Εάν αγοράζετε αγαθά ή υπηρεσίες από έναν πωλητή, πιθανότατα έχετε ένα κεκτημένο ενδιαφέρον για τις μηνιαίες συναλλαγές σας με αυτές τις επιχειρήσεις. Το ίδιο ισχύει και για κάθε πελάτη που αγοράζει αγαθά ή υπηρεσίες από εσάς ως ιδιοκτήτης επιχείρησης. Για να παρέχουν μια λεπτομερή λογιστική των μηνιαίων δραστηριοτήτων ενός πελάτη ή ενός πελάτη, πολλές επιχειρήσεις προσφέρουν μια δήλωση λογαριασμού. Αν και ορισμένες επιχειρήσεις εξακολουθούν να τις ταχυδρομούν, μπορούν επίσης να παρασχεθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή δικτυακής πύλης. Το έγγραφο χρησιμεύει ως ευγενική προσφορά, βοηθώντας τους πελάτες σας να ισορροπούν τα δικά τους βιβλία.
Συμβουλές
-
Μια δήλωση λογαριασμού είναι ένα έγγραφο που δείχνει στον πελάτη μια λογιστική για κάθε συναλλαγή εντός ενός συγκεκριμένου κύκλου χρέωσης.
Τι είναι μια δήλωση λογαριασμού;
Μια κατάσταση λογαριασμού παρέχει μια λίστα με τις συναλλαγές ενός πελάτη για ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Παρόμοια με την τραπεζική δήλωση που λαμβάνετε για τις δικές σας οικονομικές συναλλαγές, μια επιχειρηματική κατάσταση λογαριασμού διευκρινίζει τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης, το αρχικό υπόλοιπο, το τελικό υπόλοιπο και όλες τις χρεώσεις και τις πιστώσεις που έγιναν μεταξύ αυτών των δύο ημερομηνιών.
Γενικά, οι επιχειρήσεις στέλνουν μόνο μια δήλωση λογαριασμού σε πελάτες που έχουν λογαριασμό και έχουν υπογράψει τις κατάλληλες συμφωνίες. Ανάλογα με τις προσωπικές προτιμήσεις σας, μπορείτε να αποφασίσετε να στείλετε τις δηλώσεις λογαριασμού μόνο σε όσους είχαν δραστηριότητα σε ένα συγκεκριμένο μήνα. Αυτό είναι ιδιαίτερα επωφελές αν έχετε κάποιους πελάτες που δεν αγοράζουν από εσάς κάθε μήνα. Θα σας εξοικονομήσει το επιπλέον κόστος της αποστολής δηλώσεων με μηδενικά υπόλοιπα.
Διαμόρφωση δήλωσης λογαριασμού
Αν δεν έχετε συντάξει μια δήλωση λογαριασμού, ίσως να μην γνωρίζετε πώς να το διαμορφώσετε. Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχουν πολλά πρότυπα διαθέσιμα για να σας βοηθήσουν, συμπεριλαμβανομένων και ορισμένων στο Microsoft Word. Απλά πρέπει να έχετε τις λέξεις "δήλωση λογαριασμού" στην κορυφή και να συμπεριλάβετε το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη κάτω από το "to" και το όνομα και τη διεύθυνσή σας κάτω από "από". Στη συνέχεια θα περιγράψετε κάθε συναλλαγή που έγινε κατά τη διάρκεια του μήνα, συμπεριλαμβανομένων όλων των αγορών και πιστώσεων και διατηρώντας ένα τρέχον υπόλοιπο στην άκρα δεξιά στήλη καθώς πηγαίνετε. Στο κάτω μέρος, θα πρέπει να υπάρχει ένα συνολικό οφειλόμενο ποσό, καθώς και οδηγίες για τον τρόπο πληρωμής.
Εάν ο πελάτης σας τιμολογείται αυτόματα, βεβαιωθείτε ότι το κάνετε αυτό καθαρά στη δήλωση. Πρόκειται για μια δήλωση μόνο για πληροφορίες. Οι πελάτες σας ενδέχεται να αντιμετωπίζουν μια στοίβα τιμολογίων και δηλώσεων και δεν έχουν χρόνο να ταξινομήσουν τα δικά τους αρχεία για να διαπιστώσουν εάν έχουν πληρώσει ακόμα ή όχι. Εάν πρέπει να επισυνάψετε ένα νομοσχέδιο στο κάτω μέρος για να αποφύγετε την εκτύπωση ξεχωριστών δηλώσεων για όσους πραγματοποιούν αυτόματη πληρωμή, βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει σε αυτόν τον λογαριασμό ότι η πληρωμή θα χρεωθεί για να αποφευχθεί η διπλή πληρωμή.
Τι είναι η δήλωση της τράπεζας και ο σκοπός της;
Όταν οι επιχειρήσεις εκδίδουν δηλώσεις λογαριασμού, το κάνουν συχνά για να διευκολύνουν τους πελάτες τους, παρόλο που κοστίζουν επιπλέον, ιδιαίτερα αν τους στείλετε μέσω ταχυδρομείου. Η αποδοτικότητα του κόστους αυτού του τύπου ευγένειας μπορεί να είναι αμφισβητήσιμη, εκτός αν μπορείτε να την συνδέσετε άμεσα με την αύξηση των πελατών σας που πληρώνουν τους λογαριασμούς τους εγκαίρως. Εάν λαμβάνουν συνεχώς ειδοποίηση για τις συναλλαγές τους μαζί με ένα νομοσχέδιο που καθιστά εύκολο το pay, μπορούν να καταβάλουν την πληρωμή και όχι να το τοποθετήσουν στο πλάι μέχρι να μπορέσουν να ελέγξουν σε ό, τι έχουν αγοράσει τον προηγούμενο μήνα.
Στο τέλος του πελάτη, σκοπός της δήλωσης λογαριασμού είναι να καταστεί εύκολη η τήρηση βιβλίων. Οι πελάτες σας έχουν πιθανώς μια ροή τιμολογίων που έρχονται κάθε μήνα, πράγμα που σημαίνει ότι το δικό σας είναι ένα από τα πολλά. Οι πληροφορίες που παρέχετε μπορούν εύκολα να συγκριθούν με τα δικά τους βιβλία. Καθώς προχωράει το έτος, μπορούν να ρίξουν μια ματιά στα ιστορικά δεδομένα που σχετίζονται με την επιχείρηση που κάνουν μαζί σας και να χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες για να καθορίσουν μελλοντικές προβλέψεις του προϋπολογισμού.
Παραδείγματα καταστάσεων λογαριασμού
Το καλύτερο παράδειγμα δήλωσης λογαριασμού είναι η τραπεζική δήλωση που λαμβάνετε κάθε μήνα. Θα λάβετε αυτό για όλους τους λογαριασμούς σας, συμπεριλαμβανομένων των προσωπικών σας τραπεζικών λογαριασμών, των λογαριασμών επενδύσεων που έχετε στην κατοχή σας, των πιστωτικών καρτών σας και των οικονομικών λογαριασμών των δικών σας επιχειρήσεων. Συνήθως έχει μια ημερομηνία έναρξης λήξης, ένα αρχικό υπόλοιπο, ένα τελικό υπόλοιπο και ένα ημερολόγιο όλων των συναλλαγών που συνέβησαν κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού πλαισίου.
Όπως και με την κατάσταση λογαριασμού της επιχείρησής σας, μια τραπεζική δήλωση μπορεί να έρθει με ταχυδρομική αλληλογραφία σε έντυπη μορφή ή να προβληθεί ηλεκτρονικά. Αν σχετίζεται με την πιστωτική σας κάρτα, θα δείτε πιθανώς ένα τιμολόγιο στο κάτω μέρος της δήλωσης λογαριασμού που περιλαμβάνει το ποσό που πρέπει να πληρώσετε και την ημερομηνία λήξης. Σε αντίθεση με τις δηλώσεις λογαριασμού, η τραπεζική σας κατάσταση μπορεί να έρθει ακόμα και αν δεν είχατε συναλλαγές για το μήνα.
Στόχοι τραπεζικής δήλωσης
Ο στόχος μιας τραπεζικής δήλωσης είναι η διαφάνεια. Οι πελάτες επιθυμούν να βλέπουν όλες τις συναλλαγές που έχουν συνδεθεί στους λογαριασμούς τους καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους. Πριν από την ηλεκτρονική τραπεζική, οι πελάτες παρακολούθησαν τις συναλλαγές τους σε ένα μητρώο επιταγών και συμφιλίωσαν το ποσό όταν αυτό το μηνιαίο αντίγραφο ήρθε στο ταχυδρομείο. Αν ξεχάσουν να καταγράψουν μια συναλλαγή, θα το δουν στη δήλωση και θα μπορέσουν να διορθώσουν γρήγορα το σφάλμα. Ομοίως, οι επιχειρήσεις παρακολουθούσαν επίσης τις οικονομικές συναλλαγές τους σε βιβλία με βάση το χαρτί και διπλασίασαν τα ποσά με τη μηνιαία δήλωση.
Η τεχνολογία έχει αλλάξει όλα αυτά. Τώρα οι επιχειρήσεις και τα άτομα μπορούν να συνδεθούν όλο το εικοσιτετράωρο και να δουν τις τελευταίες πληροφορίες σχετικά με τις συναλλαγές. Δεν υπάρχει λόγος να διατηρήσετε μια συμφωνία, αλλά αν θέλουν πραγματικά να μένουν ενημερωμένοι, μπορούν να δημιουργήσουν τους λογαριασμούς τους για να τους ειδοποιήσουν κάθε φορά που συναντάμε μια νέα συναλλαγή. Για τις επιχειρήσεις, το λογισμικό και το λογισμικό λογιστικής καθιστά εύκολη τη διατήρηση μιας συνεχούς επισκόπησης όλων των επιχειρηματικών εξόδων.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ τιμολόγησης και τιμολόγησης;
Δεδομένου ότι οι δηλώσεις λογαριασμού μπορούν να περιλαμβάνουν ένα λογαριασμό στο κάτω μέρος, μπορεί εύκολα να συγχέεται με ένα τιμολόγιο ή ένα λογαριασμό. Ίσως παρατηρήσετε ότι ο μηνιαίος λογαριασμός καλωδίου σας, για παράδειγμα, έχει πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες χρεώσεις, ενώ συμπεριλαμβάνει επίσης ένα σχόλιο για σχισίματα στο κάτω μέρος για να αποπληρώσετε την πληρωμή εάν δεν πληρώνετε ηλεκτρονικά. Πρόκειται για ένα λογαριασμό και όχι για μια δήλωση λογαριασμού, επειδή δεν διευκρινίζει κάθε συναλλαγή που συναντήθηκε στο λογαριασμό σας κατά την περίοδο της δήλωσης.
Ωστόσο, η διαφορά μεταξύ τιμολογίων και λογαριασμών μπορεί να είναι ακόμη πιο λεπτή. Οι όροι χρησιμοποιούνται συχνά εναλλακτικά, αλλά η διαφορά είναι στον τρόπο με τον οποίο αναφέρεται ο παραλήπτης.Μια επιχείρηση συχνά ζητά ένα τιμολόγιο, το οποίο αποτελεί έγγραφο που πιστοποιεί το χρέος ενός ατόμου σε ένα άλλο. Είναι σπάνιο να βλέπετε ένα άτομο να καλεί το καλωδιακό του λογαριασμό με ένα τιμολόγιο και όταν φθάνει στο ταχυδρομείο, είναι συνήθως επισημασμένο ως νομοσχέδιο, ενώ ένα τιμολόγιο γενικά φτάνει με μια κεφαλίδα που διαβάζει "τιμολόγιο".
Μια άλλη διαφορά μεταξύ των δύο είναι ότι ένα τιμολόγιο μπορεί να θεωρηθεί ως μια μορφή πίστωσης. Ο πελάτης έχει ορισμένο χρονικό διάστημα για να πληρώσει μετά την εκπλήρωση του αιτήματος προϊόντος ή υπηρεσίας. Ένα νομοσχέδιο, από την άλλη πλευρά, οφείλεται σε πολύ αυστηρή προθεσμία. Εάν λάβετε ένα λογαριασμό μετά το δείπνο σε ένα εστιατόριο, η προθεσμία αυτή είναι άμεση. Ωστόσο, το τιμολόγιό σας θα μπορούσε τεχνικά να χαρακτηριστεί ως τιμολόγιο δεδομένου ότι μπορείτε να έχετε μέχρι δύο εβδομάδες για να το πληρώσετε, πράγμα που σημαίνει ότι η εταιρεία κοινής ωφέλειας σας επεκτείνει την πίστωση ως επαναλαμβανόμενο πελάτη. Αυτό είναι όπου η διαφορά μεταξύ των δύο μπορεί να είναι σκοτεινή.
Πόσο μακρύς είναι ένας κύκλος Μηνιαίας Δήλωσης;
Οι καταστάσεις λογαριασμών ακολουθούν έναν κύκλο χρέωσης, ο οποίος εξαρτάται από τις προτιμήσεις της επιχείρησης που τις εκδίδει. Ένας κύκλος χρέωσης ορίζεται ως η χρονική περίοδος μεταξύ μιας ημερομηνίας δήλωσης και της επόμενης. Υπάρχει μια ξεκάθαρη αρχή και τέλος σε κάθε κύκλο χρέωσης, καθώς ο νέος κύκλος μπαίνει σε λειτουργία μόλις ολοκληρωθεί η προηγούμενη. Αν οι δηλώσεις αποστέλλονται στους πελάτες, γενικά δεν θα βρίσκονται στα χέρια τους την ημέρα λήξης του κύκλου, αλλά οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης του κύκλου τυπικά εκτυπώνονται σε αυτό.
Οι κύκλοι λογιστικής τείνουν να ακολουθούν τα βιομηχανικά πρότυπα, οπότε μπορεί να βοηθήσει στην αναζήτηση. Οι κύκλοι χρέωσής σας μπορεί να κυμαίνονται από 20 έως 45 ημέρες, αλλά ίσως είναι ευκολότερο να ορίσετε τον κύκλο δήλωσης λογαριασμού σας στην περιοχή των 30 ημερών. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να ακολουθήσετε έναν μηνιαίο κύκλο χρέωσης για την αποστολή των δηλώσεων λογαριασμού σας, πράγμα που σημαίνει ότι θα ξεκινήσουν είτε την πρώτη ημέρα του μήνα είτε την τελευταία ημέρα του μήνα.
Διαχείριση των καθυστερημένων πληρωμών
Δυστυχώς, θα υπάρχει περιστασιακά τουλάχιστον ένας πελάτης που τρέχει αργά για την πραγματοποίηση πληρωμών. Μπορείτε να στείλετε αργά προειδοποιητικά μηνύματα ή ακόμα και να πάρετε το τηλέφωνο και να καλέσετε, αλλά συχνά σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να εμφανιστεί μια δήλωση λογαριασμού. Ο πελάτης σας μπορεί να θέλει να δει ακριβώς ποιες είναι οι χρεώσεις. Μπορεί επίσης να διαπιστώσετε ότι έχετε προωθηθεί σε άλλο τμήμα, όπου οι επαγγελματίες θέλουν μια περίληψη των στοιχείων που δεν έχουν ακόμη καταβληθεί.
Εάν ο λογαριασμός εξακολουθεί να μην καταβάλλεται για μεγάλο χρονικό διάστημα, τότε θα είναι απαραίτητο να μετατρέψετε τον λογαριασμό σε συλλογές. Μια δήλωση λογαριασμού μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διευκρινίσει ακριβώς τι οφείλεται καθώς μετατρέπεται στην υπηρεσία τρίτου μέρους που θα προσπαθήσει να συλλέξει. Επίσης, θα χρειαστεί να στρέψετε το ενδιαφέρον για τις καθυστερημένες πληρωμές, όπως περιγράφεται στο τιμολόγιό σας ή στην αρχική σύμβαση που υπογράψατε με τον πελάτη. Εάν έχετε ποτέ να πάρετε κάποιον στο δικαστήριο, μια λεπτομερής δήλωση όλων των συναλλαγών θα είναι απαραίτητη.
Ηλεκτρονικές δηλώσεις λογαριασμού
Οι πελάτες εξαρτώνται όλο και περισσότερο από τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες για όλα, συμπεριλαμβανομένων των λογαριασμών και των τραπεζικών δηλώσεων. Μπορείτε να στείλετε ηλεκτρονικά την δήλωση λογαριασμού σας σε κάθε πελάτη την καθορισμένη ημερομηνία και πιθανόν να είναι ευχαριστημένοι με αυτό. Ωστόσο, ορισμένες επιχειρήσεις έχουν βρει πιο αποτελεσματική τη δημιουργία μιας διαδικτυακής πύλης. Όλοι οι τακτικοί πελάτες θα έχουν την ευκαιρία να δημιουργήσουν ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης. Μπορούν να συνδεθούν όσο συχνά θέλουν να αποκτήσουν πρόσβαση σε ενημερωμένες πληροφορίες λογαριασμού, να ζητήσουν προϊόντα ή υπηρεσίες, να λάβουν βοήθεια για ένα θέμα και πολλά άλλα.
Η μεγαλύτερη αρνητική πτυχή της προσέγγισης μέσω πύλης είναι ότι απαιτεί επιπλέον προσπάθεια στο τέλος του πελάτη να δημιουργήσει ένα προφίλ και να θυμάται να συνδεθεί. Εάν τακτοποιήσετε τα πράγματα με αυτό τον τρόπο, μπορεί να βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι οι πελάτες θα ειδοποιούνται κάθε φορά που ένα νέο αντικείμενο δημοσιεύτηκε. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, μια ηλεκτρονική προσέγγιση που βασίζεται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στις δηλώσεις λογαριασμού μπορεί να λειτουργήσει καλύτερα.
Δηλώσεις Ασφάλειας Λογαριασμού
Οι τράπεζες συνειδητοποιούν ότι η κλοπή ταυτότητας αποτελεί πραγματική μέριμνα για τα μέλη τους και λαμβάνουν μέτρα για να διατηρούν τις πληροφορίες όσο το δυνατόν πιο ασφαλείς. Για τις επιχειρήσεις, αυτή η ίδια ευγένεια πρέπει να ισχύει για όλες τις δηλώσεις λογαριασμού που στέλνετε στους δικούς σας πελάτες. Σκεφτείτε το μυαλό ενός εγκληματία και βεβαιωθείτε ότι αν ο λογαριασμός καταλήξει σε λάθος χέρια, οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται δεν αρκούν για να διαπράξουν κλοπή ταυτότητας.
Αυτό ισχύει και για τυχόν ηλεκτρονικές δηλώσεις που εκδίδετε. Εάν στέλνετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους πελάτες για να τους ενημερώσετε ότι οι δηλώσεις τους είναι πλέον διαθέσιμες, φανταστείτε ένα τρίτο μέρος να έχει πρόσβαση σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Υπάρχουν επαρκείς πληροφορίες για μια περίπτωση απάτης ταυτότητας; Εάν πρέπει να στείλετε εκ νέου τον κωδικό πρόσβασης ενός πελάτη, μην στείλετε τον κωδικό πρόσβασης σε φόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντ 'αυτού, στείλτε τους ένα σύνδεσμο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να ορίσετε έναν νέο κωδικό πρόσβασης και να εξετάσει το ενδεχόμενο να απαιτούν ταυτοποίηση πληροφοριών για όποιον χρειάζεται επαναφορά. Μπορείτε να ζητήσετε να γνωρίζουν το όνομα του κατόχου του λογαριασμού, τη διεύθυνση, το πατρικό όνομα της μητέρας ή κάποιο άλλο είδος επαληθευτή.
