Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει να επιδεικνύουν συνεχώς από πού προέρχεται, από πού πηγαίνουν αυτά τα κεφάλαια και ποιο ποσοστό χρησιμοποιείται για φιλανθρωπικές εργασίες. Παρόλο που δεν υπάρχουν επίσημες απαιτήσεις για τον μη κερδοσκοπικό έλεγχο, οι περισσότεροι οργανισμοί απαιτούν ελέγχους στα καταστατικά τους. Ο ετήσιος έλεγχος αποτελεί ουσιαστική συνιστώσα για το κλείσιμο του οικονομικού έτους και δείχνει ότι η μη κερδοσκοπική εταιρεία δαπάνησε τα δωρεά χρημάτων σύμφωνα με την αποστολή του οργανισμού.
Έλεγχος Ορισμός
Ο έλεγχος ελέγχει και επαληθεύει τα οικονομικά βιβλία ενός οργανισμού. Οι έλεγχοι συσχετίζονται συχνότερα με τα IRS και τους φόρους, αλλά οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί διενεργούν ελέγχους μέσω ενός εκπαιδευμένου λογιστή ή CPA. Ένας έλεγχος επαληθεύει τις καταθέσεις με επιταγές και δελτία κατάθεσης, επαληθεύει τις αποδείξεις και τις επιστροφές εξόδων και συμβιβάζει τις τραπεζικές δηλώσεις. Ο έλεγχος παρέχει έναν τρόπο για έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό να διατηρήσει τη διαφάνεια στις μεθόδους δαπανών και τη χρήση δωρεών.
Η ομάδα
Ο ταμίας διατηρεί τα βιβλία οποιουδήποτε μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα μαζί με άλλα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ως συνυπογράφοντες για επιταγές. Ορισμένες επιχειρήσεις απαιτούν από τους οικονομικούς γραμματείς να κατηγοριοποιούν όλες τις καταθέσεις ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο καθορίζονται οι δωρεές και στη συνέχεια να καταθέσουν τα κεφάλαια. Ένα τρίτο πρόσωπο, ο ελεγκτής, είναι εξοικειωμένος με τον οργανισμό, αλλά δεν μπορεί να συμμετέχει στη διαχείριση χρημάτων. Ο ελεγκτής διενεργεί τον έλεγχο και απαιτεί τη συμβολή του ταμία και του οικονομικού γραμματέα.
Εισερχόμενα χρήματα
Όσον αφορά το εισόδημα, ο έλεγχος ελέγχει τις διαδικασίες για να εξασφαλίσει ότι ένα σύστημα δύο ατόμων χρησιμοποιείται για να μετράει μετρητά με ακρίβεια και να το καταθέτει στους σωστούς υπολογισμούς. Δεδομένου ότι τα χρήματα μπορούν να δωθούν ή να χορηγηθούν για συγκεκριμένους σκοπούς, τα κεφάλαια πρέπει να ταξινομηθούν κατά την παραλαβή.
Δαπάνες
Ο ελεγκτής επιβεβαιώνει ότι τα έξοδα είναι νόμιμα. Ο ελεγκτής χρησιμοποιεί πρακτικά συνεδριάσεων και εγκεκριμένους προϋπολογισμούς για να επιβεβαιώσει ότι όλα τα χρήματα που δαπανήθηκαν έλαβαν τη δέουσα έγκριση. Ο ελεγκτής ελέγχει τις αποδείξεις δαπανών που παρέχει οποιοσδήποτε χρησιμοποιεί τα δικά του κεφάλαια για να αγοράσει κάτι για συγκεκριμένο προϋπολογισμό. Όλες οι αποδείξεις πρέπει να ισούνται με τα επιστρεφόμενα ποσά, όπως έχουν εγκριθεί από το διοικητικό συμβούλιο. Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει να έχουν πολιτική ανοιχτού βιβλίου, οπότε ο καθένας μπορεί να ελέγξει τα έξοδα και να θέσει ερωτήσεις. Ο έλεγχος δείχνει την διαδρομή χρήματος με επικύρωση.
Κλείσιμο του Φορολογικού Έτους
Για να κλείσει τα οικονομικά βιβλία για τη χρήση, ο ελεγκτής χρησιμοποιεί τα αρχεία εσόδων και εξόδων για να δημιουργήσει έναν ετήσιο ισολογισμό με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Ο ελεγκτής συμβιβάζει τις τραπεζικές δηλώσεις για τον προσδιορισμό των εκκρεμών επιταγών καθώς επίσης καθορίζει πρόσθετα αναμενόμενα ποσά που δεν έχουν ακόμη φθάσει. Μια επιχορήγηση που απονεμήθηκε αλλά δεν χρηματοδοτήθηκε κατά τη διάρκεια της χρήσης είναι ένα παράδειγμα εισοδήματος που δεν έχει ακόμη χτυπήσει τα βιβλία, αλλά αποτελεί μέρος της χρήσης.
Φορολογικός έλεγχος
Φυσικά, το IRS μπορεί να ελέγξει μια μη κερδοσκοπική οργάνωση ακόμα κι αν είναι απαλλαγμένη από φόρους. Όταν οι έλεγχοι του IRS αναζητούν συγκεκριμένα στοιχεία, όπως μια αναλογία 3: 1 φιλανθρωπικού έργου προς προσπάθειες συγκέντρωσης κεφαλαίων. Αυτό που σημαίνει αυτό είναι για κάθε έρανο, μια οργάνωση πρέπει να κάνει τουλάχιστον τρεις εκστρατείες δίνοντας τη σχετική αποστολή.
