Ανεξάρτητα από το είδος της επιχείρησής σας, πρέπει να καταλάβετε τι χρειάζεται για να οργανώσετε ένα γραφείο και να προετοιμάσετε έναν προϋπολογισμό εντός μιας κλίμακας που δεν υπερβαίνει τα έσοδα της επιχείρησης. Ένας βασικός προϋπολογισμός θα πρέπει να περιλαμβάνει μόνο τις δαπάνες που είναι απολύτως απαραίτητες για τη λειτουργία της επιχείρησης. Καθώς τα έσοδα αυξάνονται, μπορείτε να προσαρμόσετε ανάλογα τον προϋπολογισμό.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Κατάλογος δαπανών
-
Λογισμικό προϋπολογισμού όπως Quicken ή λογισμικό υπολογισμού, όπως το Microsoft Excel ή ένα βιβλίο λογιστικής
Με βάση τον ετήσιο προϋπολογισμό της επιχείρησης, καθορίστε έναν λογικό συνολικό προϋπολογισμό για το γραφείο - συνήθως μέσα σε 10 έως 15 τοις εκατό του ετήσιου προϋπολογισμού επιχειρήσεων.
Αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τι είναι απολύτως απαραίτητο για την εκτέλεση της επιχείρησής σας - για παράδειγμα, επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας (ηλεκτρικό, τηλέφωνο, Internet, νερό, φυσικό αέριο) ή είδη γραφείου (στυλό, μολύβια, νομικά μαξιλάρια, χαρτί αντιγραφής, συρραπτικό /, μελάνι εκτυπωτή, αναλώσιμα αλληλογραφίας, αναλώσιμα αρχειοθέτησης). Ανάλογα με τη γραμμή της επιχείρησής σας, ίσως χρειαστείτε εξειδικευμένο εξοπλισμό ή προμήθειες.
Εκτιμήστε το μέσο μηνιαίο κόστος για όλες τις επιχειρήσεις κοινής ωφελείας και τις ποσότητες υλικών γραφείου (δηλ. Μία περίπτωση χαρτιού αντιγράφου ανά μήνα). Κάνετε κάποια έρευνα σχετικά με τους πωλητές προμηθειών κοινής ωφέλειας ή γραφείων για να λάβετε την πιο αποδοτική τιμολόγηση και ζητήστε τους να σας στείλουν αποσπάσματα.
Πολλαπλασιάστε το κόστος των αντικειμένων κατά τη μηνιαία ποσότητα για να λάβετε το συνολικό μηνιαίο κόστος ανά στοιχείο. Προσθέστε το συνολικό μηνιαίο κόστος για να λάβετε συνολικό μηνιαίο προϋπολογισμό. Πολλαπλασιάστε τον συνολικό μηνιαίο προϋπολογισμό κατά 12 (για 12 μήνες) για να πάρετε έναν ετήσιο προϋπολογισμό γραφείου.
Συγκρίνετε το σύνολο με την αρχική εκτίμηση (που καθορίζεται στο Βήμα 1). Εάν το συνολικό ποσό είναι μικρότερο, μην προσαρμόσετε την εκτίμηση - επιτρέψτε στον εαυτό σας κάποιο "δωμάτιο wiggle" για απρόβλεπτα ή υψηλότερα από τα αναμενόμενα έξοδα. Αν το σύνολο είναι μεγαλύτερο, ρίξτε μια άλλη ματιά στον προτεινόμενο προϋπολογισμό σας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να εξαλείψετε τα έξοδα που δεν είναι απολύτως απαραίτητα, μειώνοντας την ποσότητα των απαραίτητων προμηθειών ή πραγματοποιώντας περισσότερες έρευνες στους πωλητές.
Αν ο συνολικός προϋπολογισμός σας δεν είναι ρυθμιζόμενος και περιλαμβάνει μόνο τα απαραίτητα έξοδα, προσαρμόστε την εκτίμησή σας στο νέο σας σύνολο και προσπαθήστε να κόψετε σε άλλες περιοχές για να διατηρήσετε έναν ισορροπημένο προϋπολογισμό για την επιχείρησή σας.
Συμβουλές
-
Οι προϋπολογισμοί πρέπει να διαχειρίζονται ενεργά. Εξετάστε την εξισορρόπηση του προϋπολογισμού σε μηνιαία βάση. Η τακτική παρακολούθηση του προϋπολογισμού εμποδίζει τη συνεπή υπερκάλυψη και επιτρέπει τον αναγκαίο χρόνο για την ανακατανομή των κονδυλίων. Αξιολογείτε τον προϋπολογισμό σε τριμηνιαία βάση για να προγραμματίσετε προσαρμογές μεγάλης κλίμακας ή να συμπεριλάβετε νέα στοιχεία.
Προειδοποίηση
Αν πρέπει να υπερβείτε ένα στοιχείο, να θυμάστε ότι πρέπει να αναπροσαρμοστεί αργότερα ή να μειωθεί το ποσό σε άλλο αντικείμενο, ώστε να διατηρηθεί ισορροπημένος ο προϋπολογισμός. Αν καταλήξετε να ξοδεύετε λιγότερα χρήματα σε ένα στοιχείο, προσπαθήστε να το χρησιμοποιήσετε ως νέο πρότυπο για να εξοικονομήσετε χρήματα μακροπρόθεσμα.
