Πολλές εταιρείες φέρνουν σε εξωτερικούς προμηθευτές όταν έχουν προγράμματα μεγάλης κλίμακας. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για την εξωτερική ανάθεση του έργου, όπως έλλειψη προσωπικού, έλλειψη πόρων και έλλειψη εμπειρογνωμοσύνης για το έργο. Όταν επιλέγετε προοπτική πωλητή, μια επιχείρηση συχνά στέλνει μια Αίτηση για Πληροφορίες ή Αίτηση για Πρόταση. Πριν αποφασίσετε ποιος τύπος εργαλείου είναι ο καλύτερος για τον οργανισμό σας, εξετάστε τις διαφορές μεταξύ των δύο.
Αίτημα για πληροφορίες
Τα αιτήματα πληροφοριών, ή τα RFI, είναι έγγραφα σχεδιασμού. Πρόκειται για άτυπα έγγραφα και συνήθως δεν απαιτούν δέσμευση από κανένα μέρος. Τα RFI σχεδιάζονται για να συλλέγουν πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία, τις δυνατότητες, τις δεξιότητες και την εμπειρία του υποψήφιου πωλητή. Τα στοιχεία του έργου και ο προϋπολογισμός συνήθως δεν περιλαμβάνονται σε αυτόν τον τύπο εγγράφου. Η μόνη φορά που περιλαμβάνεται αυτός ο τύπος πληροφοριών είναι εάν η εταιρεία αναζητά έναν βραχυπρόθεσμο προμηθευτή για ένα μικρό έργο.
Αίτηση για την πρόταση
Οι αιτήσεις για υποβολή προτάσεων ή τα RFP είναι πολύπλοκα έγγραφα που δημιουργούν οι εταιρείες για να προσελκύσουν προσφορές και προτάσεις από εξωτερικούς προμηθευτές. Ένα RFP περιλαμβάνει συνήθως τον προϋπολογισμό του έργου, το χρονοδιάγραμμα και τα κριτήρια, καθώς και τους στόχους και τους στόχους της εταιρείας. Επικεντρώνεται στις προδιαγραφές και το πεδίο εφαρμογής του έργου και προσπαθεί να ζητήσει λεπτομερή απάντηση από τους πιθανούς προμηθευτές. Οι απαντήσεις των προμηθευτών περιλαμβάνουν συνήθως πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία πωλητή, προτεινόμενη τιμή και συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο πωλητής θα εκτελέσει και θα διαχειριστεί το έργο.
Διαδικασίες
Η RFI χρησιμοποιείται συνήθως μόνο για έργα χαμηλού προϋπολογισμού και ως σημείο εκκίνησης για έργα υψηλού προϋπολογισμού. Συνήθως χρειάζονται αρκετές εβδομάδες για να στείλετε και να λάβετε απαντήσεις για αυτόν τον τύπο εγγράφου και συνήθως είναι λιγότερες από 10 σελίδες. Το RFP χρησιμοποιείται για έργα υψηλού προϋπολογισμού και συνήθως δημιουργείται στο τέλος της φάσης συλλογής πληροφοριών του έργου. Χρειάζεται συνήθως αρκετοί μήνες για να αποσταλεί και να λάβει απαντήσεις προμηθευτή με αυτόν τον τύπο εγγράφου και συνήθως είναι τουλάχιστον 20 σελίδες ή περισσότερες.
Πλεονεκτήματα
Η χρήση RFI είναι επωφελής για μικρά έργα με χαμηλή επίπτωση. Αυτό το έγγραφο δεν απαιτεί πολύ χρόνο ή προσπάθεια από πιθανούς πωλητές, καθώς δεν χρειάζεται να στείλουν πίσω πολλές λεπτομέρειες των σχεδίων. Συνεπώς, οι εταιρείες χρησιμοποιούν αυτόν τον τύπο εγγράφου για να μάθουν περισσότερα σχετικά με το εύρος ενός μεγάλου έργου πριν ξεκινήσουν τη διαδικασία υποβολής προτάσεων. Το όφελος ενός RFP είναι ότι προετοιμάζει την εταιρεία να προχωρήσει με έναν πωλητή και να ξεκινήσει τη φάση της σύμβασης.
Μειονεκτήματα
Το μειονέκτημα για ένα RFI είναι ότι οι πωλητές μπορεί να μην ενδιαφέρονται για την αποστολή πληροφοριών επειδή δεν βλέπουν την τεκμαιρόμενη δέσμευση της εταιρείας. Τα μειονεκτήματα του RFP είναι οι χρονοβόρες προετοιμασίες που απαιτούνται για την αποστολή και λήψη του. Εάν μια εταιρεία είναι αβέβαιη σχετικά με το γενικό πεδίο εφαρμογής και τις προδιαγραφές του έργου, η σύνταξη του RFP μπορεί να είναι πολύ δύσκολη ή μπορεί να οδηγήσει σε απρόβλεπτες προτάσεις πωλητών.
