Οι διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν σχέδια έργων για να κοινοποιήσουν την κατάσταση των έργων σε μια ομάδα έργου. Το σχέδιο έργου αποτελείται από εργασίες, δραστηριότητες, ορόσημα, εξαρτήσεις και πόρους που απαιτούνται για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Ο υπεύθυνος έργου δημιουργεί και διατηρεί το σχέδιο του έργου. Ορισμένοι διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν λογισμικό διαχείρισης έργων για να διατηρήσουν τα σχέδια τους.
Ανάπτυξη
Οι διαχειριστές του έργου δημιουργούν αρχικά το σχέδιο του έργου φορτώνοντας στις απαιτούμενες δραστηριότητες. Οι δραστηριότητες αυτές αφορούν το συνολικό έργο και ανατίθενται σε διάφορα μέλη της ομάδας έργου. Λόγω του επαναληπτικού χαρακτήρα του σχεδίου του έργου, οι διαχειριστές έργων μπορούν να ενημερώσουν το σχέδιο του έργου καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου. Οι δραστηριότητες αποτελούν τη διάρθρωση της εργασίας κατά τη σύνδεση με το χρονοδιάγραμμα του έργου και τους πόρους του έργου.
Στοιχεία
Το σχέδιο του έργου βοηθά στην οργάνωση των διαφόρων σχεδίων που βρίσκονται στο σχέδιο του έργου. Το σχέδιο εφαρμογής του σχεδίου περιγράφει το γενικό πεδίο εφαρμογής του έργου. Το σχέδιο προγραμματισμού διευκρινίζει το χρονοδιάγραμμα του έργου και τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης του έργου. Το σχέδιο αυτό περιγράφει επίσης τις φάσεις του έργου του συνολικού σχεδίου. Το σχέδιο διαχείρισης κόστους περιλαμβάνει τον προϋπολογισμό του έργου και την ασυνέπεια στις λεπτομέρειες του προϋπολογισμού. Το σχέδιο διαχείρισης ποιότητας παρέχει πληροφορίες για τις επιχειρησιακές λεπτομέρειες του έργου. Τα σχέδια στελέχωσης και επικοινωνίας αναφέρουν λεπτομερώς τους πόρους και πότε και ποια επικοινωνία βγαίνουν στην ομάδα του οργανισμού και του έργου.
Διαχείριση κινδύνου
Η διαχείριση κινδύνων διευκρινίζει επίσης τη χρησιμότητα ενός σχεδίου έργου. Σύμφωνα με το "Project Knowledge Management Body" του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργων, κάθε έργο διατρέχει κινδύνους. Το σχέδιο του σχεδίου περιγράφει κάθε κίνδυνο και επιτρέπει στον υπεύθυνο του έργου να εκπονήσει ένα σχέδιο για τον μετριασμό των κινδύνων. Οι τυχόν περιορισμοί στο πλαίσιο του έργου ανήκουν στο σχέδιο διαχείρισης του κινδύνου του σχεδίου του έργου. Ο υπεύθυνος του έργου μπορεί να παρακολουθεί τους κινδύνους στο σχέδιο του έργου και να ειδοποιεί τους ενδιαφερόμενους, όπως απαιτείται.
Εκτέλεση
Το σχέδιο έργου που χρησιμοποιείται ως εργαλείο επικοινωνίας παρέχει πληροφορίες σχετικά με το έργο καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου. Εκτελώντας το σχέδιο, ο υπεύθυνος του έργου εργάζεται μαζί με την ομάδα του έργου για να διασφαλίσει την ακρίβεια όλων των στοιχείων του σχεδίου. Η διαχείριση των πόρων πραγματοποιείται κατά την εκτέλεση του σχεδίου του έργου, εφόσον υπάρχουν αναθεωρήσεις του προϋπολογισμού και δραστηριότητες προμηθειών. Ο διαχειριστής έργου εκτελεί και παρακολουθεί τις επικοινωνίες και την κατανομή των πόρων. Ο διαχειριστής του έργου μπορεί επίσης να αναγνωρίσει τις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες χρησιμοποιώντας το σχέδιο του έργου.
Εξόδους
Τα αποτελέσματα εργασιών και οι αιτήσεις αλλαγής, δύο εξόδους του σχεδίου του έργου, βοηθούν τον υπεύθυνο του έργου να αναλύσει το έργο που ολοκληρώθηκε και να τροποποιήσει το πεδίο εφαρμογής του έργου. Ο διαχειριστής χρησιμοποιεί μέτρα ποιότητας για να ελέγξει τα αποτελέσματα της εργασίας για να εξασφαλίσει την επάρκεια της παραγωγής. Τα αιτήματα αλλαγής, τα οποία σχετίζονται με πολλές διαφορετικές πτυχές του έργου, συχνά περιλαμβάνουν το χρονοδιάγραμμα του έργου, τις αλλαγές κόστους ή εμβέλειας, σύμφωνα με τον "Οδηγό Μελέτης Επαγγελματικών Μελετών" του Joseph Phillips.
