Η εγγραφή απαιτήσεων και μηνυμάτων προσαρμογής απαιτεί προετοιμασία και προγραμματισμό προτού αρχίσετε να γράφετε. Γράψτε από ένα απλό περίγραμμα για να σας κρατήσει οργανωμένο. Αποφασίστε τι θέλετε να κάνει ο αναγνώστης. Για παράδειγμα, θέλετε τα χρήματά σας πίσω ή θέλετε να αντικατασταθεί το προϊόν; Μια επιστολή αξίωσης είναι ένας τρόπος για την επίλυση των προβλημάτων που δημιουργήθηκαν και μπορεί να χρειαστεί προσαρμογή. Ένα μήνυμα προσαρμογής είναι μια απάντηση σε μια επιστολή αξίωσης που έγινε κατά της επιχείρησής σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ
-
Λογαριασμοί
Αίτημα μηνύματος
Γράψτε τα σχετικά γεγονότα στην πρώτη παράγραφο. Ξεκινήστε με το πρόβλημα. Εξηγήστε ακριβώς τι συνέβη και ο λόγος που γράφετε την επιστολή αξίωσης.
Διευκρινίστε γιατί πιστεύετε ότι η αξίωσή σας θα πρέπει να γίνει δεκτή στη δεύτερη παράγραφο. Ενημερώστε τον αναγνώστη σχετικά με τις ιδιαιτερότητες της αξίωσης και τις νομικές ευθύνες και τη δικαιοσύνη. Για παράδειγμα, το προϊόν δεν λειτούργησε ως προτεινόμενη διαφήμιση.
Ξεκινήστε την τρίτη παράγραφο ζητώντας δράση. Ζητήστε αυτό που αναμένετε να κάνει ο αναγνώστης. Συμπεριλάβετε μια ημερομηνία μέχρι την οποία αναμένετε δράση. Μην απειλείτε, αλλά να εξηγήσετε ποια πρόσθετα βήματα μπορείτε να κάνετε εάν δεν ικανοποιηθεί το αίτημά σας. Κλείστε με "Ειλικρινά" και την υπογραφή σας πάνω από το τυπωμένο σας όνομα.
Μήνυμα προσαρμογής
Ξεκινήστε την πρώτη παράγραφο με μια πρόταση έγκρισης. Δώστε πρώτα στον πελάτη τα καλά νέα και συμμορφωθείτε με τις απαιτήσεις του πελάτη.
Ξεκινήστε τη δεύτερη παράγραφο εξηγώντας το λάθος. Εξηγήστε την αιτία του προβλήματος. Μην εκχωρείτε ευθύνη. Επικεντρωθείτε στις συνεχιζόμενες προσπάθειές σας για την αποφυγή λαθών και δυσκολιών.
Εκφράστε την εκτίμησή σας για την επιχείρηση του πελάτη στην τρίτη παράγραφο. Ζητήστε συγγνώμη αν νομίζετε ότι πρέπει να το κάνετε. Αν δεν μπορείτε να συμμορφωθείτε με όλα τα στοιχεία της ζητούμενης προσαρμογής, εξηγήστε γιατί και προσθέστε τις απαραίτητες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα ανταποκριθείτε στο αίτημα.
Κλείστε το γράμμα με "Ειλικρινά" και εκτυπώστε και υπογράψτε το όνομά σας.
Ελέγξτε την επιστολή σας για να διασφαλίσετε ότι ο τόνος είναι φιλικός. Προσπαθήστε να μην ακούγεται συγκαταβατικός ή να σημαίνει.
Συμβουλές
-
Κρατήστε ένα αντίγραφο της επιστολής σας για τα αρχεία σας.
Παρέχετε ως συνημμένα έγγραφα όπως λογαριασμούς, διαφημιστικό υλικό ή αποδείξεις που μπορούν να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας αυτού που γράφετε.
