Η επιτυχία ή η αποτυχία ενός οργανισμού εξαρτάται συχνά από την ικανότητά του να επικοινωνεί με τα μέλη του, σύμφωνα με το The Communications Department στο California State University. Οι νέες τεχνολογίες, σε συνδυασμό με πολιτισμικά διαφορετικά ακροατήρια, έχουν αυξήσει τη σημασία των οργανωτικών επικοινωνιών, αλλά έχουν καταστήσει το πεδίο πιο περίπλοκο. Η κατανόηση κάποιων από τα κοινά εμπόδια μπορεί να βελτιώσει την ικανότητα μιας οργάνωσης να επικοινωνεί.
Ελαττωμένη δομή
Τα ακροατήρια χρειάζονται δομή για να κατανοήσουν ένα μήνυμα και πολλές επικοινωνίες είναι καταδικασμένες επειδή δεν έχουν την κατάλληλη οργάνωση, σύμφωνα με τον Lee Hopkins, ο οποίος έχει γράψει περισσότερα από 130 άρθρα σχετικά με την επικοινωνία των επιχειρήσεων. Η δομή είναι κρίσιμη, διότι χωρίς εισαγωγή, σώμα και κοντά, το κοινό θα δυσκολευτεί να διατηρήσει, να ανακαλέσει και να επεξεργαστεί τις πληροφορίες. Αυτοί οι κανόνες ισχύουν για οποιαδήποτε επικοινωνία, που κυμαίνεται από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έως δημόσιες παρουσιάσεις, καθώς και σε κοινό κοινού οποιουδήποτε μεγέθους.
Υποθέσεις
Δύο κοινές υποθέσεις επικοινωνίας προκαλούν καταστροφή για την επιτυχία μιας οργανωτικής επικοινωνίας. Κάποιος θεωρεί ότι όλα τα μέλη της οργάνωσης έχουν την ίδια βάση γνώσης με τον αποστολέα μηνυμάτων. Ο άλλος πιστεύει ότι οι πληροφορίες θα εξαπλωθούν με ακρίβεια και αποτελεσματικότητα από μόνος του, αφού το λάβουν μόνο ένα ή δύο μέλη. Η Βιβλιοθήκη Ελεύθερου Διαχείρισης, ένας ηλεκτρονικός οδηγός άρθρων ηγεσίας, συνιστά τη διαδραστική, σκεπτικιστική και στρατηγική επικοινωνία της διοίκησης με τα μέλη της. Συγκεκριμένες συστάσεις από τη βιβλιοθήκη Ελεύθερης Διοίκησης περιλαμβάνουν την καθιέρωση τακτικών συναντήσεων μεταξύ υπαλλήλων και ηγετών καθώς και μεταξύ διαφόρων τμημάτων. Άλλες συμβουλές περιλαμβάνουν την παροχή στους υπαλλήλους γραπτών αντιγράφων των περιγραφών θέσεων εργασίας, των εγχειριδίων των εργαζομένων και άλλων σημαντικών εταιρικών υλικών.
Η υπερβολική εξάρτηση από την τεχνολογία
Η υπερβολική εξάρτηση από τις νέες τεχνολογίες, όπως η αποστολή μηνυμάτων, το Twitter ή άλλες ιστοσελίδες κοινωνικών μέσων ενημέρωσης, μπορεί να σημαίνει ότι όλα τα μέλη του οργανισμού δεν λαμβάνουν κυριολεκτικά το μήνυμα. Για παράδειγμα, ένα εύχρηστο blog δεν θα είναι τόσο χρήσιμο για τα μέλη που πρέπει να ολοκληρώσουν μια εργασία χωρίς πρόσβαση στο Internet. Ο Jim Shaffer, συγγραφέας της λύσης ηγεσίας, συνιστά στους υπεύθυνους για οργανωτικές επικοινωνίες να επανεξετάσουν τα σχέδιά τους για να διασφαλίσουν ότι χρησιμοποιούν μεθόδους που παρέχουν πληροφορίες που χρειάζονται οι πελάτες και οι εργαζόμενοι, αντί να βασίζονται σε μορφές που είναι μοντέρνες ή ελκυστικές.
Πολλές πληροφορίες
Ένα άλλο κοινό λάθος πιστεύει ότι η προσθήκη λεπτομέρειας μετά από λεπτομέρεια σε μια επικοινωνία θα το καταστήσει πιο πειστικό όταν, στην πραγματικότητα, πάρα πολλές πληροφορίες μπορούν να σβήσουν ένα ακροατήριο. Η απλότητα είναι το κλειδί για τη δημιουργία οργανωτικών επικοινωνιών που παραμένουν με κοινό. Ανεξάρτητα από το πόσο αγαπάτε ένα προϊόν, καταλαβαίνετε μια ιδέα ή έχετε εμπειρία σε μια βιομηχανία, επιμείνετε σε δύο ή τρία βασικά σημεία, αντί να μιλάτε ή να γράφετε για όλα όσα γνωρίζετε, για να πάρετε το μήνυμά σας.
Ξεχνώντας σχετικά με τα Nonverbals
Όσοι είναι υπεύθυνοι για τις οργανωτικές επικοινωνίες πρέπει να έχουν επίγνωση των μη λεκτικών σημάτων που μπορούν είτε να ενισχύσουν ένα προετοιμασμένο μήνυμα είτε να υποβαθμίσουν πλήρως ή να διαστρεβλώσουν το νόημά του. Στη δυτική κουλτούρα, η επαφή με τα μάτια, η σωστή στάση και τα κατάλληλα ρούχα για την κατάσταση δείχνουν ότι ο αποστολέας του μηνύματος ενδιαφέρεται, σεβαστός, ειλικρινής και αξιόπιστος, σύμφωνα με το mindtools.com.
