Ο προγραμματισμός είναι ένα από τα καθημερινά διοικητικά καθήκοντα που κανείς δεν θέλει να κάνει. Ωστόσο, η αποτυχία να αναπτυχθεί ένας συστηματικός τρόπος καταγραφής σημαντικών ημερομηνιών και ορόσημων μπορεί να καταστρέψει τα καλύτερα σχεδιασμένα σχέδια. Ένα κύριο ημερολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει σημαντικές ημερομηνίες, να είναι αυτοματοποιημένο και να περιλαμβάνει ένα σύστημα tickler για να ειδοποιεί τους ανθρώπους για τις επικείμενες ημερομηνίες. Προκειμένου να δημιουργηθεί αποτελεσματικά ένα κύριο ημερολόγιο, πρέπει να είναι διαισθητικό, αποτελεσματικό και να έχει καλές διαδικασίες για όλους τους χρήστες.
Ορίστε ένα άτομο για να κρατήσετε λογοδοσία για τη συντήρηση και την υποστήριξη. Αυτό το άτομο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για την επισκόπηση και την εισαγωγή των βασικών ημερομηνιών στο ημερολόγιο πριν από τη διανομή.
Καταχωρίστε τελικές ημερομηνίες και προθεσμίες. Οι τελικές ημερομηνίες είναι ίσως ο πιο σημαντικός λόγος για τη δημιουργία και τη διατήρηση ενός κοινόχρηστου ημερολογίου. Αυτές οι ημερομηνίες πρέπει να ξεχωρίζουν και να εισάγονται με τολμηρή όψη, χρωματισμένα ή όλα τα καπάκια.
Εργαστείτε με τους επαγγελματίες και το προσωπικό υποστήριξης για να καθορίσετε τις ημερομηνίες του tickler πριν από την προθεσμία. Αυτό εξαρτάται από τη δραστηριότητα και την οργάνωση. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δώσετε μια υπενθύμιση μία εβδομάδα πριν από μια μεγάλη συνάντηση προϋπολογισμών. Ωστόσο, μια ευτυχής ώρα ομάδας μπορεί να απαιτήσει μια υπενθύμιση μόνο μία ώρα πριν από την εκδήλωση. Θα θελήσετε επίσης να χτίσετε στο χρόνο για ταξίδια αν η εκδήλωση δεν βρίσκεται στο άμεσο γραφείο.
Καθορίστε μια διαδικασία για την ενημέρωση των χρηστών για τις αλλαγές. Αυτό μπορεί να είναι μια επίσημη ή ανεπίσημη διαδικασία. Ωστόσο, θα πρέπει να περιγράφεται σαφώς στις διαδικασίες. Θα χρειαστεί επίσης να δώσετε έναν τρόπο επιβεβαίωσης της αλλαγής. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αίτημα επιβεβαίωσης σε όλο το προσωπικό ή τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση.
Παρέχετε μια επιλογή να συμπεριλάβετε ημερομηνίες παρακολούθησης. Οι ημερομηνίες παρακολούθησης είναι ημερομηνίες που προκύπτουν ως αποτέλεσμα μιας άλλης συνεδρίασης. Δηλαδή, επισυνάπτονται σε μια πρωτότυπη συνάντηση. Ένα παράδειγμα θα ήταν μια ΑΕ (απαιτείται δράση) για να ολοκληρωθεί η χρηματοδότηση πριν από την επόμενη συνεδρίαση. Η δυνατότητα να επισυνάψετε ημερομηνίες παρακολούθησης στην αρχική σύσκεψη είναι ένας καλός τρόπος για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία και να αποδώσετε μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στην επόμενη σύσκεψη ή εκδήλωση.
Εκτυπώστε το κύριο ημερολόγιο σε ημερήσια και εβδομαδιαία βάση και διανείμετε. Αυτό είναι προαιρετικό ανάλογα με τον οργανισμό.
Τοποθετήστε το ημερολόγιο σε κεντρική θέση. Αυτό μπορεί να είναι online, σε ένα κοινόχρηστο αρχείο ή σε κοινόχρηστο πίνακα ανακοινώσεων.
