Το Τελωνείο και η Περιπολία των Συνόρων είναι υποκατάστημα του Υπουργείου Εσωτερικής Ασφάλειας που είναι επιφορτισμένο με την αποστολή να κρατούν όπλα και τρομοκράτες εκτός Αμερικής. Επιπλέον, είναι υπεύθυνοι για την επιβολή των νόμων περί εισαγωγής απαγορευμένων και περιορισμένων αντικειμένων στη χώρα. Μπορεί να γράφετε στο τελωνείο σε απάντηση σε μια ειδοποίηση που λάβατε ότι το κεραμικό επιτραπέζιο σκεύος που σας έστειλε η θεία σας από το Χονγκ Κονγκ για το γάμο σας απαγορεύεται. Άλλοι λόγοι για τους οποίους μπορείτε να έρθετε σε επαφή με τα έθιμα περιλαμβάνουν ερωτήσεις σχετικά με τη μεταφορά του κατοικίδιου ζώου σας πέρα από τα σύνορα ή που θέλετε να εισαγάγετε φάρμακα επειδή είναι φτηνότερο στο διαδίκτυο από ό, τι στο τοπικό φαρμακείο σας. Ανεξάρτητα από το λόγο για την επιστολή σας προς τα τελωνεία, πρέπει να συμμορφώνονται με την κατάλληλη μορφή επιστολών επιχειρήσεων.
Τηλεφωνήστε στο γραφείο τελωνείων και συνοριακών περιπολιών κοντά σας και μάθετε σε ποιους απευθυνθείτε στην επιστολή σας. Εάν, για παράδειγμα, θέλετε να μάθετε αν μπορείτε να επαναφέρετε ένα αφρικανικό τύμπανο από το ταξίδι σας στην Γκάνα, ρωτήστε ποιος είναι υπεύθυνος για αυτή τη διαίρεση. Σημειώστε το όνομα και τον τίτλο του ατόμου.
Ακολουθήστε τη διάταξη ενός επιχειρηματικού γράμματος: διεύθυνση επιστροφής, ημερομηνία, εσωτερική διεύθυνση, χαιρετισμός, γράμμα και κλείσιμο. Αφήστε δύο κενά διαστήματα μεταξύ κάθε μέρους του γράμματος, αντί να εσοχή.
Γράψτε στο επιστολόχαρτο αν είναι δυνατόν, καθώς κάνει την επιστολή σας προς τα τελωνεία να φαίνεται πιο επίσημη. Εάν, ωστόσο, δεν έχετε επιστολόχαρτο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνσή σας στην επάνω αριστερή γωνία. Αφήστε δύο κενά διαστήματα και πληκτρολογήστε την ημερομηνία.
Εισαγάγετε την εσωτερική διεύθυνση. Αυτή είναι η ίδια διεύθυνση που βρίσκεται στον φάκελο. Η εσωτερική διεύθυνση είναι αυτό που δείχνει ότι είναι μια επιχειρησιακή επιστολή, παρά μια φιλική.
Αρχίστε με ένα χαιρετισμό. Γράψτε "Αγαπητέ", το όνομα του αξιωματικού και ακολουθήστε το με κόμμα. "Αγαπητέ αξιωματικός Τζόουνς".
Βγείτε απευθείας στο σημείο και πείτε στο τελωνείο γιατί γράφετε. "Γράφω για να ρωτήσω για τους κανόνες και τους περιορισμούς εισαγωγής αυτοκινήτου από την Ιαπωνία."
Κρατήστε τις παραγράφους και τις προτάσεις σας σύντομες και κολλήστε στο σημείο. Ξεκινήστε μια νέα παράγραφο αν ξεκινήσετε μια νέα ιδέα και μην ξεχάσετε να αφήσετε ένα διπλό χώρο. Αποφύγετε την εκτέλεση προτάσεων και μην χρησιμοποιείτε μεγάλη λέξη όταν ένα μικρό θα κάνει εξίσου καλά. Γράψτε με επαγγελματικό ήχο.
Υποδείξτε τι ενέργεια επιθυμείτε ή τι σκοπεύετε να κάνετε. Όταν γράφετε σχετικά με μια ειδοποίηση ενός συνήθειας για τη συλλογή ενός στοιχείου, για παράδειγμα, "Σας παρακαλούμε να σας ενημερώσουμε ότι δεν μπορώ να παραλάβω το πακέτο από τη Ρουμανία την επόμενη εβδομάδα, καθώς είμαι σήμερα έξω από την πόλη".
Τερματίστε το γράμμα με "Ειλικρινά" και σημειώστε ότι ακολουθείται από κόμμα. Αφήστε ένα διάστημα για την υπογραφή σας και στη συνέχεια πληκτρολογήστε το όνομά σας.
Αφήστε την επιστολή σας στο τελωνείο για μια ώρα περίπου. Επαναλάβετε ξανά την επιστολή σας και διορθώστε τυχόν λάθη ορθογραφίας, γραμματικής ή δακτυλογράφησης.
Συμβουλές
-
Μεταβείτε στην "προεπισκόπηση εκτύπωσης" και βεβαιωθείτε ότι το γράμμα είναι σωστά σε απόσταση. Εάν είναι συσσωρευμένη στην κορυφή, προσθέστε μερικά επιπλέον κενά ώστε να είναι σωστά κεντραρισμένα στη σελίδα.
