Η κατάρτιση ενός προϋπολογισμού βοηθά έναν οργανισμό να διαθέσει τους πόρους του για την επόμενη δημοσιονομική περίοδο. Καθώς ο οργανισμός εκταμιεύει κεφάλαια, εντοπίζει τις εκταμιεύσεις του στα ποσά που προβλέπει ο προϋπολογισμός του και προσαρμόζει τον προϋπολογισμό ώστε να καλύψει απροσδόκητα έξοδα. Η συμμετοχή των διαχειριστών στη διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού βοηθά τους διαχειριστές να κατανοήσουν τις οικονομικές λειτουργίες της επιχείρησης και τους καθιστά υπεύθυνο για τις δαπάνες του τμήματος. Ο προϋπολογισμός ενός στοιχείου γραμμής είναι απλώς μια προσέγγιση για τον προϋπολογισμό και υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα και αδυναμίες στον προϋπολογισμό αυτόν τον τρόπο.
Στόχος συστήματος προϋπολογισμού γραμμής
Το σύστημα προϋπολογισμού του στοιχείου γραμμής εξυπηρετεί διάφορους σκοπούς. Πρώτον, βοηθά μια επιχείρηση να καταλάβει εάν το εισόδημά της επαρκεί για να καλύψει τα έξοδά της. Δεύτερον, ο προϋπολογισμός ενός στοιχείου γραμμής διευκολύνει την επαλήθευση όταν ένα συγκεκριμένο στοιχείο υπερβαίνει τον προϋπολογισμό ή εγγράφεται στον προϋπολογισμό. Για παράδειγμα, αν μια εταιρεία υποπτεύεται ότι το κόστος των υλικών της εξαντλείται, μπορεί να δώσει ιδιαίτερη προσοχή σε αυτό το στοιχείο και να συγκρίνει τη διακύμανση με την πάροδο του χρόνου. Τέλος, ο προϋπολογισμός ενός στοιχείου γραμμής βοηθά τους διαχειριστές να αποκτήσουν πληροφορίες σχετικά με το ποια λεπτομερή έξοδα μεταφέρονται σε κάθε μια από τις κύριες λειτουργίες μιας επιχείρησης. αυτό είναι σημαντικό για να διαπιστωθεί αν ένα τμήμα επιτελεί χειρότερα οικονομικά από άλλα.
Πλεονεκτήματα των προϋπολογισμών του στοιχείου γραμμής
Ένας προϋπολογισμός στοιχείου γραμμής είναι εύκολη στην προετοιμασία και την παρακολούθηση. Κάθε οργανωτική μονάδα αναλύει τις δαπάνες της και κατανέμει ένα ακριβές ποσό για κάθε δαπάνη. Οι διευθυντές χρησιμοποιούν τον προϋπολογισμό από την τελευταία δημοσιονομική περίοδο για να δημιουργήσουν τον προϋπολογισμό για την επόμενη δημοσιονομική περίοδο και να προσαρμόσουν τις δαπάνες για να υπολογίσουν τις κυκλικές διαφορές, τις εποχιακές διαφορές και τον πληθωρισμό.
Με την πάροδο του χρόνου, η χρήση των προϋπολογισμών στοιχείων γραμμής δημιουργεί πολύτιμες στατιστικές πληροφορίες που δείχνει τις τάσεις και τις ευκαιρίες εξοικονόμησης χρημάτων. Για παράδειγμα, οι έμποροι λιανικής πώλησης που έχουν υψηλότερα έξοδα εργασίας κατά τους χειμερινούς μήνες διακοπών μπορούν να χρησιμοποιήσουν στοιχεία από τους προϋπολογισμούς των στοιχείων γραμμής για να βρουν τρόπους μείωσης του κόστους εργασίας σε λιγότερο απασχολημένους χρόνους του έτους.
Μειονεκτήματα των προϋπολογισμών του στοιχείου γραμμής
Τα μειονεκτήματα του προϋπολογισμού του κονδυλίου γραμμής αποδεικνύουν ότι δεν είναι απαραιτήτως το καλύτερο δημοσιονομικό μοντέλο. Για παράδειγμα, αυτός ο τύπος προϋπολογισμού δεν αποδεικνύει την απόδοση της επένδυσης. Ένα έξοδο στοιχείου γραμμής που αυξάνεται με την πάροδο του χρόνου μπορεί να φαίνεται υπερβολικό και να καλεί τον έλεγχο όταν, στην πραγματικότητα, ένας διαχειριστής μπορεί να δικαιολογήσει την αύξηση για το στοιχείο δείχνοντας αυξημένα έσοδα ή αυξημένη απόδοση. Από την άλλη πλευρά, εάν μια εταιρεία διαπιστώσει ότι οι δαπάνες της αυξάνονται, ενώ τα έσοδα δεν είναι, αυτό μπορεί να υποδηλώνει έναν πραγματικό τομέα προβλημάτων.
Επιπλέον, η προσαρμογή μεμονωμένων στοιχείων στον προϋπολογισμό μπορεί επίσης να ενθαρρύνουν την ανεπαρκή μικροδιαχείριση. Η σύνδεση του προϋπολογισμού με τις πληροφορίες για τις επιδόσεις και τα έσοδα μπορεί να μετριάσει αυτές τις ελλείψεις.
Εναλλακτικά συστήματα προϋπολογισμού
Ένας οργανισμός μπορεί να αποφασίσει να εξετάσει εναλλακτικές λύσεις για τον προϋπολογισμό στοιχείων γραμμής. Ο προϋπολογισμός απόδοσης, για παράδειγμα, είναι ένα χρήσιμο μοντέλο για διαδικασίες ρουτίνας που είναι εύκολο να μετρηθούν, όπως η πληρωμή τιμολογίων. Ο νέος προϋπολογισμός είναι μια άλλη εναλλακτική λύση. Η προσέγγιση αυτή ξεκινά από το μηδέν σε κάθε δημοσιονομική περίοδο. Αντί να μεταφέρει αυτόματα ένα στοιχείο προϋπολογισμού προς τα εμπρός, η διοίκηση πρέπει να παρέχει αιτιολόγηση για κάθε στοιχείο πριν την προστεθεί στον προϋπολογισμό, ακόμη και αν ο προγενέστερος προϋπολογισμός περιλάμβανε το στοιχείο. Ο μηδενικός προϋπολογισμός είναι χρήσιμος για τον εντοπισμό και την εξάλειψη των παρωχημένων εξόδων.
