Οι εταιρείες καταγράφουν όλες τις λογιστικές συναλλαγές χρησιμοποιώντας λογιστικά βιβλία. Ένα γενικό μητρώο περιέχει τα υπόλοιπα από κάθε λογαριασμό που χρησιμοποιεί η εταιρεία για οικονομική καταγραφή και αποτελεί την κεντρική θέση για την αναφορά οικονομικών συναλλαγών. Οι επικεφαλίδες των θυγατρικών περιέχουν λεπτομερείς πληροφορίες από επιλεγμένους λογαριασμούς. Το υπόλοιπο κάθε θυγατρικής πρέπει να ισούται με το υπόλοιπο του αντίστοιχου λογαριασμού στο γενικό μητρώο. Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα όταν οι εταιρείες χρησιμοποιούν θυγατρικές βιβλιοθήκες.
Είδη βοηθητικών καναλιών
Οι εταιρείες ενσωματώνουν διάφορα είδη θυγατρικών σε λογιστικά συστήματα. Τα κοινά μητρώα θυγατρικών περιλαμβάνουν ένα βιβλίο εισπρακτέων λογαριασμών και ένα λογιστικό βιβλίο πληρωτέο. Ο λογαριασμός εισπρακτέων λογαριασμών περιλαμβάνει μεμονωμένους λογαριασμούς που ισχύουν για κάθε μεμονωμένο πελάτη. Κάθε πώληση πίστωσης καταγράφεται στον συγκεκριμένο λογαριασμό πελάτη μαζί με κάθε πληρωμή. Κάθε λογαριασμός πελάτη περιλαμβάνει ένα τρέχον υπόλοιπο. Τα τρέχοντα υπόλοιπα για όλους τους πελάτες αντιστοιχούν στο υπόλοιπο των συνολικών εισπρακτέων λογαριασμών. Ο λογαριασμός που καταβάλλεται στους λογαριασμούς περιλαμβάνει ατομικούς λογαριασμούς για κάθε πωλητή. Κάθε ληφθέν τιμολόγιο και κάθε πληρωμή καταγράφεται για κάθε συγκεκριμένο λογαριασμό πωλητή. Κάθε λογαριασμός προμηθευτή περιλαμβάνει ένα τρέχον υπόλοιπο. Τα τρέχοντα υπόλοιπα για όλους τους πωλητές ανέρχονται στο συνολικό υπόλοιπο των πληρωτέων λογαριασμών.
Λεπτομερείς πληροφορίες
Ένα πλεονέκτημα της χρήσης ενός βοηθητικού βιβλίου περιλαμβάνει τις λεπτομερείς πληροφορίες που διατηρούνται στο θυγατρικό κατάστημα. Κάθε πωλητής που είναι καταχωρημένος στον λογαριασμό που καταβάλλεται στους λογαριασμούς περιλαμβάνει λεπτομερείς πληροφορίες συναλλαγών. Ο λογαριασμός περιλαμβάνει κάθε τιμολόγιο, την ημερομηνία λήψης, το ποσό του δολαρίου και κάθε πληρωμή που αποστέλλεται στον πωλητή.
Ελεγχος
Ένα άλλο πλεονέκτημα της χρήσης ενός θυγατρικού ημερολογίου περιστρέφεται γύρω από το επίπεδο ελέγχου που διαθέτει μια εταιρεία με τις οικονομικές πληροφορίες που περιέχονται στο θυγατρικό βιβλίο. Ο λογαριασμός εισπρακτέων λογαριασμών επιτρέπει στον διαχειριστή πίστωσης και το προσωπικό εισπρακτέων λογαριασμών να ελέγχει τα τρέχοντα υπόλοιπα κάθε πελάτη. Όταν ένας πελάτης αμφισβητεί μια χρέωση, ο υπάλληλος του εισπρακτέου λογαριασμού μπορεί να ελέγξει τις συναλλαγές εντός αυτού του λογαριασμού και να καθορίσει εάν η διαφορά είναι έγκυρη.
Περιορισμένη πρόσβαση
Ο περιορισμός της πρόσβασης των υπαλλήλων σε επιλεγμένους λογαριασμούς παρέχει ένα άλλο πλεονέκτημα της χρήσης θυγατρικών βιβλίων. Χρησιμοποιώντας συστήματα υπολογιστών, οι εταιρείες μπορούν να περιορίσουν την πρόσβαση των εργαζομένων στους συγκεκριμένους λογαριασμούς τους οποίους ευθύνονται. Οι υπόλοιποι υπάλληλοι δεν έχουν τη δυνατότητα να δουν τις λεπτομέρειες των λογαριασμών που περιέχονται στο βιβλίο θυγατρικών. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να διατηρεί εμπιστευτικότητα όσον αφορά τους λογαριασμούς πελατών ή προμηθευτών.
