Όλες οι οργανώσεις απαιτούν καλή διαχείριση αρχείων, από τη στιγμή που δημιουργούνται οι εγγραφές έως ότου καθαριστούν από το σύστημα. Τα ανύπαρκτα ή κακώς σχεδιασμένα συστήματα αρχειοθέτησης οδηγούν σε δυσκολίες κατά την υποβολή και ανάκτηση αρχείων ή στην έλλειψη αποτελεσματικότητας στη διαχείριση της ροής πληροφοριών. Μπορούν επίσης να δημιουργήσουν νομικά ζητήματα εξαιτίας χαμένων αρχείων ή αθέμιτων αρχείων. Τα καλά σχεδιασμένα συστήματα αρχειοθέτησης χρησιμοποιούν αλφαβητικές, αλφαριθμητικές ή αριθμητικά κωδικοποιημένες ετικέτες, δημιουργώντας αποτελεσματική διαχείριση αρχείων και δημιουργώντας πιο επαγγελματικά οργανισμούς.
Τα συστήματα αριθμητικής αρχειοθέτησης εξηγούνται
Τα αριθμητικά συστήματα αρχειοθέτησης αντιστοιχούν αριθμούς σε κάθε αρχείο ή εγγραφή που περιέχει πληροφορίες. Η αρίθμηση θα μπορούσε να αντληθεί από το ίδιο το αρχείο (π.χ. αριθμοί παραγγελίας), αρχεία αρίθμησης κατά σειρά παραγωγής ρεκόρ (από 1 έως 1.000), χρησιμοποιώντας αριθμητική τομή όπου αρχεία αριθμημένα κάτω από τα τμήματα - ή κατηγορίες - ως 100, 200, 300 κ.λπ.., ανήκουν σε συγκεκριμένες υποκείμενες ενότητες ή χρησιμοποιώντας δεκαδικά ψηφία (παρόμοια με το δεκαδικό σύστημα Dewey). Τα συστήματα αρχειοθέτησης περιλαμβάνουν συχνά ένα ευρετήριο αρχείων για την ενίσχυση της ανάκτησης αρχείων.
Οργάνωση και διατήρηση της τάξης
Η αριθμητική κωδικοποίηση επιτρέπει την μετατόπιση ολόκληρων τμημάτων των αρχείων ενώ διατηρείται η κατάλληλη αλληλουχία. Τα αρχεία καταγράφονται διαδοχικά, από δεξιά προς τα αριστερά και από πάνω προς τα κάτω. Τα ευθέα αριθμητικά αρχεία οργανώνονται σε διαδοχική, αύξουσα σειρά - από τον χαμηλότερο στον υψηλότερο αριθμό. Τα αρχεία διπλής όψης έχουν δύο ή περισσότερα σύνολα αριθμών, διαχωρισμένα με παύλες, κόμματα ή κενά και κατατεθέντα από το σετ ανοίγματος ακολουθούμενο από τους επόμενους αριθμούς. Χρονολογικά-αριθμητικά αρχεία ευρετηρίων συστημάτων ανά έτος, μήνα και ημέρα.Τα τερματικά ψηφιακά συστήματα επιτρέπουν την ομαδοποίηση αρχείων στα ράφια, την οργάνωση των αρχείων με τον τελευταίο αριθμό (δύο έως τεσσάρων ψηφίων) ως το κύριο στοιχείο αρχειοθέτησης και την αρχειοθέτηση των αρχείων διαδοχικά με τον τελευταίο αριθμό, τον μεσαίο αριθμό και τον πρώτο αριθμό. Οι απαιτήσεις χώρου αποσκευών καθορίζονται εύκολα με την ομαδοποίηση αρχείων με αριθμητικά τμήματα - 10s, 100s, 1000s αρχείων ανά ράφι ή μονάδα ραφιών. Επιπλέον, η οργάνωση αρχείων ενισχύεται περαιτέρω με την ευρετηρίαση αρχείων.
Ακρίβεια
Συστήματα αρχειοθέτησης μεγάλου όγκου - τα αρχεία που έχουν ανακτηθεί και επαναχορηγηθεί συχνά - σε συνδυασμό με τις ετικέτες με έγχρωμη ετικέτα, κάνουν την ανάκτηση και επανατοποθέτηση των αρχείων γρηγορότερα και εξαλείφουν τη σύγχυση όταν ο αριθμός πέφτει σε σειρά. Στα τερματικά ψηφιακά συστήματα, για παράδειγμα, ο τελικός αριθμός κωδικοποιείται με ένα χρώμα, ο μεσαίος αριθμός παίρνει ξεχωριστό χρώμα και ο πρώτος αριθμός παίρνει το δικό του χρώμα. Καθώς αλλάζει ο πρώτος, μεσαίος και τελευταίος αριθμός, το ίδιο ισχύει και για το χρώμα. Το χρώμα λειτουργεί ως οπτική ένδειξη για την αύξηση της ταχύτητας και της αποτελεσματικότητας κατά την αρχειοθέτηση.
Ταχύτητα αρχειοθέτησης
Τα αριθμητικά συστήματα αρχειοθέτησης σε συνδυασμό με την έγχρωμη κωδικοποίηση αυξάνουν την αρχειοθέτηση και την ταχύτητα ανάκτησης - ακόμα και όταν η ανάκτηση ενός αρχείου σημαίνει αναφορά σε ένα ευρετήριο για τον προσδιορισμό του αριθμού αρχείου - επειδή ο αρχειοφύλακας έχει άμεση επίγνωση της θέσης του αρχείου ανά ομάδα αρχείων. Σε περίπτωση συγχώνευσης οργανώσεων, όπου οι επιμέρους οργανισμοί διαθέτουν διαφορετικά συστήματα αριθμοδότησης, δεν χρειάζεται να αλλάξουν οι αριθμητικοί κωδικοί. Η προσθήκη αρχείων στο χώρο αρχείων είναι πιο γρήγορη, επειδή αρχεία μικρότερου αριθμού (6 ψηφία) κατατίθενται στα αριστερά των αρχείων με μεγαλύτερα αριθμητικά στοιχεία (7 ψηφία).
Εμπιστευτικότητα
Τα αριθμητικά συστήματα αρχειοθέτησης εντοπίζουν θετικά συγκεκριμένα αρχεία διατηρώντας παράλληλα την εμπιστευτικότητα, η οποία είναι ιδιαίτερα σημαντική στα αρχεία των ιατρών, των πελατών και των υπαλλήλων, εξαλείφοντας τυχόν προσωπικούς δείκτες ταυτότητας. Τα αριθμητικά συστήματα αρχειοθέτησης συμμορφώνονται άμεσα με τους κανόνες της HIPAA.
