Οι αναδιοργανώσεις μπορεί να είναι απαραίτητες για να αντανακλούν τα μεταβαλλόμενα επιχειρηματικά μοντέλα ή τις οικονομικές συνθήκες, αλλά μπορούν να αποδιοργανωθούν τόσο στο προσωπικό όσο και στους πελάτες χωρίς σωστό σχεδιασμό και εκτέλεση. Η ανάπτυξη ενός στρατηγικού σχεδίου για την αναδιάρθρωση των τμημάτων απαιτεί επικοινωνία σε όλη τη διαδικασία. Όταν το σχέδιο τελικά αποκαλυφθεί, κάποιοι μπορεί να μην αρέσουν τα αποτελέσματα, αλλά κανείς δεν πρέπει να αισθάνεται τυφλός από αυτούς.
Πείτε την ανώτερη ηγεσία σας ότι σκέφτεστε να αναδιοργανώσετε ένα τμήμα για να αντικατοπτρίσετε τις μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς Δημιουργήστε μια ομάδα βασικών ατόμων μέσα στην εταιρεία για να χρησιμεύσετε ως ομάδα ανάλυσης και σχεδιασμού για να σκεφτείτε τις επιχειρηματικές ανάγκες που περιβάλλουν το τμήμα και πώς πρέπει να φανεί όταν ολοκληρωθεί η αναδιάρθρωση.
Συζητήστε με τους βασικούς πελάτες και τους καταναλωτές των προϊόντων και των υπηρεσιών του τμήματος σας για να μάθετε τις προσδοκίες τους για το τμήμα σας. Αυτοί θα μπορούσαν να είναι εσωτερικοί πελάτες, εξωτερικοί πελάτες ή και οι δύο, ανάλογα με την κατάσταση. Προσδιορίστε ποια προβλήματα έχουν με την ποιότητα, την ταχύτητα και την ανταπόκριση του τμήματος.
Προσδιορίστε τους λόγους της αναδιάρθρωσης και πώς αυτή η αλλαγή θα προσθέσει αξία στο τμήμα και την επιχείρηση. Συνδέστε το πίσω με την αποστολή του τμήματος και τις αποστολές και τις εκτιμήσεις αξίας της εταιρείας. Καθώς συνεχίζετε να αναπτύσσετε το σχέδιο, βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές οδηγούν το τμήμα σας κατά μήκος αυτής της διαδρομής.
Αναλύστε τις τρέχουσες διαδικασίες του τμήματος σας. Συγκρίνετε αυτά με την οργανωτική αποστολή και τις ξεχωριστές βασικές διαδικασίες από εκείνες που επαναλαμβάνονται αλλού μέσα στην επιχείρηση ή που είναι δευτερεύουσες για την ολοκλήρωση των στόχων του τμήματος. Προσδιορίστε τα κενά μεταξύ της πραγματικής και της επιθυμητής απόδοσης. Προσδιορίστε πώς η υπάρχουσα δομή επιτρέπει ή εμποδίζει την απόδοση και την ικανοποίηση του πελάτη.
Επανασχεδιασμός διαδικασιών για να καθορίσετε την καλύτερη διαδρομή για τη δημιουργία μιας αποτελεσματικότερης δομητικής δομής. Αυτές οι αναθεωρήσεις θα πρέπει να βελτιώσουν την ικανοποίηση των πελατών και των ενδιαφερόμενων μερών και να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα. Η μείωση του κόστους μπορεί επίσης να αποτελεί μέρος αυτών των στόχων, αλλά εξετάστε το σε σχέση με τον επανασχεδιασμό της διαδικασίας. Οι μειώσεις του εργατικού δυναμικού που χύνουν την ικανότητά σας να διεξάγετε τις απαιτούμενες διαδικασίες δεν θα βοηθήσουν το τμήμα σας να επιτύχει.
Προσδιορίστε πού χρειάζεται να αλλάξει η οργανωτική δομή. Μπορεί να χρειαστεί να δημιουργηθούν νέες θέσεις ή ίσως χρειαστεί να διασαφηνιστούν οι τρέχουσες θέσεις και οι προσδοκίες τους. Αξιολογήστε αν το τρέχον προσωπικό σας διαθέτει τις δεξιότητες και τις ικανότητες για να ανταποκριθείτε σε νέους ρόλους και απαιτήσεις. Αν όχι, θα χρειαστεί να αναπτύξετε ένα εκπαιδευτικό σχέδιο για να τα φτάσετε στην ταχύτητα ή να κάνετε νέες προσλήψεις για να γεμίσετε την παραβίαση.
Σχεδιάστε τη στρατηγική υλοποίησης. Αναπτύξτε ένα χρονικό πλαίσιο για το πότε θα εγκατασταθεί αυτή η νέα δομή. Διευκρινίστε ποιος στη νέα διοικητική δομή έχει τη δύναμη λήψης αποφάσεων. Γράψτε ένα νέο οργανόγραμμα και περιγραφές θέσεων για να διευκρινίσετε στο προσωπικό σας τι είναι οι προσδοκίες τους. Εάν χρειάζεστε επιπλέον προσωπικό, χρησιμοποιήστε αυτές τις περιγραφές θέσης για να σας οδηγήσει στη σωστή κατεύθυνση.
Συνεργαστείτε με το τμήμα ανθρωπίνων πόρων για να προγραμματίσετε τη μετάβαση. Προσδιορίστε εάν υπάρχουν θέσεις σε άλλα μέρη της εταιρείας για όσους απολύονται από την αναδιάρθρωση των τμημάτων. Εάν η αναδιάρθρωση θα οδηγήσει σε απολύσεις, ακολουθήστε τις καθιερωμένες διαδικασίες για να διασφαλίσετε ότι δεν υπάρχουν αποκλίσεις στις αποφάσεις.
Επικοινωνήστε με τους υπαλλήλους. Το προσωπικό σας πιθανότατα θα προβεί σε αναδιάρθρωση ως μέσο μείωσης του προσωπικού, οπότε οι εργαζόμενοι ενδέχεται να είναι σκεπτικοί για την αναδιάρθρωση. Διατηρώντας τους στο βρόχο, και οι δύο μειώνετε την επιρροή του μύλου φήμης και τους δίνετε την εμπιστοσύνη ότι υπάρχει ένα σχέδιο στη θέση τους, εκτός από τη μείωση του προσωπικού του τμήματος.
