Η επιτυχής εφαρμογή νέων πολιτικών και διαδικασιών εξαρτάται από την προσεκτική εξέταση των ζητημάτων και από τη σαφή διατύπωση των δράσεων για την αντιμετώπισή τους. Οι υπεύθυνοι για τη χάραξη πολιτικής και οι διαχειριστές πρέπει να επικοινωνούν με σαφήνεια σε όλα τα θιγόμενα άτομα, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που είναι εκτός του οργανισμού, και να χρησιμοποιούν πολλαπλές δυνατότητες για να μεταφέρουν τις νέες πολιτικές και διαδικασίες.
Αποδοτική επικοινωνία
Εξετάστε ποιος θα επηρεαστεί από τις νέες πολιτικές και διαδικασίες, εξετάζοντας όχι μόνο το προσωπικό του οργανισμού σας αλλά και τους εξωτερικούς πληθυσμούς που επηρεάζονται από τα νέα μέτρα. Γνωρίζοντας όλα τα μέρη που θα επηρεαστούν βοηθάει να προσδιορίσετε τα μέσα με τα οποία επικοινωνείτε. Οι ηγέτες της οργάνωσης συχνά υποθέτουν ότι οι νέες διαδικασίες θα επηρεάσουν μόνο τις πρακτικές μιας οργάνωσης και θα παραμελούν τις μεγαλύτερες συνέπειες.
Καθορίστε έναν υπάλληλο με έντονη γνώση της τεχνικής γραφής και επικοινωνίας για να ανακοινώσει τις νέες πολιτικές / διαδικασίες. Η επιλογή αυτού του προσώπου για τη διαχείριση της επικοινωνίας των νέων μέτρων διασφαλίζει ότι όλα τα επίπεδα του οργανισμού, ανεξάρτητα από τις τεχνικές γνώσεις ή την τεχνογνωσία, θα κατανοήσουν τις νέες πολιτικές και διαδικασίες.
Αναγγέλλετε τις νέες πολιτικές και διαδικασίες, χρησιμοποιώντας πολλαπλές οδούς επικοινωνίας για να προσεγγίσετε όλα τα ενδιαφερόμενα άτομα. Μια προσέγγιση ενός μεγέθους δεν ταιριάζει. Ο οργανισμός μπορεί να ειδοποιήσει τους πελάτες και άλλα ακροατήρια με επιστολές, e-mail και διαφημίσεις. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν μνημόνια, συναντήσεις προσωπικού, φυλλάδια και εγχειρίδια για την ενημέρωση των μελών του προσωπικού. Η επικοινωνία με τα μέλη του προσωπικού δεν πρέπει μόνο να διατυπώνει τα νέα μέτρα που λαμβάνονται, αλλά και να αναγγέλλει τυχόν νέα προγράμματα κατάρτισης και να εξηγεί πώς οι νέες διαδικασίες θα επηρεάσουν τις υφιστάμενες επιχειρήσεις. Η διοίκηση πρέπει επίσης να παρέχει στα μέλη του προσωπικού πληροφορίες σχετικά με το πού θα απαντήσει σε τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες που έχουν σχετικά με νέες πολιτικές και διαδικασίες.
