Κάθε εταιρεία έχει διαφορετικούς κανόνες σχετικά με τις συναντήσεις. Ορισμένοι ακολουθούν μια ανεπίσημη διαδικασία, ενώ άλλες απαιτούν μια πιο επίσημη δομή. Ως διαχειριστής ή ιδιοκτήτης επιχείρησης, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε πώς να διεξάγουμε και να τερματίσουμε τόσο επίσημες όσο και ανεπίσημες συναντήσεις. Αυτό θα βελτιώσει την επικοινωνία και θα οδηγήσει σε ένα πιο παραγωγικό αποτέλεσμα.
Τι σημαίνει να ανακαλέσει μια συνάντηση;
Ο όρος "αναβολή" προέρχεται από τις λατινικές λέξεις Ενα δ (έως) και Diurnus (καθημερινά). Παρόλο που πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν τον όρο εναλλακτικά με το κλείσιμο μιας συνάντησης, το "αναβολή" σημαίνει στην πραγματικότητα να μεταφέρετε μια συνάντηση ή ένα θέμα της ημερήσιας διάταξης σε μια άλλη μέρα. Για παράδειγμα, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου μιας εταιρείας μπορούν να διακόψουν μια συνάντηση όταν δεν είναι απλά δυνατή η συζήτηση των ζητημάτων, επειδή λείπουν βασικές πληροφορίες. Διακοπή σημαίνει ότι η συνάντηση θα επαναληφθεί αργότερα όταν ο καθένας είναι διατεθειμένος να συζητήσει το εν λόγω ζήτημα. Δεν είναι το ίδιο με το τερματισμό ή την ολοκλήρωση μιας συνάντησης, όταν επιλυθούν όλα τα θέματα.
Ποιοι είναι οι Κανονισμοί Διαδικασίας Συναντήσεων;
Ορισμένες οργανώσεις, ιδίως δικαστήρια, πανεπιστήμια, κυβερνητικές υπηρεσίες και μεγάλες οργανώσεις ακολουθούν τους καθιερωμένους κανόνες για τη διεξαγωγή επίσημων συνεδριάσεων. Σύμφωνα με τους κανόνες του Ρόμπερτ που έχουν αναθεωρηθεί πρόσφατα, για παράδειγμα, οποιοσδήποτε μπορεί να εγκρίνει μια πρόταση για τη διακοπή μιας συνάντησης υπό ορισμένες συνθήκες, για παράδειγμα:
- Ελλείψει απαρτίας
- Όπως ορίζεται στους κανονισμούς του οργανισμού
- Όταν τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου φτάσουν στο τέλος της ημερήσιας διάταξης
- Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή άμεσου κινδύνου, όπως οι συναγερμοί πυρκαγιάς που εκτελούνται στο κτίριο.
Ενώ οι μικρότερες επιχειρήσεις είναι απίθανο να ακολουθήσουν τους κανόνες του Robert, παρέχουν ένα απλό πλαίσιο για την "επίσημη" αναβολή μιας συνάντησης.
Διαδικασίες για τη διακοπή μιας συνάντησης
Μια συνάντηση μπορεί να διακοπεί είτε στην αρχή είτε σε οποιοδήποτε στάδιο. Εάν είστε ο πρόεδρος, κάντε ένα σχέδιο για να διασφαλίσετε ότι όλα πάνε ομαλά. Αφού συζητήσετε την ημερήσια διάταξη, ελέγξτε αν κάποιος επιθυμεί να προβεί σε μια πρόταση για τη διακοπή της συνεδρίασης. Ζητήστε κάποιον λέγοντας "Ακούω μια πρόταση για αναβολή;" Η πρόταση αναβολής πρέπει να διευκρινίζει σαφώς την ώρα και την ημερομηνία της επόμενης συνεδρίασης καθώς και οποιαδήποτε επείγοντα θέματα που απαιτούν ειδική σύνοδο πριν από την επόμενη γενική συνέλευση. Σύμφωνα με τους κανόνες του Robert, η κίνηση πρέπει να αποσπασθεί και δεν μπορεί να τροποποιηθεί ή να συζητηθεί.
Μια συνεδρίαση μπορεί να διακοπεί χωρίς κίνηση αν δεν υπάρχει απαρτία ή σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Σε περίπτωση που η ημέρα είναι δημόσια αργία, η συνεδρίαση μπορεί να διακοπεί μέχρι την επόμενη εργάσιμη ημέρα, την ίδια ώρα και τόπο. Μια ανανεωμένη συνάντηση θα ακολουθήσει την ίδια σειρά εργασιών με την αρχική συνάντηση. Στις τελευταίες παρατηρήσεις, ο πρόεδρος μπορεί να συζητήσει την ημέρα και την ώρα για την επόμενη συνεδρίαση. Μπορεί επίσης να παρέχει πληροφορίες επικοινωνίας, να ευχαριστεί τους συμμετέχοντες και να κάνει υπενθυμίσεις τελευταίας στιγμής. Σε περίπτωση που η αναβολή γίνει για 90 ημέρες ή περισσότερο, κάθε συμμετέχων θα ενημερωθεί για την ημερομηνία και τον τόπο.
Διακοπή μιας λιγότερο τυπικής συνάντησης
Δεν είναι όλες οι συνεδριάσεις επίσημες. επομένως, δεν απαιτούνται όλες οι συνεδριάσεις για αναβολή. Οι συναντήσεις πωλήσεων αποτελούν καλό παράδειγμα.Είναι σίγουρα σημαντικές και όλοι οι αντιπρόσωποι πωλήσεων αναμένεται να παραστούν. Αλλά ο σκοπός των συναντήσεων πώλησης είναι ο διαχειριστής πωλήσεων να αναμεταδίδει πληροφορίες στο προσωπικό, ίσως να προσφέρει συμβουλές και ενθάρρυνση ή να προειδοποιήσει όσους δεν πέτυχαν στόχους ή δεν κατάφεραν να μετατρέψουν τα απαραίτητα χαρτιά. Δεν θα υπάρξει ψήφος κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ωστόσο, επειδή η άποψη του διαχειριστή πωλήσεων είναι αυτή που έχει σημασία. Μετά τη διεξαγωγή μιας συνάντησης όπου ένα άτομο είναι υπεύθυνο, θα ήταν ανόητο να ζητήσετε μια πρόταση αναβολής. Ο διαχειριστής πωλήσεων μπορεί να σας ρωτήσει αν υπάρχουν ερωτήσεις και αφού απαντήσετε, απλά πείτε, "Αυτό είναι όλο που ήθελα να καλύψω σήμερα. Πάρτε μερικά από αυτά τα νέα φυλλάδια καθώς τα αφήνετε και τα χρησιμοποιείτε για να εξηγήσετε τα απίστευτα οφέλη αυτού του εξαιρετικού προϊόντος!"
Οι συνεδριάσεις όπου οι διευθυντές συγκεντρώνονται για να συζητήσουν προβλήματα και λύσεις είναι ένα άλλο παράδειγμα. Οι διαχειριστές δεν έχουν χρόνο για επίσημη συνάντηση με προτάσεις και δευτερόλεπτα, ούτε χρειάζονται ένα. Γνωρίζουν ποια είναι η συνάντηση, επομένως δεν χρειάζεται να υπάρχει ημερήσια διάταξη. Κανείς δεν παίρνει λεπτά. Θα συνεχίσουν να συζητούν αυτά τα θέματα κατά την επόμενη συνάντηση, έτσι τεχνικά θα μπορούσαν να αναβάλουν τη συνεδρίαση. Αλλά ένα επίσημο τέλος της συνάντησης θα ήταν δύσκολο και ακατάλληλο. Οι πιθανότητες είναι ότι η συνάντηση θα προγραμματιστεί για ένα πεπερασμένο χρονικό διάστημα, όπως 30 ή 60 λεπτά. Όταν έρθει η ώρα, κάποιος θα πει, "Ας επιλέξουμε αυτή τη συζήτηση μέχρι τον επόμενο μήνα" ενώ άλλοι φεύγουν από την πόρτα για να επιστρέψουν στην εργασία.
