Μια σημαντική πτυχή της διαχείρισης των επιχειρήσεων επικοινωνεί με άτομα όπως οι πωλητές, οι εργαζόμενοι και οι πελάτες. Η αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο συχνά μπορεί να αντικατασταθεί από επιχειρηματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για συνηθισμένη επαγγελματική αλληλογραφία. Όπως και με τη σύνταξη επιχειρησιακών επιστολών, μεταφέρετε τις σκέψεις με επαγγελματισμό και συνοπτικότητα για να φτάσετε στο σημείο.
Προετοιμασία και μορφοποίηση
Εξετάστε το κοινό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχείρησης πριν συντάξετε ένα μήνυμα. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν έμπιστο και μακροχρόνιο προμηθευτή θα διαφέρει σε τόνο από αυτό που προορίζεται για έναν δυνητικό πελάτη. Η γραμμή θέματος πρέπει να προσδιορίζει με σαφήνεια το σκοπό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να είναι ασαφής. Ξεκινήστε το email σας με επαγγελματικό χαιρετισμό όπως "Αγαπητέ", συμπεριλαμβανομένου του πλήρους ονόματος του παραλήπτη, ή "Κύριε" ή "Κυρία" εάν δεν είναι γνωστό. Μετά την αρχική επαφή, ο παραλήπτης μπορεί να αισθάνεται άνετα με πιο ανεπίσημο χαιρετισμό.
Περιεχόμενο
Τα αποτελεσματικά ηλεκτρονικά μηνύματα επιχειρήσεων επικεντρώνονται σε μια κεντρική ιδέα, οπότε το μήνυμα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν συντομότερο. Δεδομένου ότι οι εκφράσεις του προσώπου δεν μπορούν να μεταφερθούν στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποφύγετε τις ειρωνικές ή σαρκαστικές δηλώσεις που μπορεί να οδηγήσουν σε παρανοήσεις. Γράψτε σε πλήρεις προτάσεις. Οι συντομογραφίες, αργκό και λεξικά μπορεί να συγχέουν τον αναγνώστη και ακόμη και να μειώνουν την αξιοπιστία.
