Ο προϋπολογισμός είναι το βασικό εργαλείο που χρησιμοποιούν οι οικονομικοί αναλυτές για τη διαχείριση των εξόδων και των διακυμάνσεων από τον προϋπολογισμό. Με τη σύγκριση του προϋπολογισμού με τους πραγματικούς αριθμούς, οι αναλυτές είναι σε θέση να προσδιορίσουν τυχόν διαφορές μεταξύ του προϋπολογισμού και του πραγματικού κόστους. Όσο μεγαλύτερη είναι η διακύμανση, τόσο περισσότερη βοήθεια απαιτείται από την άποψη της διαχείρισης. Ο καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε τις αποκλίσεις είναι να έχετε μηνιαίες εκθέσεις και τακτικές συναντήσεις για να συζητήσετε αυτές τις αποκλίσεις με τους διευθυντές και τους διευθυντές των τμημάτων. Αυτό σας επιτρέπει επίσης να κρατάτε υπεύθυνους συγκεκριμένους διαχειριστές για την ελαχιστοποίηση της διακύμανσης του προϋπολογισμού.
Ζητήστε ένα αντίγραφο του πιο πρόσφατου προϋπολογισμού. Δεν είναι ασυνήθιστο να αναθεωρούνται συνεχώς οι προϋπολογισμοί, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε την πιο πρόσφατη αναφορά προϋπολογισμού.
Αποκτήστε την πιο πρόσφατη αναφορά δαπανών. Αυτή η αναφορά θα έχει διαγραφεί από τον οργανισμό. Το γράψιμο ενός περιουσιακού στοιχείου σημαίνει την αφαίρεση του από τα έσοδα για να αποκτήσετε καθαρό εισόδημα.
Συγκρίνετε τους πραγματικούς αριθμούς που αναφέρθηκαν από την αναφορά προϋπολογισμού. Ερευνήστε το λόγο της διακύμανσης και προσδιορίστε το τμήμα ή την ομάδα που είναι κυρίως υπεύθυνη για τη διακύμανση. Παρέχετε μια αναφορά προϋπολογισμού στο ανώτερο επίπεδο διαχείρισης.
Ζητήστε συστάσεις για το πώς να κλείσετε τη διακύμανση και να συνεχίσετε με τον επικεφαλής του τμήματος για να βεβαιωθείτε ότι εκτελούνται οι συστάσεις. Η μείωση των εξόδων, η αποφυγή νέων δαπανών και η ανακατανομή των περιουσιακών στοιχείων ή του εργατικού δυναμικού είναι μερικές μέθοδοι για να κλείσουν τη διακύμανση.
Συνεχίστε να συγκρίνετε τον προϋπολογισμό με τους πραγματικούς αριθμούς έως ότου η διακύμανση του προϋπολογισμού είναι ελάχιστη.
