Μπορεί να μπερδευτεί η γνώση των εγγράφων που χρειάζεστε για να έχετε στη διάθεσή σας όταν χειρίζεστε μια μικρή επιχείρηση. Ένα από αυτά τα έγγραφα, το έντυπο W-9 - Αίτηση για αριθμό φορολογικού μητρώου και πιστοποίηση - παραθέτει σημαντικές λεπτομέρειες που χρειάζεστε εσείς και η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων για επιχειρήσεις, ανεξάρτητους εργολάβους και εκείνους στους οποίους πραγματοποιείτε οποιοδήποτε είδος πληρωμής, εργαζομένων και πωλητών κατά τη διάρκεια του φορολογικού έτους.
W-9 Σκοπός
Το IRS συνιστά να ζητήσετε από όλους τους πωλητές να υποβάλουν ένα W-9 όταν σχεδιάζετε να κάνετε πληρωμές σε αυτά τα 600 ή περισσότερα δολάρια, αν πρόκειται για ιδιώτες ή ανεξάρτητους εργολάβους, ένα ακίνητο ή μέρος εγχώριου καταπιστεύματος, εταιρικές σχέσεις, εταιρίες, εταιρεία ή εταιρεία που έχει συσταθεί σύμφωνα με τη νομοθεσία των ΗΠΑ Ο σκοπός του W-9 είναι να σας δώσει το νομικό όνομα και τη διεύθυνση του πωλητή και τον ακριβή αριθμό φορολογικού μητρώου του φορολογούμενου για σκοπούς φορολογικής πληροφόρησης στο τέλος του έτους στο Έντυπο 1099. Οι φορολογικές πληροφορίες του εγγράφου θα μπορούσαν να έχουν τη μορφή αναγνωριστικού πιστοποιητικού εργοδότη, αναγνωριστικού αριθμού αλλοδαπού φορολογουμένου ή ακόμη και αριθμού κοινωνικής ασφάλισης. Το έγγραφο πρέπει να φέρει ημερομηνία και να υπογράφεται από το πρόσωπο που αναφέρεται ή από εκπρόσωπο της νομικής οντότητας εάν είναι εταιρεία.
Ειδοποίηση IRS
Αφού στείλετε τα έγγραφα Form-1099 που υποδεικνύουν πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν σε πωλητές και άλλους κατά τη διάρκεια του έτους, με βάση τις πληροφορίες W-9 που συλλέχθηκαν, το IRS θα σας στείλει μια ειδοποίηση εάν οι πληροφορίες στο 1099 δεν συμφωνούν με τα αρχεία του. Θα χρειαστεί να ζητήσετε ένα δεύτερο W-9 από τους προμηθευτές των οποίων οι πληροφορίες είναι εσφαλμένες. Το IRS απαιτεί να φυλάσσετε τα W-9s στον φάκελο για όλους τους οποίους έχετε πληρώσει περισσότερα από $ 600 σε ένα φορολογικό έτος, ως μέρος των τυπικών πρακτικών τήρησης αρχείων, συνήθως μέχρι επτά χρόνια. Κάντε την πρακτική να ζητάτε τακτικά ενημερωμένα μοντέλα W-9 από τους πωλητές για να εξασφαλίζετε την ακρίβεια ή τουλάχιστον κάθε φορά που η κυβέρνηση ενημερώνει ή αλλάζει τη φόρμα.
