Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν εκθέσεις για την καταγραφή της προόδου σε συγκεκριμένα έργα ή θέσεις εργασίας μετά την έναρξη της δραστηριότητας. Τα στοιχεία μιας αναφοράς εισαγωγής ποικίλλουν ανάλογα με τον τύπο του έργου ή της εργασίας που αξιολογείται. Οι συντάκτες της αναφοράς έναρξης επιλέγουν από τα γενικά βασικά στοιχεία που είναι κατάλληλα να συμπεριληφθούν στο έγγραφο. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν μια εισαγωγή, ένα τμήμα που ενημερώνει την πρόοδο, μια επεξήγηση της μεθοδολογίας αξιολόγησης, τμήματα σχετικά με τη συμμόρφωση, τις οικονομικές λεπτομέρειες και τις περαιτέρω ανάγκες. Η έκθεση μπορεί να ολοκληρωθεί με συνοπτική αξιολόγηση και σχετικά παραρτήματα.
Παρουσιάζοντας το Έργο
Όπως υποδηλώνει το όνομα, η αναφορά "εκκίνησης" περιγράφει την πρόοδο που σημειώθηκε κατά την εκκίνηση του έργου. Η εισαγωγή παρέχει μια περιγραφή του έργου και του σκοπού του, και μπορεί να περιλαμβάνει τον σκοπό της αρχικής αξιολόγησης και ένα αντίγραφο των ερωτήσεων που τέθηκαν.
Μεθοδολογία
Η έκθεση πρέπει να εξηγεί τη μεθοδολογία που χρησιμοποίησε. Πρέπει να παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με τους δείκτες που χρησιμοποιούνται για τη μέτρηση της επιτυχίας και τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα που συλλέχθηκαν από την αξιολόγηση. Εάν υπάρχουν ερωτήσεις κατά την αξιολόγηση, συμπεριλάβετε τις πηγές των δεδομένων, όπως οι εργαζόμενοι στο έργο, συγκεκριμένα έγγραφα και αρχεία.
Ενημέρωση προόδου
Το τμήμα ενημέρωσης προόδου μπορεί να ακολουθήσει την επεξήγηση της μεθοδολογίας. Οι στόχοι και οι δραστηριότητες που τηρούν το χρονοδιάγραμμα και εκείνες που ολοκληρώθηκαν μέχρι την ημερομηνία της έκθεσης περιλαμβάνονται σε αυτή την ενότητα. Οποιαδήποτε απόκλιση ή τροποποιήσεις από το χρονοδιάγραμμα του έργου καταλογίζονται επίσης στην ενότητα ενημέρωσης προόδου.
Λεπτομέρειες συμμόρφωσης
Εάν οι δραστηριότητες του έργου πρέπει να συμμορφώνονται με κανονισμούς ή οργανωτικές οδηγίες, δώστε λεπτομέρειες σχετικά με τη συμμόρφωση σε ξεχωριστό τμήμα. Αυτό περιλαμβάνει οποιεσδήποτε ισχύουσες ομοσπονδιακές, κρατικές ή τοπικές απαιτήσεις που πρέπει να πληροί το έργο.
Χρηματοοικονομικές λεπτομέρειες και άλλες ανάγκες
Παρέχετε λεπτομέρειες σχετικά με τη δημοσιονομική διαχείριση του έργου, συμπεριλαμβανομένης της αξιολόγησης του εάν το σχέδιο παραμένει εντός του προϋπολογισμού. Η επόμενη ενότητα θα πρέπει να περιγράφει τι διαχειριστές έργων πρέπει να συνεχίσουν και να ολοκληρώσουν το έργο, όπως υλικά, εξοπλισμός, προμήθειες, εργασία και πρόσθετα κεφάλαια. Εξηγήστε πώς αυτές οι ανάγκες επηρεάζουν τις μελλοντικές εργασίες για το έργο.
Περίληψη
Μια συνοπτική αξιολόγηση του έργου μέχρι σήμερα μπορεί να χρησιμεύσει ως το συνοπτικό τμήμα της έκθεσης έναρξης. Η σύνοψη μπορεί να περιλαμβάνει συστάσεις για συνεχή πρόοδο.
Παραρτήματα
Οι όροι αναφοράς που χρησιμοποιούνται στην έκθεση, οι οποίοι αναφέρονται γενικά στο κείμενο της έκθεσης ως ΤR, ορίζονται λεπτομερώς σε παράρτημα. Οποιαδήποτε σχετικά έγγραφα σχετικά με το έργο περιλαμβάνονται ως παραρτήματα της αρχικής έκθεσης.
