοιμασία για το επόμενο έτος.
