Πώς να ελέγξετε έναν προμηθευτή

Οι προμηθευτές ποιότητας είναι απαραίτητο μέρος ενός οργανισμού επειδή παρέχουν καλές υπηρεσίες και υπηρεσίες που χρησιμοποιείτε για να εξυπηρετήσετε τους πελάτες σας. Οι επιχειρηματικές πρακτικές των προμηθευτών έχουν άμεσο αντίκτυπο στον οργανισμό σας. Αν έχετε προμηθευτή που δεν είναι σε θέση να παραδώσει εγκαίρως τα προϊόντα σας, αυτό επηρεάζει άμεσα τα έσοδά σας. Ο έλεγχος ενός προμηθευτή είναι απαραίτητο μέρος ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας. Μπορεί να αποφασίσετε να ελέγξετε έναν νέο προμηθευτή επειδή σκέφτεστε να το χρησιμοποιήσετε για τις ανάγκες της επιχείρησής σας ή μπορείτε να αποφασίσετε να ελέγξετε έναν τρέχοντα προμηθευτή λόγω συμβάντος που συνέβη στο παρελθόν.

Επικοινωνήστε με τον προμηθευτή σας για να προγραμματίσετε μια ώρα για τη διεξαγωγή του ελέγχου. Δώστε προσοχή στην ανταπόκριση του προμηθευτή σας, ειδικά εάν είναι ή όχι δεκτικοί σε εσάς που διενεργείτε έλεγχο. Πάρτε υπόψη σας τον χρόνο του προμηθευτή και προσπαθήστε να προγραμματίσετε ένα χρόνο ελέγχου που ωφελεί και τα δύο μέρη.

Αναπτύξτε το σχέδιο ελέγχου και ελέγξτε το ιστορικό ποιότητας του προμηθευτή σας. Το σχέδιό σας ελέγχου καθορίζεται από τον λόγο για τον έλεγχο. Για παράδειγμα, αν έχετε αντιμετωπίσει κάποια προβλήματα παραγωγής με τον προμηθευτή σας, τότε θα πρέπει να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στον έλεγχο της περιοχής παραγωγής.

Φτάστε εγκαίρως στη διευκόλυνση του προμηθευτή σας. Είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη το χρονοδιάγραμμα του προμηθευτή σας. Αν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να αποφύγετε την αναδιάταξη του ελέγχου σας, επειδή κάνει την εταιρεία σας να εμφανίζεται αντιεπαγγελματική.

Δώστε προσοχή στο χώρο στάθμευσης, στον χώρο του κάδου απορριμμάτων και στην μπροστινή περιοχή γραφείου για να δείτε εάν είναι τακτοποιημένα. Λάβετε ειδοποίηση εάν είστε ευπρόσδεκτοι με επαγγελματικό και ευγενικό τρόπο. Όλα αυτά αντικατοπτρίζουν τις αρχές της ομάδας διαχείρισης του προμηθευτή.

Κάντε μια περιήγηση στις εγκαταστάσεις. Αναζητήστε τυχόν ελαττώματα εξοπλισμού ή θέματα ασφάλειας. Ενημερωθείτε σχετικά με τον αριθμό των προσωρινά απασχολουμένων και τον αριθμό των υπαλλήλων που εργάζονται στις εγκαταστάσεις. Ελέγξτε τις ναυτιλιακές πολιτικές του προμηθευτή και τηρήστε τις διαδικασίες παραγωγής και συναρμολόγησης. Καταγράψτε τη στάση του διαχειριστή ενώ ταξιδεύετε στις εγκαταστάσεις και πραγματοποιείτε τον έλεγχό σας.

Ελέγξτε τα τιμολόγια ενός υφιστάμενου προμηθευτή και τις συμβάσεις τιμολόγησης, για να βεβαιωθείτε ότι ο προμηθευτής σας χρεώνει με ακρίβεια. Αναζητήστε τυχόν αποκλίσεις στην τιμολόγηση, όπως ανακριβείς χρεώσεις και αλλαγές τιμών που πραγματοποιήθηκαν πριν από την προγραμματισμένη ώρα. Συνεργαστείτε με το τμήμα πληρωμών που καταβάλλετε στους λογαριασμούς σας για να αναζητήσετε τυχόν ασυνέπειες στα τιμολόγια προμηθευτών, συμπεριλαμβανομένων ανεξήγητων διαφορετικών χρεώσεων και ανακριβών τελών αποστολής και μεταφοράς.

Επαληθεύστε τους όρους λειτουργίας ενός νέου προμηθευτή. Μετά από μερικούς μήνες από τη χρήση ενός νέου προμηθευτή, θα πρέπει να αναθεωρήσετε μια παρτίδα δείγματος των γραμμών τιμολογίων προμηθευτή με γραμμή και τις επιχειρηματικές συμβάσεις για να δείτε αν οι όροι ταιριάζουν. Αν διαπιστώσετε κάποια ασυμφωνία που να αποδεικνύει ότι έχετε υπερφορτωθεί, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον προμηθευτή για να ζητήσετε επιστροφή χρημάτων.

Πάρτε καλές σημειώσεις για τα πράγματα που παρατηρείτε. Αυτό θα σας βοηθήσει όταν είναι καιρός να γράψετε την αξιολόγησή σας και να την παρουσιάσετε στη διοίκηση. Προσθέστε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες στις σημειώσεις σας, ώστε να μπορείτε να αντιμετωπίσετε αποτελεσματικά τυχόν προβλήματα.

Γράψτε την αξιολόγησή σας. Συμπεριλάβετε στην αξιολόγησή σας τυχόν συστάσεις και υποστηρίξτε τους με αποδεικτικά στοιχεία. Για παράδειγμα, εάν συστήνετε νέο εξοπλισμό, τεκμηριώνετε τον ελαττωματικό εξοπλισμό που παρατηρήσατε κατά την εκτέλεση του ελέγχου σας. Παρέχετε στον προμηθευτή την αξιολόγηση και συζητήστε τυχόν ανησυχίες του προμηθευτή σας.