Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι οι πολιτικές και οι διαδικασίες που εφαρμόζει μια επιχείρηση προκειμένου να προστατεύσει τα περιουσιακά της στοιχεία, να διασφαλίσει τη σωστή λογιστική της, να μεγιστοποιήσει την αποτελεσματικότητα της λειτουργίας της και να προωθήσει ένα κλίμα συμμόρφωσης μεταξύ των εργαζομένων της. Υπάρχουν τρεις κύριοι τύποι εσωτερικών ελέγχων: ντετέκτιβ, προληπτικός και διορθωτικός.
Εσωτερικοί Έλεγχοι Ντετέκτιβ
Τα εσωτερικά στοιχεία ελέγχου των ντετέκτιβ έχουν σχεδιαστεί για να εντοπίζουν σφάλματα μετά την εμφάνισή τους Χρησιμεύουν ως μέρος ενός συστήματος ελέγχου και εξισορρόπησης και για τον προσδιορισμό της αποτελεσματικότητας των πολιτικών. Παραδείγματα περιλαμβάνουν μετρήσεις έκπληξης μετρητών, απογραφή, εξέταση και έγκριση λογιστικών εργασιών, εσωτερικοί έλεγχοι, αξιολογήσεις από ομότιμους και επιβολή των περιγραφών θέσεων εργασίας και των προσδοκιών. Τα εσωτερικά στοιχεία ελέγχου ντετέκτιβ επίσης βοηθούν στην προστασία των περιουσιακών στοιχείων Για παράδειγμα, εάν ένα ταμείο δεν ξέρει πότε θα μετρηθεί το συρτάρι της, μπορεί να είναι πιο πιθανό να είναι ειλικρινής.
Προληπτικοί εσωτερικοί έλεγχοι
Οι προληπτικοί εσωτερικοί έλεγχοι τίθενται σε εφαρμογή για να παραμείνουν σφάλματα και παρατυπίες. Ενώ οι έλεγχοι των ντετέκτιβ συνήθως εμφανίζονται ακανόνιστα, οι προληπτικοί έλεγχοι συμβαίνουν συνήθως σε τακτική βάση. Αυτά κυμαίνονται από το κλείδωμα του κτιρίου πριν φύγετε για να πληκτρολογήσετε έναν κωδικό πρόσβασης πριν ολοκληρώσετε μια συναλλαγή. Άλλοι προληπτικοί έλεγχοι περιλαμβάνουν τη δοκιμή για την ακρίβεια των κειμένων, την υποστήριξη των δεδομένων των υπολογιστών, τη δοκιμή φαρμάκων για τους εργαζόμενους, τον έλεγχο των εργαζομένων και τα προγράμματα κατάρτισης, τον διαχωρισμό καθηκόντων, τις καταναγκαστικές διακοπές, την έγκριση πριν από τη διεκπεραίωση μιας συναλλαγής και τον έλεγχο του περιουσιακού στοιχείου, για παράδειγμα).
Διορθωτικοί εσωτερικοί έλεγχοι
Όπως υποδηλώνει το όνομα, δημιουργούνται διορθωτικά εσωτερικά στοιχεία ελέγχου για να διορθωθούν τυχόν σφάλματα που εντοπίστηκαν από τους εσωτερικούς ελέγχους του ντετέκτιβ. Όταν γίνεται σφάλμα, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να ακολουθούν τις διαδικασίες που έχουν θεσπιστεί για τη διόρθωση του σφάλματος, όπως η αναφορά του προβλήματος σε έναν επόπτη. Τα προγράμματα κατάρτισης και η προοδευτική πειθαρχία για σφάλματα αποτελούν άλλα παραδείγματα διορθωτικών εσωτερικών ελέγχων.
Περιορισμοί
Είναι σημαντικό να έχετε κατά νου ότι οι εσωτερικοί έλεγχοι, αν και αποτελεσματικοί, δεν αποτελούν εγγύηση ότι οι στόχοι μιας εταιρείας θα εκπληρωθούν. Τα ανθρώπινα σφάλματα και τα σφάλματα στον υπολογιστή δεν υπολογίζονται από τους εσωτερικούς ελέγχους. Επιπλέον, οι εσωτερικοί έλεγχοι υποθέτουν ότι οι υπάλληλοι είναι ειλικρινείς και ότι δεν παρακάμπτουν τις κατευθυντήριες γραμμές ή δεν μεταβάλλουν τα δεδομένα για να επωφεληθούν.
