Εκδόθηκε το 1993, ο Family Medical Act Act προστατεύει τις θέσεις εργασίας ορισμένων εργαζομένων που πρέπει να λάβουν άδεια άνευ αποδοχών για να φροντίσουν ένα νεογέννητο ή υιοθετημένο παιδί ή ένα σοβαρά άρρωστο μέλος της οικογένειας. Το FMLA προστατεύει επίσης τις θέσεις εργασίας των εργαζομένων οι οποίοι αυτοί είναι σοβαρά άρρωστοι ή τραυματίες και πρέπει να λάβουν άδεια για να ανακάμψουν. Η ιατρική φύση των περισσότερων αιτημάτων FMLA ενεργοποιεί τα ζητήματα απορρήτου και εμπιστευτικότητας που πρέπει να λάβουν υπόψη οι εργοδότες.
Επικοινωνία Ιατρικών Πληροφοριών
Ορισμένες ιατρικές πληροφορίες δεν μπορούν να διατηρηθούν απόλυτα εμπιστευτικές. Για να μπορέσει να εγκριθεί ένα FMLA, για παράδειγμα, ο εργοδότης πρέπει να επανεξετάσει τη σύσταση του γιατρού που βασίζεται σε σοβαρή κατάσταση υγείας. Το Τμήμα Εργασίας συνιστά τη χρήση ενός τυποποιημένου εντύπου για τις συστάσεις γιατρού για το FMLA. Η φόρμα επιτρέπει στον ιατρό να παρέχει λεπτομέρειες για την πάθηση, συμπεριλαμβανομένης της απαιτούμενης διάρκειας άδειας. Το έντυπο διατίθεται ηλεκτρονικά από την ιστοσελίδα του Τμήματος Εργασίας.
Πρόσβαση σε ιατρικές πληροφορίες
Η πρόσβαση στα ιατρικά αρχεία διέπεται από τον νόμο περί πληροφοριών για την υγεία και λογοδοσίας. Η πράξη ρυθμίζει αυστηρά ποιος έχει πρόσβαση σε ιατρικές πληροφορίες από τις οποίες μπορεί να προσδιοριστεί η ταυτότητα του ατόμου. HIPAA είναι ισορροπημένη προκειμένου να παρέχει πληροφορίες στους εργαζόμενους στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης για να τους επιτρέψει να κάνουν τις δουλειές τους και σε άλλες περιστάσεις, όπως τα αιτήματα FMLA. Ωστόσο, η πράξη απαιτεί την περιορισμένη πρόσβαση σε ιατρικά αρχεία. Ως εργοδότης που υπόκειται σε FMLA, πρέπει να περιορίσετε την πρόσβαση σε αυτά τα ιατρικά αρχεία μόνο σε ορισμένους υπαλλήλους οι οποίοι πρέπει να έχουν απολύτως πρόσβαση για καλόπιστους επιχειρησιακούς λόγους.
Αποθήκευση ιατρικών πληροφοριών
Ως εργοδότης, πρέπει να προστατεύετε τις ιατρικές πληροφορίες των εργαζομένων από εκείνους που δεν έχουν οριστεί για να έχουν πρόσβαση σε αυτές. Όλα τα ιατρικά αρχεία πρέπει να φυλάσσονται χωριστά από τα αρχεία προσωπικού. Τα ιατρικά αρχεία που σχετίζονται με τα αιτήματα FMLA θα πρέπει να φυλάσσονται σε κλειδωμένους πίνακες αρχείων στους οποίους έχουν πρόσβαση μόνο ορισμένοι υπάλληλοι. Κατά την αποστολή φαξ και την αντιγραφή των ιατρικών πληροφοριών των εργαζομένων, θα πρέπει να θεσπιστούν και να τηρούνται αυστηρά πρωτόκολλα για την προστασία της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων. Για παράδειγμα, εάν μια φόρμα ιατρικών δεδομένων παραμείνει τυχαία σε μια φωτοτυπική μηχανή και στη συνέχεια δει από μη εξουσιοδοτημένους ανθρώπους, η εταιρεία σας είναι υπεύθυνη για την παραβίαση της ιδιωτικής ζωής, όχι για τους υπαλλήλους.
Ερωτήσεις εργοδότη
Συχνά σε καταστάσεις FMLA, οι εργοδότες χρειάζονται πρόσβαση σε ορισμένα ιατρικά αρχεία των υπαλλήλων τους. Η HIPAA προβλέπει ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να παρέχουν γραπτές εξουσιοδοτήσεις στους εργοδότες για να έχουν πρόσβαση μόνο σε εκείνα τα αρχεία που σχετίζονται με την προϋπόθεση για την οποία ζητείται η άδεια FMLA χωρίς να παρέχεται γενική άδεια πρόσβασης σε όλα τα ιατρικά αρχεία. Οι εργοδότες μπορούν να ζητήσουν μια δεύτερη γνώμη με βάση τη σύσταση ενός ιατρού για το FMLA και μπορούν επίσης να επικοινωνήσουν άμεσα με τον γιατρό και να συζητήσουν την κατάσταση. Τέτοιες συζητήσεις πρέπει επίσης να εγκριθούν από τον υπάλληλο. Οι εργαζόμενοι που αναζητούν FMLA πρέπει να παρέχουν επαρκή τεκμηρίωση και κατά συνέπεια πιθανότατα θα χορηγήσουν αυτές τις άδειες.
