Για πολλές επιχειρήσεις, το απόθεμα αντιπροσωπεύει το μεγαλύτερο φυσικό περιουσιακό στοιχείο που κατέχει η εταιρεία. Αυτές οι επιχειρήσεις αποθηκεύουν το απόθεμά τους σε αποθήκες μέχρι να το χρειαστούν στην παραγωγή ή να παραδώσουν στον πελάτη. Το προσωπικό της αποθήκης χειρίζεται τη διαδικασία λήψης όταν το απόθεμα φτάσει από τους προμηθευτές. Το προσωπικό της αποθήκης διαχειρίζεται επίσης την αποστολή ολοκληρωμένων παραγγελιών στους πελάτες. Οι αποθήκες βασίζονται σε εσωτερικούς ελέγχους για να εξασφαλίσουν ότι η απογραφή καταγράφεται με ακρίβεια και διατηρείται ασφαλής.
Διαδοχική αρίθμηση
Οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου περιλαμβάνουν τη χρήση διαδοχικής αρίθμησης για όλα τα παραστατικά παραλαβής, τα έγγραφα αποστολής και την τεκμηρίωση μεταφοράς αποθήκης. Η διαδοχική αρίθμηση απαιτεί ότι κάθε τύπος εγγράφου περιλαμβάνει ένα σύστημα αρίθμησης και ότι κάθε φόρμα αριθμείται με σειρά. Αυτό επιτρέπει στην αποθήκη να λογοδοτεί για κάθε ανεξάρτητη φόρμα χρησιμοποιώντας τον αριθμό του εντύπου. Εάν οι σελίδες εμφανιστούν λείπουν, το προσωπικό της αποθήκης μπορεί να εντοπίσει τις συγκεκριμένες σελίδες με βάση τους αριθμούς που λείπουν.
Βιντεοκάμερες
Οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου περιλαμβάνουν επίσης τη χρήση βιντεοκάμερας σε όλη την αποθήκη. Οι βιντεοκάμερες παρακολουθούν όλες τις δραστηριότητες που συμβαίνουν στην αποθήκη και όλες τις κινήσεις που αφορούν την απογραφή. Αν το απόθεμα εξαφανιστεί, η εταιρεία εξετάζει την εγγραφή βίντεο. Κάθε μη εξουσιοδοτημένη μεταφορά αποθέματος εμφανίζεται στην εγγραφή βίντεο και παρέχει αποδείξεις για το πραγματικό συμβάν.
Διαχωρισμός καθηκόντων
Οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου στην αποθήκη περιλαμβάνουν επίσης τον διαχωρισμό των ευθυνών της αποθήκης. Κάθε δραστηριότητα που συμβαίνει στην αποθήκη απαιτεί από πολλούς υπαλλήλους να ολοκληρώσουν μεμονωμένα βήματα. Για παράδειγμα, όταν μια αποθήκη λαμβάνει απογραφή, ένας εργαζόμενος τεκμηριώνει τις ποσότητες και τα προϊόντα που έλαβε, ενώ άλλος εισάγει τις πληροφορίες αυτές στο σύστημα του υπολογιστή. Ένας τρίτος υπάλληλος μπορεί να συγκρίνει αυτούς τους αριθμούς με τη συσκευασία από τον προμηθευτή.
Έλεγχος Φυσικού Αποθέματος
Ο έλεγχος φυσικού αποθέματος αντιπροσωπεύει μια διαδικασία εσωτερικού ελέγχου που εκτελείται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο. Το προσωπικό της αποθήκης μετράει φυσικά κάθε στοιχείο απογραφής, δημιουργώντας ένα αρχείο της πραγματικής ποσότητας του καθενός. Ο έλεγχος φυσικού αποθέματος περιλαμβάνει την προσέλκυση μη προσωπικού αποθήκης για να καταγράψει το αποθεματικό. Οι εργαζόμενοι συγκρίνουν τον δεύτερο αριθμό απογραφής με τον πρώτο και εντοπίζουν τυχόν αποκλίσεις. Μια άλλη ομάδα εργαζομένων καταγράφει τον κατάλογο με διαφορές για να καθορίσει τον τελικό αριθμό. Μόλις καθοριστούν οι τελικές ποσότητες αποθέματος, οι ποσότητες του συστήματος προσαρμόζονται ώστε να είναι ίσες με τις μετρήσεις από τον έλεγχο.
