Προκειμένου η επικοινωνία να είναι αποτελεσματική, θα πρέπει να περιλαμβάνει επτά βασικά στοιχεία. Η επικοινωνία γίνεται προφορικά ή γραπτά από ακροατήριο. Το κοινό μπορεί να αποτελείται από ένα άτομο ή χίλιες. Όταν θέλετε να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά ένα μήνυμα σε κάποιον ή σε μια ομάδα ανθρώπων, είτε είναι ομιλημένο είτε γραμμένο, συμπεριλάβετε αυτά τα στοιχεία στο μήνυμά σας.
Δομή
Η διαδικασία επικοινωνίας πρέπει να περιέχει μια καλή δομή. Αυτό το στοιχείο επικοινωνίας συνίσταται στη δημιουργία ενός ανοίγματος, ενός σώματος και κλεισίματος για ομιλίες και επιστολές. Ένα άνοιγμα ενημερώνει το κοινό για το θέμα, το σώμα το εξηγεί και το κλείσιμο συνδέει όλα μαζί.
Σαφήνεια
Το δεύτερο στοιχείο της διαδικασίας επικοινωνίας είναι η σαφήνεια. Το μήνυμα που δίνει ένας ομιλητής πρέπει να είναι σαφές, επιτρέποντας στο κοινό να κατανοεί το θέμα και το σκοπό του.
Συνοχή
Η συνέπεια είναι επίσης ένα σημαντικό στοιχείο στην επικοινωνία. Ένα πρόσωπο που επικοινωνεί με ένα μήνυμα πρέπει να διασφαλίζει ότι δεν περιέχει ασυνέπειες που θα προκαλούσαν σύγχυση στους ακροατές.
Μεσαίο
Μεσαίο αναφέρεται στον τρόπο επικοινωνίας ενός μηνύματος. Τα μηνύματα επικοινωνούν με πολλούς τρόπους, μεταξύ άλλων μέσω επιστολών, τηλεφωνικών κλήσεων, σημείων, ομιλιών, φωνητικών μηνυμάτων και μέσω τηλεοπτικών εκπομπών. Η επιλογή του σωστού μέσου επικοινωνίας είναι ζωτικής σημασίας και θα πρέπει να επιλέγεται ανάλογα με τον προϋπολογισμό και τον σκοπό. Όταν επιλέγετε ένα μέσο, καθορίστε τον καλύτερο και οικονομικότερο τρόπο για να πάρετε το μήνυμά σας.
Συνάφεια
Μια άλλη ζωτικής σημασίας πτυχή της επικοινωνίας είναι η σχετικότητα. Προσδιορίστε αν το μήνυμα που δίνετε είναι σχετικό με το κοινό που το λαμβάνει. Αν το μήνυμα αφορά τις οικονομικές στατιστικές, βεβαιωθείτε ότι το κοινό θα κατανοήσει τις αναλογίες και τα δεδομένα που παρουσιάζετε.
Προτεραιότητα και πρόσφατη
Ένα κοινό δεν αντιλαμβάνεται πάντοτε ένα ολόκληρο μήνυμα, αλλά μπορεί να θυμάται λεπτομέρειες μόνο από την αρχή και το τέλος μιας ομιλίας ή μιας συνομιλίας. Αυτή η έννοια ονομάζεται "πρωτοκαθεδρία και πρόσφατη εμπειρία". Κατά την επικοινωνία ενός μηνύματος, να έχετε υπόψη αυτό το στοιχείο. Προσφέρετε τις πιο σημαντικές λεπτομέρειες που θα θέλατε να κατανοήσει το κοινό στην αρχή και στο τέλος του μηνύματος.
Ο ψυχολογικός κανόνας των επτά συν ή το δευτερόλεπτο
Σύμφωνα με τον Lee Hopkins, συγγραφέα της επιχειρησιακής επικοινωνίας, οι ψυχολόγοι πιστεύουν ότι οι άνθρωποι διατηρούν πληροφορίες στο μυαλό τους σε ομάδες. Εξαιτίας αυτού, ο κανόνας αυτός δημιουργήθηκε και δηλώνει ότι ανά πάσα στιγμή οι άνθρωποι μπορούν να θυμούνται μόνο πέντε έως εννέα πληροφορίες ανά πάσα στιγμή. Αυτό υπολογίζεται ξεκινώντας από τα επτά και προσθέτοντας ή αφαιρώντας δύο.
