Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια αποτελεσματική και ταχύτερη μέθοδος αποστολής επιχειρηματικής επικοινωνίας σε σύγκριση με την ταχυδρομική υπηρεσία. Είναι επίσης ένας ευκολότερος τρόπος ανταλλαγής εγγράφων. Ορισμένα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν αποστέλλετε ένα επιχειρησιακό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα συνημμένο είναι το μέγεθός του, το πρόγραμμα που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία του συνημμένου και τη δυνατότητα εμφάνισης ιών. Είναι επίσης σημαντικό να θυμάστε ότι ο παραλήπτης μπορεί να μην είναι ο μόνος που βλέπει το μήνυμά σας. Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό τόνο που θα αφήσει μια ευχάριστη εντύπωση.
Γράψτε μια γραμμή θέματος που αντικατοπτρίζει επαρκώς το μήνυμα. Οι συγκεκριμένες γραμμές θέματος θα βοηθήσουν τους εργαζομένους να οργανώσουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σύμφωνα με τα σχέδια της εταιρείας Οι ασαφείς τίτλοι όπως "Σημαντικό" ή "Παρακαλώ διαβάστε" καθιστούν δύσκολη την εύρεση μηνυμάτων στο μέλλον.
Συνθέστε ένα σύντομο και εύκολο στην ανάγνωση μήνυμα. Οι εργαζόμενοι πρέπει να κοσκινίζουν καθημερινά μεγάλους όγκους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να έχουν λίγο χρόνο για να διαβάσουν μακρά μηνύματα. Χρησιμοποιήστε μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά, συμπεριλάβετε πολύ λευκό χώρο και χρησιμοποιήστε κατάλληλα τα κεφαλαία και τα κεφαλαία γράμματα. Γράψτε το μήνυμά σας με έναν ευγενικό αλλά επαγγελματικό τόνο και ξεκινήστε και τελειώστε με επαγγελματικές χαιρετισμούς.
Ανατρέξτε στο συνημμένο. Οι απασχολημένοι υπάλληλοι συχνά βιάζονται για το χρόνο και μπορεί να παραβλέψουν το συνημμένο αν δεν υπάρχει αναφορά σε αυτό. Αφήστε τον παραλήπτη να γνωρίζει τι περιέχει το συνημμένο και τι να κάνει με αυτό.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε επισυνάψει το έγγραφο πριν από την αποστολή. Ο Janis Fisher Chan, συγγραφέας του "E-Mail: Ένας οδηγός γράφει καλά - πώς να γράψετε και να διαχειριστείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο χώρο εργασίας" σας συμβουλεύει να επισυνάψετε το έγγραφο πριν αρχίσετε να γράφετε το μήνυμά σας.
Αφήστε τον αναγνώστη σας να μάθει τι πρόγραμμα χρειάζεται για να ανοίξει το αρχείο. Η εφαρμογή Microsoft Office Suite και το Adobe Acrobat Reader είναι κοινές εφαρμογές που χρησιμοποιούνται στο χώρο εργασίας.
Εξετάστε το χρονικό διάστημα που θα χρειαστεί ο παραλήπτης για να κατεβάσετε το συνημμένο. Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα συμπίεσης αρχείων για μεγάλα αρχεία, όπως το WinZip, ή σπάστε το αρχείο σε μικρότερες ενότητες που μπορείτε να στείλετε ξεχωριστά. Σε σχέση με τον απασχολημένο υπάλληλο, μπορείτε επίσης να επικολλήσετε το έγγραφο στο σώμα του μηνύματος.
Διορθώστε το μήνυμά σας. Τα ορθογραφικά και γραμματικά σφάλματα εμφανίζονται αντιεπαγγελματικά. Αποφύγετε επίσης τη χρήση αργαλειού, συντομογραφιών και συναισθημάτων στο μήνυμά σας. Αυτές μπορεί να είναι γνωστοί όροι, αλλά είναι ακατάλληλοι στα μηνύματα των επιχειρήσεων.
Σαρώστε το μήνυμά σας και το συνημμένο έγγραφο για ιούς πριν στείλετε.
Συμπεριλάβετε μια αποποίηση που ενθαρρύνει τον αναγνώστη να σαρώσει το συνημμένο για ιούς πριν από τη λήψη. Αυτό μπορεί να προστατεύσει την εταιρεία σας από τη δυνατότητα νομικής δράσης, εάν ο παραλήπτης λάβει έναν ιό μέσω του συνημμένου σας.
Προειδοποίηση
Μην αποστέλλετε μηνύματα αλληλογραφίας, ανεπιθύμητα μηνύματα ή αστεία ως συνημμένα. Είναι αντιεπαγγελματικές και ακατάλληλες.
