Ένας κατάλογος ακινήτων παρακολουθεί τα έσοδα και τα έξοδα που σχετίζονται με ακίνητα. Η δημιουργία ενός βιβλίου ακινήτων δεν είναι πολύ διαφορετική από τη δημιουργία οποιουδήποτε άλλου τύπου επιχειρηματικού βιβλίου. Το πρώτο βήμα, ανεξάρτητα από τον τύπο του ημερολογίου που δημιουργείτε, είναι να αποφασίσετε αν θα το κάνετε με το χέρι ή χρησιμοποιώντας μηχανογραφικό λογισμικό. Υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα και για τα δύο.
Ενώ κρατάτε ένα βιβλίο χειρός μπορεί να φαίνεται ξεπερασμένο στην εποχή των υπολογιστών, για μια μικρή επιχείρηση ή έναν απλό πράκτορα μπορεί να έχει νόημα. Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα ενός βιβλίου χαρτιού είναι ότι μπορείτε να δείτε όλα με μια ματιά, δεν υπάρχει καμία κύλιση και δεν υπολογίζουμε πώς να ταιριάζουν στις σελίδες μαζί μόλις τυπωθούν. Άλλα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν το να μπορείτε να το πάρετε μαζί σας οπουδήποτε, την ικανότητα να το ανοίγετε ανά πάσα στιγμή και να ρίξετε μια ματιά στις καταχωρήσεις σας και να μην ανησυχείτε για τα σφάλματα του υπολογιστή που καταστρέφουν τα δεδομένα σας.
Τα μειονεκτήματα των βιβλίων χαρτιού είναι ότι πρέπει να προσθέσετε και να αφαιρέσετε με το χέρι, κάτι που μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε σφάλματα. Μπορούν επίσης να είναι πιο χρονοβόρες εάν έχετε μεγάλα ποσά δεδομένων για είσοδο. Επιπλέον, δεν υπάρχει εύκολος τρόπος να μοιραστείτε τις πληροφορίες με άλλους. Δεν μπορείτε γρήγορα να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να ανεβάσετε μια εφημερίδα.
Τα πλεονεκτήματα του λογισμικού είναι οι αυτόματοι υπολογισμοί, η γρήγορη και εύκολη είσοδος, η δυνατότητα ταχείας ανταλλαγής πληροφοριών με τον λογιστή σας ή άλλους και το γεγονός ότι υπάρχουν πολλά προγράμματα ειδικά σχεδιασμένα για ακίνητα. Επίσης, μπορείτε συχνά να λαμβάνετε άμεση ηλεκτρονική υποστήριξη εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με το πού και πώς πρέπει να εισαχθούν τα στοιχεία.
Τα μειονεκτήματα του λογισμικού είναι ότι πρέπει να δημιουργείτε συνεχώς ένα αντίγραφο ασφαλείας σε περίπτωση προβλημάτων υπολογιστή, το βιβλίο σας δεν είναι τόσο φορητό αν δεν έχετε φορητό υπολογιστή και συχνά είναι ευκολότερο να τοποθετείτε αριθμούς σε λάθος στήλες σε σχέση με ένα χαρτί όπου μπορείτε να δείτε ολόκληρη τη σελίδα.
Μόλις αποφασίσετε ποια μέθοδος είναι κατάλληλη για εσάς, ήρθε η ώρα να αποφασίσετε για τις κατηγορίες στο βιβλίο σας.
Αυτό το βήμα είναι το ίδιο για χαρτιά και λογιστικά βιβλία, ωστόσο, αν αγοράσετε λογισμικό όπως Real Estate Agent Accelerator, πολλές από τις κατηγορίες θα είναι ήδη σε ισχύ για εσάς. Αν συμβαίνει αυτό, δημιουργήστε μια λίστα κατηγοριών ούτως ή άλλως και προσθέστε ότι το λογισμικό δεν έχει ήδη προστεθεί για εσάς.
Αν δημιουργείτε κατηγορίες από το μηδέν, αρπάξτε ένα κομμάτι χαρτί και δημιουργήστε δύο στήλες, μία για δαπάνες και μία για έσοδα. Μπορείτε να είστε τόσο λεπτομερείς όσο θέλετε, αλλά αποφύγετε να είστε πολύ γενικοί. Θα θελήσετε να διαχωρίσετε ορισμένα εισοδηματικά ρεύματα για φορολογικούς σκοπούς, όπως προμήθειες και μπόνους.
Για τη στήλη εσόδων, σκεφτείτε όλα τα είδη εσόδων που περιμένετε να λάβετε και καταγράψτε τα. Βεβαιωθείτε και συμπεριλάβετε μια κατηγορία "διαφορετικών" ή "άλλων", καθώς υπάρχουν πάντα απροσδόκητα αντικείμενα που απλώς δεν χωρούν πουθενά αλλού.
Κάνετε το ίδιο για την πλευρά των δαπανών. Σκεφτείτε τα διάφορα είδη δαπανών που υποβάλατε και καταχωρίστε τα. Μπορούν να συνδυαστούν ή να διαχωριστούν όπως κρίνετε κατάλληλο, αλλά θα θέλετε να διατηρήσετε διαφορετικά τα στοιχεία που επηρεάζουν τους φόρους σας στις δικές τους στήλες. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε μια λίστα για αναλώσιμα γραφείου και μια λίστα για προμήθειες καθαρισμού ή θα μπορούσατε να τα συνδυάσετε σε μια ενιαία κατηγορία, αφού και οι δύο αφαιρούνται με τον ίδιο τρόπο στους φόρους σας (ως έξοδα συντήρησης). Ζητήστε συμβουλές από τον φορολογικό σας σύμβουλο, αλλά ορισμένα στοιχεία που θα πρέπει πιθανώς να διατηρήσετε χωριστά είναι τα έξοδα ταξιδίου και οι σημαντικές αγορές όπως τα οχήματα, δεδομένου ότι τα έξοδα αυτά αφαιρούνται διαφορετικά.
Το τελευταίο βήμα είναι απλώς να συμπληρώσετε τις κορυφές των στηλών με τις κατηγορίες που έχετε δημιουργήσει και να αρχίσετε να κάνετε καταχωρήσεις κάτω από κάθε στήλη καθώς εμφανίζονται.
Εάν χρησιμοποιείτε ένα βιβλίο χαρτιού, είναι συχνά πιο εύκολο να αφιερώσετε το ένα μισό του βιβλίου στις δαπάνες και το άλλο μισό στα έσοδα. Η σαφής διαίρεση μεταξύ των δύο θα σας βοηθήσει να αποφύγετε λάθη εισόδου.
Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε δύο ξεχωριστά αρχεία, το ένα για τα έσοδα και το ένα για τις δαπάνες για να αποφύγετε τη σύγχυση. Ορισμένα προγράμματα ορίζουν αυτόματα αυτές τις δύο κατηγορίες για εσάς, γεγονός που βοηθά επίσης στην αποφυγή λαθών.
