Θέλετε οι υπάλληλοί σας να επωφεληθούν από τον χρόνο των διακοπών κατά την κρίση τους, αλλά είναι δική σας δουλειά να διασφαλίσετε ότι έχετε υπαλλήλους σε όλα τα τμήματα καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους, έτσι ώστε να συνεχιστεί η κανονική επιχειρηματική δραστηριότητα. Ο μόνος τρόπος για να συντονίσετε τις διακοπές των εργαζομένων είναι να δημιουργήσετε ένα κύριο ημερολόγιο διακοπών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορα προγράμματα λογισμικού στο διαδίκτυο ή στον υπολογιστή σας για να συγκρίνετε τα προγράμματα και να διαχειριστείτε σωστά τον χρόνο διακοπών των εργαζομένων. Μπορείτε επίσης να διατηρήσετε ένα ημερολόγιο χαρτιού αν προτιμάτε αυτή τη μέθοδο.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Πρόγραμμα ημερολογίου
-
Πρότυπο ημερολογίου
Ηλεκτρονικό ημερολόγιο
Μεταβείτε στο επιλεγμένο λογισμικό ημερολογίου στον υπολογιστή σας ή στο Internet. Διάφορα προγράμματα είναι διαθέσιμα για τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού ημερολογίου που περιλαμβάνει προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, λογισμικό ημερολογίου ή ηλεκτρονικά προγράμματα.
Επιλέξτε την επιλογή προσθήκης νέου ημερολογίου και προσθέστε ένα όνομα για το κύριο ημερολόγιο διακοπών της εταιρείας. Αποθηκεύστε το στο σκληρό σας δίσκο ή στην επιθυμητή τοποθεσία στο δίκτυό σας ή στο Internet με βάση την επιλογή λογισμικού. Αποκλείστε τις ημέρες ή τις εβδομάδες που οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να κάνουν διακοπές ή να ενημερώσουν τους διαχειριστές σχετικά με αυτήν την επιλογή.
Δημιουργήστε τα προφίλ για το επιλεγμένο λογισμικό που καθορίζουν τα δικαιώματα και τις επιλογές που έχουν οι άνθρωποι. Για παράδειγμα, εσείς και το αντίγραφο ασφαλείας χρειάζεστε καθολικά δικαιώματα διαχειριστή για να κάνετε όλες τις αλλαγές, αλλά οι διαχειριστές μπορεί να χρειαστεί να προσθέσουν μόνο συμβάντα με χρόνους έναρξης και λήξης που θα εγκρίνετε αργότερα. Προσθέστε τους χρήστες και τα ονόματα χρηστών τους στο πρόγραμμα και επισυνάψτε το σωστό προφίλ σε αυτά. Αφήστε τους διαχειριστές να δημιουργήσουν τους μεμονωμένους κωδικούς τους ή προσθέστε ένα γενικό που μπορούν να αλλάξουν. Τέλος, για να καταστήσετε το ημερολόγιο προσβάσιμο σε όλους τους υπαλλήλους, δημιουργήστε ένα προφίλ και έναν κωδικό πρόσβασης με μόνο επιλογές προβολής που μπορεί να χρησιμοποιήσει οποιοσδήποτε υπάλληλος. Εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε αρκετούς γενικούς χρήστες και κωδικούς πρόσβασης που έχουν επιλογές προβολής.
Δημιουργήστε ένα ηλεκτρονικό πρότυπο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εργαζόμενοι για να ζητήσουν χρόνο διακοπών από τους διαχειριστές τους. Προσθέστε ένα μέρος για την έγκριση του διευθυντή τους. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτό το πρότυπο από ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή λογιστικού φύλλου. Κάνετε αυτό το πρότυπο διαθέσιμο σε όλα τα διευθυντικά στελέχη για να δίνουν στους υπαλλήλους τους όταν χρειάζονται να ζητήσουν διακοπές.
Απαιτήστε από τους διευθυντές των τμημάτων να εγκρίνουν αιτήσεις διακοπών που υποβάλλουν οι εργαζόμενοι Ζητήστε από τον διαχειριστή να πληκτρολογήσει τα αιτήματα διακοπών στο ηλεκτρονικό ημερολόγιο, αλλά να σας διαβιβάσει ένα αντίγραφο του εγκεκριμένου αιτήματος διακοπών σε εσάς. Ορισμένες επιχειρήσεις απαιτούν από τους διαχειριστές να διαβιβάζουν αυτά τα αιτήματα καθώς έρχονται, ενώ άλλα μπορεί να απαιτούν ενημερώσεις αιτήσεων διακοπών στο ημερολόγιο σε μια συγκεκριμένη ημέρα της εβδομάδας. Ελέγξτε και εγκρίνετε τις πρόσθετες διακοπές ανάλογα με τις ανάγκες.
Εκτυπώστε ένα αντίγραφο του ημερολογίου των κυριοτέρων διακοπών σε τακτική βάση και τοποθετήστε το στο σαλόνι, στην κουζίνα ή στο σαλόνι εργασίας.
Παρακολουθήστε όλα τα αιτήματα διακοπών για να διασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι έχουν το χρόνο στα βιβλία για διακοπές. Εκτυπώστε εγκεκριμένα αιτήματα διακοπών και φυλάξτε ένα αντίγραφο στα αρχεία προσωπικού τους. Προωθήστε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο του αιτήματος διακοπών σε μισθοδοσία για τα αρχεία του.
Ημερολόγιο χαρτιού
Κατεβάστε ένα δωρεάν ημερολόγιο από το Internet ή επιλέξτε ένα πρότυπο ημερολογίου από το επιλεγμένο πρόγραμμα λογισμικού. Εκτυπώστε ένα αντίγραφο αυτού του ημερολογίου. Μπορείτε επίσης να λάβετε κενά πρότυπα ημερολογίου από καταστήματα εφοδιασμού γραφείων, εάν χρειαστεί. Δημοσιεύστε το ημερολόγιο σε μια κεντρική τοποθεσία, όπως η κουζίνα γραφείου, η αίθουσα διάλειμμα ή στην αίθουσα αλληλογραφίας.
Αποκλείστε τυχόν εβδομάδες όπου οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να κάνουν διακοπές. Μπορείτε να κάνετε γκρι από αυτές τις περιοχές ή να βάλετε ένα μεγάλο Χ στις ημέρες που δεν επιτρέπεται στους εργαζομένους να απογειώνονται.
Να απαιτούν από τους υπαλλήλους να καταγράφουν τα αιτήματά τους και να τα διαβιβάζουν στον διευθυντή τους για έγκριση. Αφού ο διευθυντής εγκρίνει, το αίτημα σας διαβιβάζεται. Στη συνέχεια, ελέγξτε το ημερολόγιο για να διασφαλίσετε ότι όλοι οι τομείς της επιχείρησής σας θα έχουν τον απαιτούμενο αριθμό εργαζομένων, προτού εγκρίνετε το αίτημα διακοπής.
Προσθέστε τις εγκεκριμένες διακοπές στο ημερολόγιο της εταιρείας όπως απαιτείται. Προωθήστε εγκεκριμένα αιτήματα διακοπών σε μισθοδοσία και κρατήστε αντίγραφο για το αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου.
Συμβουλές
-
Πριν να δημιουργήσετε ένα ημερολόγιο διακοπών της εταιρείας, αναθεωρήστε το τμήμα πολιτικής και διαδικασίας της εταιρείας για διακοπές. Αν δεν έχετε, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε την πολιτική και τις διαδικασίες για την υποβολή αιτήσεων για διακοπές σύμφωνα με τις διαδικασίες που έχουν επιλεγεί για ηλεκτρονικά ή χάρτινα ημερολόγια.
Βεβαιωθείτε ότι η πολιτική περιλαμβάνει πληροφορίες που υποδεικνύουν ότι οι αιτήσεις υπόκεινται στην έγκριση του διαχειριστή και στον διαθέσιμο χρόνο διακοπών. Για να αποσαφηνίσετε τυχόν προβλήματα με την πολιτική, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε μια γλώσσα που οριοθετεί την αρχή του "πρώτου απαντήσετε" και "εξυπηρετεί" για λόγους δικαιοσύνης, αλλά υποδεικνύει πότε οι περισσότεροι υπάλληλοι υποβάλλουν αίτηση για ημερήσιες αποστάσεις την ίδια περίοδο ταυτόχρονα, αρχαιότητα.
Συμπεριλάβετε τη φόρμα αίτησης απόκλισης στο τμήμα διαδικασιών του εγχειριδίου των εργαζομένων. Μεταβείτε ενημερωμένα αντίγραφα για να συμπεριληφθούν στο εγχειρίδιο ανάλογα με τις ανάγκες.
Προειδοποίηση
Ελέγξτε τις πολιτικές και τις διαδικασίες σας για να βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνονται με τους κρατικούς και ομοσπονδιακούς νόμους. Ενώ οι εταιρείες δεν υποχρεούνται να παρέχουν διακοπές εργαζομένων, όταν το κάνουν, πρέπει να συμμορφώνονται με τους ομοσπονδιακούς και τους κρατικούς νόμους στη διοίκηση του προγράμματος.
Συμπεριλάβετε ένα γράφημα δεδουλευμένων διακοπών στις πολιτικές, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να κατανοούν πόσο διακοπές δικαιούνται βάσει των ετών υπηρεσίας τους.
