Η διαχείριση του έργου αναφέρεται γενικά στη διαδικασία και τις σχετικές δραστηριότητες σχεδιασμού, οργάνωσης και ελέγχου των πόρων για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων. Τα έργα συνήθως περιορίζονται από παράγοντες όπως το πεδίο εφαρμογής, ο προϋπολογισμός και ο χρόνος, απαιτώντας από τη λειτουργία διαχείρισης έργων να βελτιστοποιήσει την κατανομή των πόρων και να τις ενσωματώσει κατάλληλα για να ξεπεράσουν αυτούς τους περιορισμούς και να ανταποκριθούν σε προκαθορισμένους στόχους. Η διαχείριση των δραστηριοτήτων του έργου μπορεί να θεωρηθεί ως μια σειρά βημάτων που πρέπει να ολοκληρωθούν, σύμφωνα με τις πέντε φάσεις που καθορίζουν τον κύκλο ζωής του έργου.
Την έναρξη
Η εκκίνηση του έργου ξεκινάει τον κύκλο ζωής του έργου και περιλαμβάνει τη συγκέντρωση μιας ομάδας με επικεφαλής διαχειριστή έργου και την παρουσίαση του έργου. Η επισκόπηση συνήθως περιλαμβάνει τον ορισμό του λόγου για το έργο, τους επιχειρηματικούς στόχους και τη στρατηγική για την επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων. Επιπλέον, παρέχεται προκαταρκτικό πεδίο εφαρμογής, πρόταση προϋπολογισμού, ορόσημα και ημερομηνία ολοκλήρωσης. Αυτή η φάση αφορά συνήθως τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη που δημιουργούν επιχειρησιακή υπόθεση για το έργο με βάση μια μελέτη σκοπιμότητας και αναπτύσσουν έναν χάρτη έργου ο οποίος καθορίζει το όραμα, το πεδίο εφαρμογής, τις προσδοκίες και το σχέδιο εφαρμογής.
Σχεδίαση
Ο σχεδιασμός συνεπάγεται τη χαρτογράφηση όλων των απαραίτητων εργασιών για την ολοκλήρωση του έργου και την παροχή ρεαλιστικών ημερομηνιών ολοκλήρωσης εργασιών. Η φάση σχεδιασμού περιλαμβάνει συχνά τη δημιουργία ενός σχεδίου διαχείρισης έργου για την καθοδήγηση της ομάδας. Ο PMP παρέχει λεπτομερή ανάλυση των απαιτούμενων δεξιοτήτων, της εκτίμησης κινδύνου, των μη εργατικών πόρων και των ορόσημων για κάθε εργασία. Προσδιορίζει τους ενδιαφερόμενους και καθορίζει τα κριτήρια που απαιτούνται για την επιτυχή ολοκλήρωση κάθε εργασίας - πώς και πότε θα αναληφθούν οι δραστηριότητες, τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθηθούν, τη συχνότητα αναφοράς και τα κανάλια επικοινωνίας.
Εκτέλεση
Κατά τη διάρκεια της φάσης εκτέλεσης, η σχεδιαζόμενη λύση υλοποιείται για να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις του έργου. Η ομάδα του έργου και οι απαραίτητοι πόροι συγκεντρώνονται και χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία των επιθυμητών εξόδων του έργου. Πρόκειται για μια επαναληπτική φάση που περιλαμβάνει την αντιμετώπιση προβλημάτων, τις δοκιμές και τις αναθεωρήσεις προκειμένου να ικανοποιηθεί ένα συγκεκριμένο σύνολο απαιτήσεων προϊόντος. Ο υπεύθυνος του έργου επιβλέπει την κατάλληλη κατανομή πόρων για να κρατήσει το έργο στο χρονοδιάγραμμα. Διατηρεί επίσης την επικοινωνία τόσο με εσωτερικούς όσο και με εξωτερικούς φορείς - τα μέλη της ομάδας του έργου, την εκτελεστική διεύθυνση και τους πωλητές - για να συζητήσουν την κατάσταση του έργου.
Ελεγχος
Η φάση ελέγχου περιλαμβάνει τον έλεγχο και την παρακολούθηση των έργων για να διασφαλιστεί ότι το έργο που εκτελείται συμμορφώνεται με το σχέδιο και ανταποκρίνεται στις προσδοκίες των ενδιαφερομένων. Ο στόχος είναι η αποδοχή του έργου από τον πελάτη. Τα αποτελέσματα του έργου παρακολουθούνται συνεχώς και εάν προκύψουν αποκλίσεις ή ο πελάτης ζητήσει μια συγκεκριμένη αλλαγή, τα δεδομένα διοχετεύονται πίσω στις διαδικασίες εκτέλεσης, ώστε να ληφθούν διορθωτικά μέτρα. Αυτή η φάση ολοκληρώνεται όταν τα παραδοτέα - οι τελικές εξόδους του έργου - εγκριθούν από τον πελάτη ως ικανοποιώντας τα προδιαγεγραμμένα πρότυπα ποιότητας που ορίζονται στο σχέδιο.
Κλείσιμο
Η φάση κλεισίματος περιλαμβάνει τυπικά την τεκμηρίωση του έργου - μια διαδικασία που αρχίζει όταν τα παραδοτέα αποδεσμεύονται από τον ανάδοχο και είναι τυπικά αποδεκτά από τον πελάτη. Όλα τα σχετικά υλικά παραδίδονται, συμπεριλαμβανομένης της τεκμηρίωσης του έργου, των εγχειριδίων και του πηγαίου κώδικα. Όλες οι γραφειοκρατικές εργασίες της σύμβασης ολοκληρώνονται, επισημαίνονται με τα υπογεγραμμένα έγγραφα της σύμβασης αποδοχής. Μια επίσημη έκθεση ανασκόπησης έργου που προσδιορίζει και βαθμολογεί το επίπεδο επιτυχίας του έργου, καθώς και μια κριτική επισκόπηση των διδαγμάτων που έχουν αντληθεί, παρέχεται επίσης στον πελάτη.
