Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, είναι δική σας ευθύνη να παρακολουθείτε τα οικονομικά σας και να πληρώνετε τους φόρους εγκαίρως. Ανάλογα με τις προτιμήσεις σας, μπορείτε να κάνετε τη δική σας λογιστική, να προσλάβετε έναν επαγγελματία ή να ορίσετε κάποιον στον οργανισμό σας για να χειριστεί αυτή τη δουλειά. Ανεξάρτητα από την επιλογή που έχετε επιλέξει, αφιερώστε χρόνο για να εξοικειωθείτε με τα διάφορα λογιστικά συστήματα εκεί έξω. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε σαφώς τις διαφορές μεταξύ των συστημάτων μιας εισόδου και των συστημάτων διπλής εισόδου επιπλέον των μηχανογραφικών και μηχανογραφικών λογιστικών προγραμμάτων λογισμικού.
Τι είναι ένα λογιστικό σύστημα;
Υπάρχουν διαφορετικοί τύποι λογιστικών συστημάτων, και το καθένα έχει διακριτικά χαρακτηριστικά. Ωστόσο, όλοι έχουν κοινό σκοπό: τη διαχείριση των οικονομικών δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης, όπως τα έσοδα, τα έξοδα και οι υποχρεώσεις της. Σε αυτήν την ψηφιακή εποχή, οι περισσότεροι λογιστές χρησιμοποιούν εξελιγμένα συστήματα με καθυστερημένες υπενθυμίσεις πληρωμής, προηγμένες δυνατότητες αναφοράς, αυτοματοποιημένα αντίγραφα ασφαλείας, υπηρεσίες που βασίζονται σε cloud και πολλά άλλα.
Χωρίς ένα λογιστικό σύστημα που υπάρχει, θα δυσκολευτείτε να φέρετε τα βιβλία σας έτοιμα για μηνιαία και ετήσια αναφορά, να παρακολουθείτε τα καθημερινά σας έξοδα και να αξιολογείτε την οικονομική απόδοση της εταιρείας σας. Οι χειρωνακτικοί υπολογισμοί είναι παρωχημένοι και επιρρεπείς σε ανθρώπινο λάθος. Από την άλλη πλευρά, τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα είναι ακριβή και κάνουν τα πάντα πολύ πιο εύκολα. Εσείς ή η ομάδα σας θα εξοικονομήσετε χρόνο και χρήματα, αποφεύγοντας τα δαπανηρά λάθη.
Αυτά τα προγράμματα μπορούν να χειριστούν όλους τους τύπους λογιστικών πληροφοριών και να δημιουργήσουν λεπτομερείς αναφορές. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να υπολογίσετε τους μισθούς που καταβάλλονται και να καταβληθούν στους υπαλλήλους, να καταγράψετε τις συναλλαγές, να ελέγξετε τους δείκτες του κύκλου εργασιών και να επεξεργαστείτε τα δεδομένα που σχετίζονται με πωλήσεις, μισθοδοσία, απογραφή και άλλες βασικές πτυχές της επιχείρησής σας. Ορισμένα λογιστικά συστήματα έχουν σχεδιαστεί για μικρές επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες, ενώ άλλες απευθύνονται σε μεγάλες επιχειρήσεις, κυβερνητικούς οργανισμούς ή σε συγκεκριμένες βιομηχανίες.
Είδη λογισμικού λογιστικής
Η επιλογή ενός λογιστικού συστήματος εξαρτάται από τον προϋπολογισμό, τις προτιμήσεις και το μέγεθος της επιχείρησής σας. Οι τέσσερις κύριοι τύποι χρηματοοικονομικών συστημάτων λογισμικού περιλαμβάνουν:
- Συστήματα μίας εισόδου
- Συστήματα διπλής εισόδου
- Μη αυτόματα λογιστικά συστήματα
- Μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα
Αυτά μπορούν να αναλυθούν περαιτέρω σε διάφορες άλλες κατηγορίες, όπως λογισμικό λογιστικής νέφους, προσαρμοσμένο λογισμικό λογιστικής, λογισμικό προγραμματισμού επιχειρήσεων, εμπορικό λογισμικό off-the-shelf και πολλά άλλα. Τα τελευταία προγράμματα διαθέτουν δυνατότητες αυτοματοποίησης πωλήσεων και πωλήσεων, απεριόριστο προγραμματισμό τιμολογίων, ενότητες μισθοδοσίας και άλλα προηγμένα χαρακτηριστικά. Η εφαρμογή τους στη λογιστική υπερβαίνει την παρακολούθηση των καθημερινών οικονομικών σας πράξεων.
Τα συστήματα μιας εισόδου είναι η πιο βασική επιλογή. Όπως υποδηλώνει το όνομά τους, καταγράφουν κάθε συναλλαγή με μία εγγραφή στο λογιστικό περιοδικό. Αυτή η μέθοδος είναι εύκολη στη χρήση και δεν απαιτεί εκπαίδευση στη λογιστική. Καλεί σε μικρές επιχειρήσεις με χαμηλό όγκο δραστηριότητας. Το μειονέκτημα είναι ότι είναι επιρρεπές σε σφάλματα και δεν παρακολουθεί εισπρακτέους λογαριασμούς, πληρωτέους λογαριασμούς, υποχρεώσεις και άλλα.
Οι περισσότεροι τύποι χρηματοπιστωτικών συστημάτων λογισμικού στις μέρες μας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που σχεδιάζονται για μικρές επιχειρήσεις, χρησιμοποιούν λογιστική διπλής λογιστικής. Αυτό σημαίνει ότι κάθε συναλλαγή θα περιλαμβάνει τουλάχιστον δύο λογαριασμούς, οι οποίοι θα επιτρέπουν ακριβέστερη αναφορά και έγκαιρη ανίχνευση σφαλμάτων.
Εγχειρίδιο εναντίον μηχανογραφικών συστημάτων λογιστικής
Και οι δύο τύποι λογιστικών συστημάτων βασίζονται στις ίδιες αρχές. Ωστόσο, η χειρωνακτική λογιστική είναι χρονοβόρα και απαιτεί περισσότερη γραφειοκρατία. Εκείνοι που τη χρησιμοποιούν πρέπει να συντάσσουν εκθέσεις οικονομικών καταστάσεων, να υπολογίζουν τα ισοζύγια, να καταγράφουν συναλλαγές σε φυσικά αρχεία και ούτω καθεξής. Δεδομένου ότι όλα γίνονται με το χέρι, υπάρχει μεγαλύτερος κίνδυνος ανθρώπινου λάθους.
Τα μηχανογραφημένα συστήματα, από την άλλη πλευρά, καταγράφουν τις οικονομικές συναλλαγές ηλεκτρονικά και μπορούν να εξορθολογίσουν τις δραστηριότητές σας. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν την προβολή δεδομένων σε διαφορετικές μορφές, να την αποθηκεύσουν στο σύννεφο και να την έχουν πρόσβαση εν κινήσει. Παραδείγματα περιλαμβάνουν τα βιβλία FreshBooks, τα βιβλία Zoho, το FreeAgent, τα QuickBooks, το Xero και το ActivityHD.
Ανάλογα με τη θέση σας, μπορείτε επίσης να επιλέξετε λογιστικά συστήματα ειδικά για τη βιομηχανία, όπως το Sage 300 Construction and Real Estate, το Λογιστικό Σύστημα MIP του Abila ή το Sage Fixed Assets. Πολλά προγράμματα είναι ειδικά σχεδιασμένα για εγκαταστάσεις υγειονομικής περίθαλψης, εταιρείες κατασκευής, μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και άλλους τύπους οργανισμών.
