Σήμερα, ο καθένας μπορεί να ξεκινήσει μια επιχείρηση. Η ανάπτυξη της επιχείρησής σας και η επίτευξη της μέγιστης απόδοσης είναι το πιο δύσκολο κομμάτι. Εσείς και η ομάδα σας πρέπει να βελτιώνετε συνεχώς τις ικανότητές σας, να μαθαίνετε νέα πράγματα και να βελτιώνετε τις γνώσεις σας. Όσο καλοί είστε σε αυτό που κάνετε, υπάρχει πάντα περιθώριο βελτίωσης. Εκεί βρίσκεται η φιλοσοφία Kaizen. Επίσης γνωστή ως Διαδικασία Συνεχούς Βελτίωσης, η έννοια αυτή περιλαμβάνει μια σειρά πρακτικών που στοχεύουν στην αύξηση της απόδοσης και της παραγωγικότητας. Μπορεί να εφαρμοστεί σε όλους τους τομείς της ζωής, όχι μόνο στην επιχείρηση.
Τι είναι η συνεχής βελτίωση;
Η διαδικασία συνεχούς βελτίωσης βασίζεται στην Kaizen, ιαπωνική φιλοσοφία σύμφωνα με την οποία οι μικρές θετικές αλλαγές μπορούν να αποδώσουν μεγάλα αποτελέσματα. Αυτή η λέξη σημαίνει "_change για καλύτερη. Στην επιχειρηματική δραστηριότητα, αναφέρεται στις δραστηριότητες και τις πρακτικές που μπορεί να βελτιώσουν τις επιδόσεις και τις λειτουργίες ενός οργανισμού. Η νοοτροπία του Kaizen χρησιμοποιείται επίσης στην προπόνηση ζωής, στην ψυχοθεραπεία, στην εκπαίδευση και σε άλλους τομείς.
Οι οργανισμοί προσπαθούν να βελτιώσουν τις διαδικασίες τους εδώ και δεκαετίες. Στη δεκαετία του '80, οι ιαπωνικές εταιρείες προσπάθησαν να εφαρμόσουν παραδοσιακές τεχνικές διαχείρισης με πιο αποτελεσματικούς τρόπους από ό, τι οι δυτικές εταιρείες. Η διεθνής επιτυχία τους είναι ζωντανή απόδειξη ότι η Kaizen λειτουργεί και ότι μπορεί να επιφέρει σημαντικές βελτιώσεις σε όλους τους τομείς των επιχειρήσεων. Έτσι δημιουργήθηκε αυτή η μεθοδολογία.
Οι εταιρείες παγκοσμίως χρησιμοποιούν το Kaizen για να εξομαλύνουν τις δραστηριότητές τους, να εντοπίσουν ευκαιρίες και να μειώσουν τα απόβλητα. Ορισμένοι το εφαρμόζουν ως άτυπο σύνολο κατευθυντήριων γραμμών, ενώ άλλοι το θεωρούν ως επίσημη πρακτική. Η συνεχής βελτίωση χρησιμοποιείται συχνά σε συνδυασμό με άλλες μεθοδολογίες, όπως Scrum, Lean, Six Sigma και Kanban.
Ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας σας, μπορείτε να εφαρμόσετε αυτήν την έννοια σε έναν ή περισσότερους τομείς εργασίας. Ορισμένες επιχειρήσεις τη θεωρούν ως έναν τρόπο δημιουργίας και διατήρησης μιας κουλτούρας συνεχούς βελτίωσης στην έρευνα, την εξυπηρέτηση πελατών, την ανάπτυξη προϊόντων, τη διαχείριση και πολλά άλλα. Άλλοι χρησιμοποιούν το Kaizen για να ενθαρρύνουν την ομαδική εργασία και να καλλιεργήσουν ένα δυναμικό εργασιακό περιβάλλον.
Αυτή η φιλοσοφία μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να ευδοκιμήσει και να γίνει πιο αποτελεσματική σε λιγότερο χρόνο. Αναμείνετε να εργάζεστε καλύτερα και πιο γρήγορα, παρέχετε προϊόντα υψηλότερης ποιότητας και μειώνετε το κόστος σε ένα ευρύ φάσμα προϊόντων, υπηρεσιών και συστημάτων. Σκεφτείτε το Kaizen ως μια σταδιακή και ατελείωτη διαδικασία που μπορεί να αυξήσει την απόδοση και την αποτελεσματικότητα της εταιρείας σας, ώστε να μπορέσει να επιτύχει τους στόχους της.
Αν κάνετε μια γρήγορη αναζήτηση στο διαδίκτυο για "αρχές και πρακτικές kaizen pdf", "kaizen", "αρχές συνεχούς βελτίωσης" και άλλους παρόμοιους όρους, θα έχετε χιλιάδες αποτελέσματα. Η έννοια αυτή έχει αποτελέσει αντικείμενο πολυάριθμων μελετών και πολλά βιβλία έχουν γραφτεί γι 'αυτό. "Η δημιουργία ενός πολιτισμού Kaizen, Kaizen: Το κλειδί για την ανταγωνιστική επιτυχία της Ιαπωνίας" και "Οι μέθοδοι της Toyota Kaizen" είναι μόνο ένα ζευγάρι που πρέπει να αναφέρουμε.
Οι αρχές βελτίωσης της διαδικασίας Kaizen
Το Kaizen είναι μια φιλοσοφία της ζωής και μια επιστημονική μέθοδος που χρησιμοποιεί οργανωτικές πεποιθήσεις και αξίες μαζί με στατιστικό ποιοτικό έλεγχο για τη βελτίωση των διαδικασιών εργασίας. Υπάρχουν αρκετές αρχές βελτίωσης της διαδικασίας Kaizen, οι οποίες ποικίλουν ανάλογα με την πηγή. Σύμφωνα με ορισμένους ειδικούς, αυτά περιλαμβάνουν την ανατροφοδότηση, την αποτελεσματικότητα και την εξέλιξη. η πρώτη είναι η κινητήρια δύναμη πίσω από τα άλλα δύο.
Άλλοι ειδικοί λένε ότι υπάρχουν πέντε, έξι ή ακόμα και 10 αρχές βελτίωσης της διαδικασίας. Ωστόσο, όλοι μοιράζονται ομοιότητες και έχουν τον ίδιο στόχο: να βελτιώνουν συνεχώς τις διαδικασίες, τις υπηρεσίες, τα προϊόντα και άλλους βασικούς τομείς μιας επιχείρησης. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στις πιο δημοφιλείς αρχές Kaizen και πώς να τις εφαρμόσουν στον οργανισμό σας.
Ποτέ μην σταματήσετε τη βελτίωση
Η διαδικασία βελτίωσης συνεχίζεται και δεν τελειώνει ποτέ. Με τη σταδιακή πραγματοποίηση μικρών αλλαγών για να αυξήσετε τη ροή εργασίας και την παραγωγικότητα, θα μετριάσετε τους κινδύνους και θα επιτύχετε περισσότερα μακροπρόθεσμα.
Οι θεμελιώδεις βελτιώσεις απαιτούν περισσότερες αλλαγές και ως εκ τούτου συνεπάγονται υψηλότερο κόστος και μεγαλύτερους κινδύνους. Τείνουν επίσης να είναι πιο χρονοβόρες. Οι σταδιακές, συνεχείς βελτιώσεις, αντίθετα, σας επιτρέπουν να βελτιώνετε συνεχώς τις πρακτικές σας και να επιτύχετε πιο αποτελεσματικά και ακριβή αποτελέσματα.
Η Toyota, για παράδειγμα, χρησιμοποίησε αυτή τη στρατηγική για να εδραιωθεί ως ηγέτης της βιομηχανίας. Αντί να αναλάβει μεγάλα έργα, οι υπάλληλοί της ενθαρρύνθηκαν να εντοπίσουν τα μικρότερα ζητήματα, να εντοπίσουν τις υποκείμενες αιτίες τους και να λάβουν τα απαραίτητα μέτρα για να τα διορθώσουν.
Σύμφωνα με αυτή τη φιλοσοφία, η εστίαση πάρα πολύ στις διαδικασίες και τον τρόπο των ενεργειών μπορεί να σταματήσει τη δημιουργικότητα και την καινοτομία. Οι διαχειριστές και οι ομάδες τους θα πρέπει να επικεντρωθούν στη βελτίωση. Αυτό μπορεί να γίνει με τον εντοπισμό ευκαιριών ή προβλημάτων, την ανάλυση της διαδικασίας και την εκπόνηση ενός σχεδίου δράσης.
Στη συνέχεια, είναι απαραίτητο να εφαρμόσετε αυτό το σχέδιο ή τη λύση, να παρακολουθείτε τα αποτελέσματα και να προσαρμόζετε τις προσπάθειές σας ανάλογα. Αν όλα πάνε καλά, τυποποιήστε τη λύση και εφαρμόστε την σε ολόκληρο τον οργανισμό, τις διαδικασίες του και τους σχετικούς τομείς.
Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εξακολουθούν να έχουν κολλήσει στην παλιά νοοτροπία "έτσι είναι το πώς το έχουμε κάνει πάντα". Πιστεύουν ότι όσο λειτουργεί κάτι, δεν χρειάζεται να το αλλάξουμε με κανέναν τρόπο - αυτό σταματοποιεί την καινοτομία και τη βελτίωση. Ως ηγέτης, είναι σημαντικό να αμφισβητείτε το status quo κάθε μέρα.
Ας υποθέσουμε ότι οι υπάλληλοί σας χρησιμοποιούν το ίδιο λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων για χρόνια. Μήπως συνεχίζετε να λέτε στον εαυτό σας ότι επειδή αυτά τα προγράμματα λειτούργησαν καλά για τόσο πολύ καιρό, γιατί θα ξοδέψατε επιπλέον με το πιο πρόσφατο λογισμικό; Μετά από όλα, οι υπάλληλοί σας πληρώνονται για το χρόνο και τις προσπάθειές τους.
Η αλήθεια είναι ότι το προσωπικό σας μπορεί να είναι σε θέση να κάνει περισσότερα μέσα σε λιγότερο χρόνο, να επιτύχει καλύτερα αποτελέσματα και να αποφύγει τα δαπανηρά λάθη μεταβαίνοντας σε ένα σύγχρονο πρόγραμμα διαχείρισης αποθεμάτων. Θα εργάζονται πιο αποτελεσματικά και με μεγαλύτερη ακρίβεια, θα αισθάνονται λιγότερο άγχος και θα συμβαδίζουν με τις συνεχώς μεταβαλλόμενες τάσεις στον κλάδο. Δεν θα χρειάζεται πλέον να γράφουν καθημερινές αναφορές και να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμπρός και πίσω, να ελέγχουν χειρωνακτικά τα σφάλματα και να ξοδεύουν ώρες για να διορθώσουν τυχόν προβλήματα που μπορεί να προκύψουν.
Θυμηθείτε, ο κύριος σκοπός της συνεχούς βελτίωσης είναι να εντοπίσετε, να μειώσετε και να εξαλείψετε τις υποβέλτιστες διαδικασίες. Αυτό περιλαμβάνει τον τρόπο με τον οποίο οι υπάλληλοί σας εργάζονται και διαχειρίζονται τις καθημερινές τους εργασίες.
Οι άνθρωποι, το πιο πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο
Η διαδικασία συνεχούς βελτίωσης περιστρέφεται γύρω από τις δραστηριότητες ομαδικής εργασίας. Υπογραμμίζει το γεγονός ότι οι εργαζόμενοι αποτελούν το πιο πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο μιας επιχείρησης και ότι οι ιδέες τους είναι πολύτιμες. Οι παρακινημένοι υπάλληλοι είναι υπερήφανοι για την εργασία τους, προσπαθούν να κάνουν το καλύτερό τους και να έχουν ικανοποίηση στα επιτεύγματά τους.
Σε μια έρευνα του 2015, το 17 τοις εκατό των εργαζομένων στις Η.Π.Α. δήλωσε ότι απολύθηκαν ενεργά. Περισσότεροι από τους μισούς ανέφεραν ότι δεν είχαν εμπλακεί. Μόνο το 32% των ερωτηθέντων ασχολήθηκε με τον εργασιακό χώρο.
Οι συμμετέχοντες εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να καινοτομούν και να δοκιμάζουν νέες διαδικασίες. Τείνουν επίσης να παραμείνουν περισσότερο με μια εταιρεία και να εργάζονται πιο αποτελεσματικά. Η μέθοδος Kaizen εντάσσει τους ανθρώπους ενεργά και διεγείρει τη δημιουργικότητά τους, γεγονός που μπορεί να βελτιώσει την κατώτατη γραμμή του οργανισμού σας.
Μετρήστε τα αποτελέσματα
Με ένα σύστημα αξιολόγησης στη θέση του, είναι δύσκολο να καταλάβουμε πόσο καλή είναι μια διαδικασία. Δεν αρκεί να κάνουμε μικρές αλλαγές και να επικεντρωθούμε στη βελτίωση. Πρέπει επίσης να μετρήσετε τα αποτελέσματα των προσπαθειών σας και να προσαρμόσετε ανάλογα τις λειτουργίες σας.
Χρησιμοποιήστε δεδομένα για να προσδιορίσετε τι λειτουργεί και τι δεν λειτουργεί. Εάν οι προσπάθειές σας ήταν επιτυχείς, εφαρμόστε τις σε ευρύτερη κλίμακα και συνεχίστε να παρακολουθείτε τα αποτελέσματα. Τη στιγμή που κάτι σταματά να λειτουργεί όπως πρέπει, πρέπει να ξεκινήσετε από παντού. Προσδιορίστε τη βασική αιτία του προβλήματος, ασκηθείτε και εφαρμόστε λύσεις σε μικρή κλίμακα και στη συνέχεια αξιολογήστε την απόδοση και την αποτελεσματικότητα κάθε διαδικασίας.
Η συνεχής βελτίωση λειτουργεί καλύτερα σε οργανισμούς με μακροπρόθεσμους στόχους. Ενδυναμώστε όλους να συμμετάσχουν στη διαδικασία αυτή, από τη διοίκηση έως το τμήμα HR και πωλήσεων. Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να μοιράζονται τις ιδέες τους και να προτείνουν αλλαγές. Αφήστε τον τελειομανισμό και συνεχίστε να αναζητάτε περιοχές που μπορούν να βελτιωθούν.
