Η αλλαγή των διαδικασιών χρέωσης της εταιρείας σας μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο συνεργάζεστε με πολλούς πελάτες. Δεν μπορείτε απλά να αλλάξετε τις προγραμματισμένες ημερομηνίες τιμολόγησης, να αυξήσετε τα ποσά πληρωμής ή να αναθεωρήσετε τους όρους σας χωρίς να δώσετε στους πελάτες σας ειδοποίηση εκ των προτέρων. Διαφορετικά, αντιμετωπίζετε την προοπτική κλήσεων, καταγγελιών, απώλειας εσόδων και αρνητικών σχολίων. Κατασκευάστε την επιστολή που στέλνετε στους πελάτες σας, ώστε να παρέχει ολοκληρωμένες απαντήσεις στο "ποιος, τι, πότε και πού" των νέων πολιτικών σας.
Αποσαφήνιση Σκοπός
Οι επίσημες ανακοινώσεις διαδικαστικών αλλαγών θα πρέπει να ανοίγονται με σαφείς δηλώσεις της πηγής των πληροφοριών, του πληθυσμού που επηρεάζει και της φύσης της αλλαγής. Για να επιτύχετε αυτό το στόχο, χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας σας, έτσι ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει αμέσως την ταυτότητά σας. Εάν ρυθμίσετε το μήνυμά σας στο λογισμικό επεξεργασίας κειμένου ως έργο συγχώνευσης αλληλογραφίας, μπορείτε να ενσωματώσετε ένα προσαρμοσμένο χαιρετισμό σε κάθε γράμμα για να αποφύγετε την επίφοβη εισαγωγή "Dear Value Customer" που αποπροσωπεί οποιοδήποτε μήνυμα. Επαναβεβαιώστε την εκτίμησή σας για την επιχείρηση του παραλήπτη και διευκρινίστε τα βασικά της πολιτικής σε μια σύντομη πρώτη παράγραφο. Για παράδειγμα, μπορείτε να ανακοινώσετε: "Επειδή σας εκτιμούμε ως πελάτη, επικοινωνούμε μαζί σας για να σας ενημερώσουμε για μια επερχόμενη αλλαγή στις διαδικασίες χρέωσης που επηρεάζουν το λογαριασμό σας μαζί μας".
Παρέχετε λεπτομέρειες
Αφού εισαγάγετε το συνολικό θέμα της επικοινωνίας σας, φτάστε στο σημείο της επόμενης παραγράφου. Εξηγήστε - όσο γίνεται πιο σύντομα - την αλλαγή που έρχεται και πώς οι νέοι κανόνες διαφέρουν από τους παλαιούς. Οι πελάτες θέλουν να γνωρίζουν ακριβώς πώς επηρεάζουν οι πολιτικές σας. Εάν αποτύχετε να δώσετε μια σαφή, λογική εξήγηση που να απαντά σε όλες τις προφανείς ερωτήσεις που θέτει, το τηλέφωνό σας θα αρχίσει να κουδουνίζει λίγο μετά την άφιξή σας στα ταχυδρομικά κουτιά των παραληπτών. Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε αντιμετωπίσει όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες, ζητήστε από τους φίλους, τους συναδέλφους ή άλλους εξωτερικούς να διαβάσουν την επιστολή σας στα πρωτότυπα στάδια και να βελτιώσουν το μήνυμά σας υπό το πρίσμα τυχόν ερωτήσεων που θέτουν.
Επιβεβαίωση χρόνου
Οριοθετήστε ακριβώς κατά την έναρξη των αλλαγών. Εάν οι πελάτες πρέπει να αρχίσουν να χρησιμοποιούν μια νέα διεύθυνση πληρωμής που να είναι αποτελεσματική με ένα συγκεκριμένο κύκλο χρέωσης συγκεκριμένου μήνα, πείτε τους: "Ξεκινώντας με την πληρωμή σας μήνα και έτος, στείλτε την επιταγή σας στη διεύθυνση." Εάν οι πελάτες θα δουν μια αλλαγή στους όρους πληρωμής, πείτε τους: "Αυξάνουμε την ελάχιστη πληρωμή σας από αριθμό σε αριθμό τοις εκατό του υπολοίπου σας από μήνα και έτος." Για να αποφύγετε τη σύγχυση, χρησιμοποιήστε αυτή τη δήλωση χρονισμού για να ανακεφαλαιώσετε την αλλαγή και να δώσετε μια πλήρη ημερομηνία, ώστε η επιστολή σας να γίνει μια βιώσιμη μελλοντική αναφορά για τα αρχεία των πελατών.
Κάνε την επίσημη
Πριν κλείσετε την επιστολή σας, διευκρινίστε με σταθερό αλλά φιλικό τρόπο ότι οι αλλαγές σας δεν αποτελούν προαιρετικούς όρους. Οι πελάτες πρέπει να συνειδητοποιήσουν ότι δεν μπορούν να αποχωρήσουν από τις διαδικασίες σας, εκτός από το κλείσιμο των λογαριασμών τους και ότι η συνέχιση της συνεργασίας μαζί σας μετά την ημερομηνία της αλλαγής επιβεβαιώνει ότι αποδέχονται και συμφωνούν να συμμορφωθούν με τους νέους κανόνες. Δώστε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ακόμα και αν όλα εμφανίζονται ως μέρος του επιστολόχαρτου σας, και υπογραμμίστε ότι καλείτε τις κλήσεις των πελατών εάν έχουν ερωτήσεις ή σχόλια.
