Οι επιχειρηματικές αναφορές συχνά τοποθετούνται σε μια ανθεκτική πλαστική σύνδεση ή δεσμεύονται χρησιμοποιώντας μια σπείρα ή χτένα δεσμευτική για να εξασφαλιστεί ότι θα κρατήσει μέχρι πολλαπλές συσκευές ανάγνωσης. Η μορφή αναφοράς που χρησιμοποιούν οι επιχειρηματίες για δεσμευμένες αναφορές ονομάζεται "μορφή χειρόγραφου". Μια αναφορά σε μορφή χειρόγραφου περιέχει διάφορες ενότητες: μια σελίδα τίτλου, μια επιστολή διαβίβασης, έναν πίνακα περιεχομένων, μια σύνοψη, μια εισαγωγή, ένα ιστορικό του προβλήματος ή μιας κατάστασης, μια συζήτηση, μια λύση, ένα συμπέρασμα,, και παραρτήματα.
Ξεκινήστε την αναφορά δημιουργώντας μια σελίδα τίτλου. Η σελίδα τίτλου μπορεί να μορφοποιηθεί με διάφορους τρόπους, αλλά πρέπει να περιέχει τον τίτλο της αναφοράς, το όνομα του δημιουργού, το όνομα του παραλήπτη και την ημερομηνία.
Δημιουργήστε το γράμμα της μετάδοσης. Παρόλο που η έκθεση μπορεί να έχει πολλούς αποδέκτες, η επιστολή διαβίβασης απευθύνεται στον επικεφαλής της επιτροπής ή στον ανώτατο υπάλληλο. Το γράμμα της μετάδοσης εισάγει την εκχώρηση και καλύπτει τα κύρια σημεία. Αυτό λειτουργεί ως προκαταρκτική περίληψη για τον αποδέκτη της έκθεσης.
Γράψτε το σώμα της αναφοράς, αρχίζοντας από την εισαγωγή. Η εισαγωγή περιγράφει τον σκοπό της έκθεσης, το πρόβλημα που συζητάτε και το εύρος του προβλήματος. Για παράδειγμα, αν το θέμα της έκθεσης είναι η έλλειψη χώρου στάθμευσης στο χώρο εργασίας σας, θα περιγράψετε το πρόβλημα στάθμευσης, τον λόγο για τον οποίο η εταιρεία σας θα πρέπει να λύσει το πρόβλημα και τις θέσεις στάθμευσης που συζητάτε.
Δημιουργήστε μια ενότητα που ονομάζεται υπόβαθρο και σκοπός για να συζητήσετε τυχόν σχετικές πληροφορίες. Ο αποδέκτης της έκθεσης μπορεί να γνωρίζει ήδη αυτές τις πληροφορίες, αλλά συμπεριλαμβάνοντας και αυτή, θα δώσει στην υπόλοιπη επιτροπή μια λεπτομερή επισκόπηση και θα σας δείξει τις γνώσεις σας για το θέμα. Για το παράδειγμα στάθμευσης, μπορείτε να συζητήσετε το γεγονός ότι τα τμήματα ήταν επαρκή όταν ξεκινήσατε, αλλά από τη συγχώνευση της εταιρείας το 2004, οι νέοι υπάλληλοι είχαν προβλήματα με την εύρεση χώρου στάθμευσης.
Γράψτε μια ενότητα που συζητά τις διάφορες λύσεις στο πρόβλημα. Η διοίκηση θα ήθελε να ενημερωθεί για όλες τις πιθανές λύσεις, ή για όλες τις πιθανές αιτίες στην περίπτωση μιας αναλυτικής έκθεσης, για το πρόβλημα. Καλύψτε κάθε λύση ή προκαλέστε λεπτομερώς και δώστε αποδεικτικά στοιχεία για το καθένα.
Περιγράψτε την καλύτερη λύση ή την πιο πιθανή αιτία. Εάν υποστηρίζετε μια λύση, παρέχετε έναν προϋπολογισμό και ένα χρονοδιάγραμμα για τη λύση, ώστε η διοίκηση να έχει μια σαφή εικόνα όλων των χρημάτων και της εργασίας που συνεπάγεται η εφαρμογή της λύσης. Εάν περιγράφετε μια πιθανή αιτία, εξηγήστε τι μπορεί να χρειαστεί για την αντιμετώπιση της αιτίας.
Γράψτε ένα συμπέρασμα που συνοψίζει την έκθεση και επαναλαμβάνει την ανάγκη να εφαρμόσετε την καλύτερη λύση ή να αντιμετωπίσετε την πιο πιθανή αιτία. Παρέχετε πληροφορίες σχετικά με την ενέργεια, όπως οι σχετικές ημερομηνίες συνάντησης για να ψηφιστεί η λύση ή άλλες πληροφορίες της σύσκεψης.
Δημιουργήστε μια ενότητα που αναφέρεται στις εργασίες και περιλαμβάνει όλες τις πηγές σας. Αυτό θα επιτρέψει στη διεύθυνση να διαβάσει περισσότερα για το πρόβλημα ή να επαληθεύσει τα γεγονότα σας.
Τοποθετήστε τυχόν παραρτήματα, όπως ένα αντίγραφο μιας έρευνας ή ένα λεπτομερές σχηματικό, στο τέλος της έκθεσης.
Δημιουργήστε τη σύνοψη μετά τη σύνταξη του κειμένου της έκθεσης. Στη συνέχεια, τοποθετήστε τη σύνοψη αμέσως πίσω από τον πίνακα περιεχομένων στην αναφορά. Η σύνοψη θα πρέπει να είναι περίπου το 1/10 της διάρκειας του σώματος της έκθεσης και θα πρέπει να είναι μια συνολική επισκόπηση ολόκληρης της έκθεσης. Σκοπός της σύνοψης είναι να παράσχει λεπτομερή περίληψη ολόκληρης της έκθεσης για την επιτροπή.
Γράψτε τον πίνακα περιεχομένων τελευταίο, αλλά τοποθετήστε το πίσω από το γράμμα της μετάδοσης. Όταν τελειώσετε με το σώμα της αναφοράς, πληκτρολογήστε όλες τις μεγάλες επικεφαλίδες και υποτιτλίες και τοποθετήστε τις στον πίνακα περιεχομένων μαζί με τον αριθμό σελίδας τους.
Δεσμεύστε την αναφορά. Εάν η αναφορά σας θα διαβαστεί μόνο μία ή δύο φορές, ένα σαφές πλαστικό κάλυμμα με ένα συρόμενο συνδετικό υλικό θα φαίνεται επαγγελματικό και θα είναι αρκετά ανθεκτικό για λίγες χρήσεις. Αν η έκθεσή σας πρέπει να είναι πιο ανθεκτική, μεταβείτε σε ένα κατάστημα αντιγραφής και ζητήστε να συνδεθείτε. Το κατάστημα αντιγράφων μπορεί να βάλει ένα υψηλής ποιότητας πλαστικό κάλυμμα στην αναφορά και να εισαγάγει μια δέσμευση σε αυτό. Ένα χτένισμα συνδετήρα είναι μια κατάλληλη, ανέξοδη επιλογή, αλλά μια σπειροειδής δέσμευση θα είναι η πιο ανθεκτική και ελκυστική επιλογή για λίγα δολάρια περισσότερο.
