Το εταιρικό μητρώο είναι ένα βασικό εργαλείο για την παρακολούθηση σημαντικών αποφάσεων και πράξεων μιας εταιρείας. Εκεί καταγράφονται οι συναντήσεις, η γενική επιχειρηματική δραστηριότητα, οι συναλλαγές και οι επιχειρηματικές αποφάσεις. Το βιβλίο αποτελείται από πέντε τμήματα, καθένα από τα οποία περιέχει συγκεκριμένες πληροφορίες. Εδώ είναι πώς μπορείτε να καταρτίσετε ένα βιβλίο ρεκόρ εταιρειών σωστά ανά τμήμα.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Εταιρικό βιβλίο ρεκόρ
-
Εταιρική σφραγίδα
-
Απόδειξη με έγγραφα
Το πρώτο τμήμα
Βεβαιωθείτε ότι καταγράφονται η αρχική κατάθεση της εταιρείας, η ημερομηνία κατάθεσης και η πληρωμή των τελών. Αυτά θα είναι μερικά από τα πρώτα έγγραφα που θα μπω στο βιβλίο ρεκόρ των εταιρειών.
Ζητήστε ένα πιστοποιητικό στην κατάσταση διατροφής από το κράτος. Συμπεριλάβετε αυτό στο εταιρικό βιβλίο εγγραφών. Περιλαμβάνονται αντίγραφα του καταστατικού, καθώς και οι τυχόν τροποποιήσεις που έχουν κατατεθεί.
Γράψτε τους κανονισμούς σας και συμπεριλάβετε ένα αντίγραφο αυτών. Γράψτε τυπικά κάθε ενέργεια που έχει αναληφθεί ως εταιρεία. Η τεκμηρίωση για κάθε πράξη που λαμβάνει η εταιρεία πρέπει να βρίσκεται στο βιβλίο εγγραφών.
Το δεύτερο τμήμα
Γράψτε τα πρακτικά για την αρχική συνάντηση για να σχηματιστεί η εταιρεία. Επίσης περιλαμβάνει την εκλογή αξιωματικών και διευθυντών.
Γράψτε τυχόν αρχικές αποφάσεις για να σχηματιστεί η εταιρεία. Περιλαμβάνουν επίσης όλες τις αρχικές συμφωνίες μεταξύ της εταιρείας και των δικηγόρων και λογιστών για υπηρεσίες.
Κρατήστε αυτό το τμήμα ανοιχτό για να κρατήσετε όλη την τεκμηρίωση των συνεδριάσεων και των λεπτών ενώ η εταιρεία λειτουργεί. Διατηρήστε τυχόν μελλοντικές εκλογές ή παραίτηση εδώ.
Το τρίτο τμήμα
Συμπεριλάβετε εδώ όλα τα πιστοποιητικά μετοχών που έχουν εκδοθεί. Η κατοχή κάθε πιστοποιητικού πρέπει να καταγράφεται με την ημερομηνία έκδοσης, ο οποίος την έλαβε και τις προσωπικές πληροφορίες (ηλικία, κατοικία, ιδιώτης ή νομική οντότητα).
Γράψτε τα δικαιώματα των μετόχων και τη συμφωνία ψηφοφορίας και συμπεριλάβετε το ψήφισμα που εγκρίνει αυτά τα έγγραφα. Αυτά περιλαμβάνονται επίσης σε αυτή την ενότητα.
Διατηρήστε και τους μετόχους ή τις μετοχικές συναλλαγές της εταιρείας. Σημειώστε επίσης εδώ το ποσό των μετοχών που κάθε πρόσωπο ή οντότητα έχει στην εταιρεία. Τυχόν αλλαγές στις μετοχές θα μεταφερθούν και εδώ.
Το τέταρτο τμήμα
Συμπεριλάβετε οποιαδήποτε δάνεια ή επιχορηγήσεις από μέλη, αξιωματικούς ή διευθυντές στην εταιρεία. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα με τα χρήματα που δόθηκαν αρχικά στην ίδρυση της εταιρείας. Οι αποφάσεις και οι συμβάσεις για δάνεια και η αποδοχή τους πρέπει να καταγράφονται εδώ.
Γράψτε τη θέση των εταιρειών λογιστών, του νόμιμου εκπροσώπου, των ασφαλιστικών πρακτόρων και άλλων επαγγελματιών που χρησιμοποιεί η εταιρεία για να ασκεί τις δραστηριότητές της. Αυτές οι πληροφορίες πηγαίνουν στο τέταρτο τμήμα.
Συμπεριλάβετε τη θέση των νομικών και ασφαλιστικών εγγράφων, καθώς και την ημερομηνία αγοράς τους και την παραλαβή των πληρωμών για τους παρακρατούμενους και τους αποδέκτες.
Το Πέμπτο Τμήμα
Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει τις αποφάσεις ως αποφάσεις. Γράψτε τυχόν συμφωνίες ή συζήτηση για τα ψηφίσματα. Συμπεριλάβετε όλα τα έγγραφα αυτών εδώ. Οποιαδήποτε σημαντική αγορά, πώληση, δημιουργία πολιτικής ή αλλαγή, επέκταση ή τερματισμός πρέπει να διαγραφεί ως απόφαση των αξιωματικών της εταιρείας και να συμπεριληφθεί σε αυτό το τμήμα.
Χρησιμοποιήστε την εταιρική σας σφραγίδα ή έναν συμβολαιογράφο για να επισημοποιήσετε τυχόν συμφωνίες μεταξύ της εταιρείας και άλλων προσώπων ή οντοτήτων.
Συμπεριλάβετε οποιαδήποτε έγγραφα με αυτές τις σφραγίδες σε αυτή την ενότητα επίσης.
