Για οποιονδήποτε οργανισμό, η γιορτή της αφοσίωσης στο κτίριο είναι το αποκορύφωμα των ετών εργασίας και προγραμματισμού. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προγραμματίσετε αυτήν την εορτασμό. Απολαύστε το χρόνο που δαπανάτε δημιουργικά για να αποφασίσετε ποια στοιχεία είναι τα πιο κατάλληλα για την εκδήλωσή σας. Θα υπάρξει κόψιμο κορδέλας; Τι γίνεται με ένα γεύμα; Θέλετε να συμπεριλάβετε μια θρησκευτική συνιστώσα; Πολλές από αυτές τις ιδέες μπορεί να εξαρτώνται από τον προϋπολογισμό σας, αλλά αξίζει να εξερευνήσετε. Μόλις έχετε κάποιες οδηγίες στη θέση του, ξεκινήστε τη διαδικασία προγραμματισμού.
Ορίστε την ημερομηνία μερικούς μήνες νωρίτερα. Συντονιστείτε με τον εργολάβο του κτιρίου σας σε μια αναμενόμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης. Ελέγξτε τους τοπικούς οικοδομικούς κανονισμούς - ενδέχεται να χρειαστεί να εκδοθεί πιστοποιητικό πληρότητας για να μπορέσετε να φιλοξενήσετε νόμιμα μια εκδήλωση στο νέο κτίριο. Αν σχεδιάζετε μια γιορτή σε όλη την κοινότητα, ελέγξτε τα ημερολόγια άλλων ομάδων ή ιδρυμάτων, ώστε να μην υπερβείτε τις προνομιακές ημερομηνίες.
Προετοιμάστε τον κατάλογο φιλοξενουμένων αρκετούς μήνες νωρίτερα. Ειδοποιήστε προσκεκλημένους VIPs της ημερομηνίας και ενημερώστε τους ότι θα κρατήσετε θέσεις στάθμευσης και ειδικές θέσεις για αυτούς. Εκτιμήστε τον αριθμό των επισκεπτών: Ελέγξτε προσεκτικά τη λίστα σας και την πιθανότητα συμμετοχής των ατόμων. Συνήθως, όσο μεγαλύτερο είναι ο κατάλογος των επισκεπτών, τόσο μικρότερο είναι το ποσοστό συμμετοχής. Για καταλόγους 500 ή περισσότερων επισκεπτών, η συμμετοχή σε ποσοστό 25% είναι αρχική εκτίμηση. Οι κάτοχοι είναι ένας ενημερωμένος πόρος για την εκτίμηση του αριθμού των επισκεπτών που θα παρακολουθήσουν.
Μερικούς μήνες νωρίτερα, καλέστε μέλη του κληρικού και άλλων ομιλητών που ελπίζετε ότι θα συμμετάσχουν στην υπηρεσία.
Στείλτε τις ειδοποιήσεις "αποθηκεύστε την ημερομηνία" μέσω ταχυδρομείου σε ολόκληρη τη λίστα των προσκεκλημένων μέχρι δύο μήνες νωρίτερα.
Κάντε κράτηση και συναντήστε με τον τροφοδότη το συντομότερο δυνατόν. Λάβετε αποφάσεις σχετικά με τον χωροταξικό σχεδιασμό, το μενού, τις ανάγκες εξοπλισμού, το πάρκινγκ, τις φυτικές εγκαταστάσεις και το προσωπικό εξυπηρέτησης.
Ενοικίαση εξοπλισμού βιβλίων και υπηρεσιών. Αρχίστε να προγραμματίζετε συναντήσεις για καθέναν από αυτούς αρκετούς μήνες νωρίτερα. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν εξοπλισμό (καρέκλες, τραπέζια, κλινοσκεπάσματα, σκηνή, ηχητικό σύστημα και βάθρο), κουτάβι, ανθοπωλεία, μουσικούς, εκτυπωτές και φωτογράφοι. Ξεκινήστε να εργάζεστε με οποιοδήποτε μέσο που μπορεί να καλύψει το συμβάν.
Προσκλήσεις αλληλογραφίας τρεις εβδομάδες πριν από την εκδήλωση. Διεύθυνση χειρισμού εάν είναι εφικτό.
Επαναβεβαιώστε με τους παρόχους υπηρεσιών δύο εβδομάδες νωρίτερα και ελέγξτε όλες τις λεπτομέρειες. Δημιουργήστε ένα λεπτομερές πρόγραμμα γεγονότων για την ημέρα της εκδήλωσης και διανείμετε στους παρόχους υπηρεσιών. Συμπεριλάβετε πληροφορίες επικοινωνίας με αριθμούς κινητού τηλεφώνου. Τα προγράμματα ή οι εντολές υπηρεσίας πρέπει να μεταβούν στον εκτυπωτή δύο εβδομάδες πριν από την εκδήλωση.
Την ημέρα πριν από την εκδήλωση, παρκάρετε πάρκινγκ για VIPs, κληρικούς και τροφοδότες με κώνοι κυκλοφορίας και δεσμευμένα σήματα στάθμευσης. Λάβετε πρόγραμμα / παραγγελίες υπηρεσίας από τον εκτυπωτή. Λάβετε αντικείμενα ενοικίασης και ξεκινήστε την εγκατάσταση. Επανασυνδέστε τα μέλη των μέσων μαζικής ενημέρωσης και αφήστε τα να τα χρησιμοποιήσετε, αν είναι απαραίτητο.
Την ημέρα της εκδήλωσης, εργάζονται στο σχέδιο και εξαρτώνται από τους επαγγελματίες που έχετε μισθώσει για να κάνετε τις δουλειές τους.
Συμβουλές
-
Σχεδιάστε την αφοσίωση στην τιμή του κτιρίου. Για παράδειγμα, οι σπουδαστές θα μπορούσαν να διαδραματίσουν σημαντικό ρόλο στην αφοσίωση ενός νέου σχολικού κτιρίου ή οι επισκέπτες θα μπορούσαν να προσκληθούν να ρίξουν αγριολούλουδα στην προσφορά ενός δημόσιου κέντρου κήπου. Εάν τα χρήματα για το νέο κτίριο δωρήθηκαν, προγραμματίστε να έχετε ένα ιδιωτικό πάρτι για τους δωρητές το βράδυ πριν από την αφοσίωση.
