Σε μια προσπάθεια εξοικονόμησης του χρόνου που χάνεται κατά τη μετάβαση από μία εργασία σε άλλη, πολλές επιχειρήσεις αναμιγνύουν διάφορες διεργασίες, συγκεντρώνοντας τις παρόμοιες διαδικασίες για να κάνουν όλες μαζί. Κατά την παραλαβή τιμολογίων πελατών, θα επεξεργαστείτε πολλά τιμολόγια πελατών ταυτόχρονα. Ομοίως, όταν έρχεται χρόνος για να πληρώσετε τους λογαριασμούς, μπορείτε να παρτίδα όλα τα τιμολόγια που λάβατε από τους προμηθευτές μαζί και να πληρώσετε όλα τα τιμολόγια ταυτόχρονα.
Αρκετές μορφές δοσολογίας
Τα βασικά στοιχεία της δοσοληψίας είναι τα ίδια, κάνοντας απλώς το ίδιο έργο επαναλαμβανόμενα αντί να αλλάζετε από μία εργασία στην άλλη. Η δοσοληψία εξοικονομεί χρόνο και η ροή εργασίας γίνεται πιο εύκολα, καθώς είναι ένα είδος διαδικασίας γραμμής συναρμολόγησης. Όταν πρόκειται για τη λογιστική, και ειδικότερα τα τιμολόγια των πελατών, υπάρχουν δύο διαφορετικοί τύποι. Ο πρώτος τύπος εμφανίζεται κατά την αποστολή τιμολογίων και ο δεύτερος συμβαίνει όταν λαμβάνετε πληρωμές σε ένα τιμολόγιο που έχετε στείλει.
Τα τιμολόγια αποστολής που αποστέλλονται
Τα τιμολόγια αποστολής που πρέπει να σταλούν μπορούν να είναι τόσο απλά όσο η δημιουργία των τιμολογίων στο πρόγραμμα λογισμικού σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "προς εκτύπωση". Μόλις δημιουργήσετε όλα τα τιμολόγια, μπορείτε να τα εκτυπώσετε ή ακόμα να τα στείλετε όλα με τη μία. Μια άλλη μορφή δόσης σας επιτρέπει να δημιουργείτε ταυτόχρονα πολλαπλά τιμολόγια, αν είναι για την ίδια υπηρεσία αλλά για πολλούς πελάτες. Μεγάλες εταιρείες μπορούν να εκτυπώσουν όλα τα τιμολόγια σε ξεχωριστή εργασία εκτύπωσης που εκτελείται τη νύχτα.
Τα τιμολόγια παραλαβής που ελήφθησαν
Η άλλη μορφή διανομής είναι η διαχείριση πολλαπλών τιμολογίων που λαμβάνει μια εταιρεία ίσως σε μια δεδομένη ημέρα και η επεξεργασία τους όλα μαζί ως μία συναλλαγή κατάθεσης. Κάθε πληρωτής πιστώνεται για το μερίδιό του, αλλά για λόγους λογιστικής, τα τιμολόγια προστίθενται μαζί και γίνεται μία ενιαία λογιστική εγγραφή για το συνολικό ποσό, αντί για τα μεμονωμένα ποσά.
Είναι προτιμητέα τα τιμολόγια δοσοληψίας;
Κρατώντας τιμολόγια πελατών για αρκετές ημέρες μέχρι να πάρετε ένα μεγάλο σωρό και στη συνέχεια την επεξεργασία και την αποστολή τους όλα σε μια παρτίδα μπορεί να είναι ένα λάθος για μια μικρή επιχείρηση, διότι μπορεί να καθυστερήσει τα χρήματά σας χωρίς λόγο και να ασκήσει πίεση στον προϋπολογισμό σας. Ωστόσο, αυτό δεν είναι τόσο μεγάλο πρόβλημα για μια μεγάλη εταιρεία, διότι ο όγκος των τιμολογίων πελατών θα είναι μεγαλύτερος, οπότε η καθυστέρηση θα είναι μικρότερη.
