Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, θέλετε να δημιουργήσετε έσοδα και να προσφέρετε την καλύτερη δυνατή εμπειρία στους πελάτες σας. Ταυτόχρονα, προσπαθείτε να μειώσετε το κόστος χωρίς να υποβαθμίσετε την ποιότητα του προϊόντος. Αυτή είναι η λειτουργική αποτελεσματικότητα. Εάν το κάνετε σωστά, ο οργανισμός σας θα γίνει πιο παραγωγικός, θα κάνει υψηλότερα κέρδη και θα κερδίσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Συμβουλές
-
Η λειτουργική αποδοτικότητα αναφέρεται στα μέτρα που μπορούν να λάβουν οι εταιρείες για να εξομαλύνουν τις βασικές διαδικασίες τους και να βελτιστοποιήσουν τις επιχειρηματικές τους επιδόσεις.
Ποια είναι η έννοια της λειτουργικής αποτελεσματικότητας;
Η λειτουργική αποτελεσματικότητα, γνωστή και ως λειτουργική αποτελεσματικότητα ή λειτουργική παραγωγικότητα, είναι μια μέτρηση που χρησιμοποιείται από οργανισμούς παγκοσμίως. Μετράει την έξοδο μιας επιχείρησης από κάθε μονάδα εισόδου. "Έξοδος" αναφέρεται στην υπηρεσία ή το προϊόν που προσφέρεται, ενώ "εισροή" είναι ο χρόνος, η εργασία, οι άνθρωποι και το κόστος που πηγαίνουν στην παραγωγή αγαθών και υπηρεσιών.
Η έννοια αυτή περιλαμβάνει τις πρακτικές που αποσκοπούν στη βελτίωση των διαδικασιών μιας επιχείρησης ώστε να μπορεί να λειτουργεί αποτελεσματικά και να παρέχει συνεπείς, ποιοτικές υπηρεσίες. Δεν πρόκειται μόνο για την επίτευξη των στόχων σας, αλλά για τον εξορθολογισμό των λειτουργιών σας, προκειμένου να παρέχουμε καλύτερα προϊόντα σε καλύτερες τιμές και να μειώσουμε τα περιττά έξοδα. Με τη μεγιστοποίηση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε το κόστος σας, να αυτοματοποιήσετε πολύπλοκες διαδικασίες και να αποκτήσετε ταχύτερη πρόσβαση στις πληροφορίες εντός του οργανισμού σας.
Σε μια πρόσφατη έρευνα 400 εταιριών πληροφορικής, το 39% των ερωτηθέντων δήλωσαν ότι ήταν ως επί το πλείστον αποτελεσματικές. Μόλις δύο από τις 10 εταιρείες αξιολόγησαν την τρέχουσα λειτουργία τους ως πολύ αποδοτική. Περίπου το 36% ήταν κάπου στη μέση όσον αφορά την αποτελεσματικότητα. Σχεδόν οι μισοί δήλωσαν ότι η λειτουργία μιας επιχείρησης είναι πιο περίπλοκη από ποτέ, λόγω του μεγάλου αριθμού δεδομένων που χρειάζονται για να αναλύσουν και να διαχειριστούν. Ορισμένοι ανέφεραν τις προκλήσεις των νέων τεχνολογιών και τις συνεχώς αυξανόμενες απαιτήσεις των πελατών.
Ο μόνος τρόπος να ξεπεραστούν αυτά τα εμπόδια και να εξασφαλιστεί η επιτυχία του οργανισμού σας είναι να δοθεί προτεραιότητα στην επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να εξασφαλίσετε ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, να προσφέρετε μεγαλύτερη αξία στον πελάτη και να ενισχύσετε την επωνυμία σας. Επιπλέον, θα αφιερώσετε λιγότερο χρόνο σε επαναλαμβανόμενες εργασίες και διαδικασίες.
Ανάλογα με τον κλάδο και τον τύπο της επιχείρησής σας, υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να ενισχυθεί η λειτουργική αποτελεσματικότητα. Για παράδειγμα, μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τις τελευταίες τεχνολογίες για να εξομαλύνετε την επικοινωνία των πελατών. Το λογισμικό διαχείρισης πελατειακών σχέσεων, για παράδειγμα, μπορεί να βοηθήσει στη μετατροπή των προκλήσεων σε ευκαιρίες, οδηγώντας σε περισσότερες πωλήσεις, υψηλότερα έσοδα και ανώτερη εμπειρία πελατών. Επιπλέον, η ομάδα HR και τα υπόλοιπα τμήματα θα γίνουν πιο παραγωγικά και θα έχουν καλύτερα αποτελέσματα σε λιγότερο χρόνο.
Με αυτό το είδος λογισμικού, οι εταιρείες μπορούν να ενοποιήσουν τα συστήματά τους σε έναν κεντρικό κόμβο και να διαχειριστούν τις καθημερινές τους λειτουργίες πιο εύκολα. Προγράμματα όπως το Salesforce διαθέτουν προηγμένα χαρακτηριστικά που θα επιτρέψουν στους υπαλλήλους σας να αναλύουν τα δεδομένα και να τα μετατρέψουν σε πολύτιμες γνώσεις, να παρακολουθήσουν το ταξίδι του πελάτη και να διαχειριστούν τις σχέσεις με τους πελάτες και τις πωλήσεις πιο αποτελεσματικά. Με την πρόσβαση σε καλύτερα δεδομένα, θα μπορείτε να παρέχετε υψηλά στοχευμένα μηνύματα μάρκετινγκ και να προσεγγίζετε ένα ευρύτερο κοινό, μειώνοντας παράλληλα τα περιττά έξοδα.
Η λειτουργική αποτελεσματικότητα είναι πρωταρχική για την επιτυχία σας. Μπορεί να απελευθερώσει το χρόνο σας, να αυτοματοποιήσει τα επίπονα καθήκοντα και να μειώσει το κόστος σας. Επίσης, απλοποιεί τις διαδικασίες σας και διευκολύνει την επίτευξη κατάλληλης ανάπτυξης και κερδοφορίας. Οι υπάλληλοί σας θα είναι πιο παραγωγικοί και η ικανοποίηση των πελατών θα αυξηθεί. Αυτό μεταφράζεται σε υψηλότερα έσοδα και αναγνωρισιμότητα της επωνυμίας.
Πώς να μετρήσετε την αποτελεσματικότητα
Αυτή η έννοια βασίζεται στον λόγο εξόδου προς είσοδο. Επομένως, είναι απαραίτητο να λαμβάνονται υπόψη και οι δύο πτυχές κατά τη μέτρηση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας. Τι μετρήσεις θα χρησιμοποιήσετε εξαρτάται από τους βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους σας, τη βιομηχανία, το μέγεθος των επιχειρήσεων και άλλες πτυχές. Αυτοί οι δείκτες απόδοσης ποικίλλουν από τη μια βιομηχανία στην άλλη.
Ας υποθέσουμε ότι διαθέτετε ένα κέντρο δεδομένων που είναι αρκετά μεγάλο για να φιλοξενήσει περισσότερους πελάτες. Το πρόβλημα είναι ότι η εγκατάσταση σας δεν διαθέτει αρκετή ηλεκτρική ενέργεια για να εξυπηρετήσει μια μεγάλη πελατειακή βάση. Ένας τρόπος για να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητά του είναι η εγκατάσταση ψυκτικών συστημάτων και ενεργειακά αποδοτικού εξοπλισμού. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα έσοδα ανά κιλοβατώρα και άλλες μετρήσεις για να μετρήσετε την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα.
Μια άλλη κοινή μέτρηση είναι τα έσοδα ανά εργαζόμενο. Σε αυτή την περίπτωση, η εργασία των εργαζομένων είναι η συμβολή. Μπορείτε να μετρήσετε την παραγωγικότητα της εργασίας με βάση το πόσο εισόδημα παράγεται από τον μέσο εργαζόμενο.
Ένας κατασκευαστής αυτοκινήτων με έσοδα 1 εκατομμυρίου δολαρίων ανά υπάλληλο, για παράδειγμα, είναι πιο λειτουργικά αποδοτικό από μια παρόμοια εταιρεία με έσοδο 500.000 δολαρίων ανά εργαζόμενο. Ο τελευταίος, ωστόσο, μπορεί να βελτιώσει αυτή τη μέτρηση επενδύοντας σε νέο εξοπλισμό, επιταχύνοντας τον κύκλο σχεδιασμού του, αυξάνοντας τις τιμές και ούτω καθεξής. Μια εταιρεία πληροφορικής, από την άλλη πλευρά, μπορεί να μετρήσει τη λειτουργική αποτελεσματικότητα με βάση την ικανοποίηση του πελάτη, τον αντίκτυπο στις επιχειρήσεις, την παραγωγικότητα, τον εξοικονόμηση χρόνου, το κόστος απόκτησης πελατών και άλλα.
Πείτε ότι είστε πρακτορείο μάρκετινγκ που θέλει να βελτιώσει την απόκτηση πελατών. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να μετρήσετε την λειτουργική αποτελεσματικότητα με βάση τον αριθμό των πελατών που αποκτήθηκαν σε σχέση με το κόστος ανά πελάτη. Απλές στρατηγικές όπως η επένδυση στη βελτιστοποίηση μηχανών αναζήτησης, ο περιορισμός του χρόνου μετατροπής μολύβδου και η καλύτερη στόχευση των διαφημίσεών σας μπορεί να μειώσει το κόστος απόκτησης πελατών. Βασικά, θα φτάσετε περισσότερες προοπτικές και θα τους μετατρέψετε σε πελάτες που πληρώνουν λιγότερα.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις θα κατανείμουν τα λειτουργικά τους έξοδα από τα έσοδα για τον υπολογισμό του βασικού λόγου απόδοσης. Αυτή η αναλογία μπορεί να εφαρμοστεί στον οργανισμό σας ως σύνολο ή σε συγκεκριμένα τμήματα και περιοχές λειτουργίας. Οι βασικές μετρήσεις διαφέρουν μεταξύ των βιομηχανιών και των τμημάτων. Η ομάδα πωλήσεών σας, για παράδειγμα, θα έχει διαφορετικές μετρήσεις λειτουργικής απόδοσης από το τμήμα HR σας.
Βεβαιωθείτε ότι οι βασικοί δείκτες απόδοσης είναι μετρήσιμοι και μετρήσιμοι. Ξεκινήστε με τη μέτρηση της εισόδου και στη συνέχεια υπολογίστε την έξοδο. Καθορίστε τι θέλετε να μετρήσετε και να συγκρίνετε την αναλογία εξόδου προς εισροή με βάση προηγούμενα αποτελέσματα ή εναντίον του ανταγωνισμού σας. Η μείωση του κόστους εισροών αποτελεί πλεονέκτημα. Μεταξύ δύο εταιρειών που παράγουν την ίδια παραγωγή, αυτή που χρησιμοποιεί λιγότερες εισροές είναι πιο λειτουργικά αποδοτική.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν παρόμοιο αριθμό επισκεπτών ιστότοπου με τον κύριο ανταγωνιστή σας. Πληρώνετε περίπου 10.000 δολάρια το μήνα σε πληρωμένες διαφημίσεις και SEO, ενώ ο ανταγωνιστής σας δεν ξοδεύει περισσότερα από 7.000 δολάρια. Παρόλο που έχετε παρόμοια αποτελέσματα με εσάς, η εν λόγω εταιρεία είναι πιο αποδοτική επειδή χρησιμοποιεί λιγότερους πόρους.
Μέσω της μέτρησης της απόδοσης της επιχείρησής σας, θα μπορείτε να προσδιορίσετε αν έχει χρησιμοποιηθεί το σωστό ποσό πόρων για την παροχή υπηρεσίας, προϊόντος ή δραστηριότητας. Αυτή η ιδέα δεν αφορά μόνο τη μεγιστοποίηση των κερδών και τη μείωση του κόστους. Περιλαμβάνει επίσης την ικανότητα διατήρησης πελατών και διατήρησης της ποιότητας. Επιπλέον, βοηθάει στον εντοπισμό διαδικασιών και δραστηριοτήτων που απορροφούν τον προϋπολογισμό μιας εταιρείας.
Ποια είναι η εξίσωση για τον υπολογισμό της απόδοσης ενός μηχανήματος;
Ανάλογα με τη βιομηχανία σας, μπορεί να θέλετε να προσδιορίσετε την απόδοση και την αποδοτικότητα του εξοπλισμού σας. Εάν είστε κατασκευαστής, για παράδειγμα, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς εκτελούνται τα μηχανήματά σας, ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε αν πρέπει να αγοράσετε μια νεότερη μονάδα ή να βελτιώσετε την υπάρχουσα μονάδα σας. Μια πιο αποτελεσματική μηχανή θα σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα. Θα μπορείτε να παράγετε περισσότερα αγαθά σε μικρότερο χρονικό διάστημα. Επιπλέον, το κόστος ανά μονάδα μπορεί να μειωθεί.
Η αποδοτικότητα ενός μηχανήματος μπορεί να μετρηθεί χρησιμοποιώντας μια απλή εξίσωση. Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να διαιρέσετε την έξοδο ενέργειας του μηχανήματος από την είσοδο ενέργειας και να πολλαπλασιάσετε το αποτέλεσμα κατά 100:
Απόδοση = ενεργειακή απόδοση / κατανάλωση ενέργειας x 100%
Με αυτόν τον τύπο, θα καθορίσετε την αποδοτικότητα ενός μηχανήματος που εκφράζεται ως ποσοστό. Το αποτέλεσμα θα είναι πάντοτε μικρότερο από 100 τοις εκατό, λόγω των αποβλήτων που παράγονται από μηχανές, όπως η ενέργεια που χάθηκε μέσω σπατάλης θερμότητας.
Πέστε ότι έχετε ένα μηχάνημα που παίρνει 1.000 joules για να τρέξει, αλλά η παραγωγή ενέργειας είναι μόνο 500 joules. Εάν διαιρέσετε 500 με 1.000 και στη συνέχεια πολλαπλασιάσετε το αποτέλεσμα κατά 100, θα πάρετε 50 τοις εκατό, που αντιπροσωπεύει την αποδοτικότητα του μηχανήματος.
Ωστόσο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλες μετρήσεις. Εάν διαθέτετε ένα σύστημα παραγωγής μπουκαλιών που κοστίζει περίπου 20.000 δολάρια το μήνα συμπεριλαμβανομένων υλικών, ηλεκτρικής ενέργειας και εργασίας και παράγει φιάλες συνολικής αξίας 30.000 δολαρίων το μήνα, η απόδοσή του είναι 150 τοις εκατό. Ένα νεότερο σύστημα που χρησιμοποιεί λιγότερη ηλεκτρική ενέργεια και υλικά θα είναι πιο αποδοτικό ακόμα και αν παράγει την ίδια έξοδο. Εφόσον χρησιμοποιούμε ποικίλες μετρήσεις και όχι μόνο την κατανάλωση ενέργειας, το αποτέλεσμα μπορεί να υπερβεί το 100 τοις εκατό.
Πώς να βελτιώσετε την επιχειρησιακή αριστεία
Παρόλο που οι όροι χρησιμοποιούνται συχνά εναλλακτικά, η λειτουργική αποτελεσματικότητα και η επιχειρησιακή αριστεία δεν είναι η ίδια. Η τελευταία υπερβαίνει την αποτελεσματικότητα, υπογραμμίζοντας τη συνεχή βελτίωση. Περιλαμβάνει τη συνεχή διαχείριση της οργανωτικής πολυπλοκότητας και την τελειοποίηση της επιχειρηματικής στρατηγικής σας για να παραμείνετε στην κορυφή του ανταγωνισμού.
Σκεφτείτε την οργανωτική αριστεία ως βασικό βήμα στο ταξίδι σας στη βέλτιστη επιχειρηματική απόδοση. Αυτή η ιδέα περιλαμβάνει τη συνάντηση και την υπέρβαση των προσδοκιών των πελατών, βελτιώνοντας παράλληλα την οργανωτική σας κουλτούρα, καθημερινές λειτουργίες και διαδικασίες. Περιλαμβάνει επίσης τα απαραίτητα βήματα για τον μετριασμό των κινδύνων, τη βελτιστοποίηση των δαπανών σας και την ευαισθητοποίηση.
Ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη ή μικρή είναι η επιχείρησή σας, εστιάστε στη βελτίωση τόσο της επιχειρησιακής αποτελεσματικότητας όσο και της αριστείας. Αυτό θα σας οδηγήσει στην πορεία προς την επιτυχία και θα σας δώσει ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Η εταιρεία σας θα αναπτυχθεί και θα αναπτυχθεί, οι εργαζόμενοι σας θα είναι πιο ευτυχισμένοι και πιο παραγωγικοί και οι πελάτες σας θα επιστρέψουν ξανά και ξανά.
Οι περισσότερες οργανώσεις που επιδιώκουν την οργανωτική αριστεία χρησιμοποιούν το μοντέλο Shingo για να επιτύχουν τους στόχους τους. Περιγράφεται ως ένας νέος τρόπος σκέψης, αυτή η φιλοσοφία βασίζεται σε 10 βασικές αρχές. Επιδιώξτε την τελειότητα, σεβαστείτε κάθε άτομο, σκεφτείτε συστηματικά, βεβαιωθείτε για την ποιότητα στην πηγή και δημιουργήστε αξία για τον πελάτη είναι μόνο λίγες για να αναφέρετε.
Σύμφωνα με το μοντέλο Shingo, κάθε άτομο έχει δυνατότητες και μπορεί να φέρει αξία σε μια οργάνωση. Ως εργοδότης, δεν αρκεί να σεβόμαστε την ομάδα σας. Πρέπει επίσης να δείξετε σεβασμό στους συνεργάτες, τους υπαλλήλους, τους προμηθευτές, τους πελάτες και την κοινωνία σας. Όταν οι άνθρωποι αισθάνονται εκτιμημένοι, εμπλέκονται και δίνουν μεγαλύτερη προσπάθεια στο έργο τους.
Για παράδειγμα, μπορείτε να παρέχετε εκπαιδευτικές περιόδους για τους υπαλλήλους σας και να τις ενθαρρύνετε να αναπτύξουν νέες δεξιότητες. Σχεδιάστε ιδέες και ενημερώστε τους ότι είστε ανοιχτοί σε τυχόν προτάσεις που μπορεί να έχουν. Επιβραβεύστε τη σκληρή δουλειά τους και σέβεται τον ελεύθερο χρόνο τους
Ένα άλλο πράγμα που μπορείτε να κάνετε για να επιτύχετε την επιχειρησιακή αριστεία είναι να βελτιώνετε συνεχώς τις διαδικασίες σας. Αναζητήστε μακροπρόθεσμες λύσεις παρά προσωρινές διορθώσεις και επενδύστε σε τεχνολογίες και εξοπλισμό που μπορούν να βελτιώσουν τη δουλειά σας.
Προσδιορίστε την καινοτομία στον οργανισμό σας. Ψάξτε για νέες ευκαιρίες, πειραματιστείτε με νέες ιδέες και λάβετε υπολογισμένους κινδύνους. Σκεφτείτε συστηματικά και ακολουθήστε ένα βήμα κάθε φορά, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε τι λειτουργεί και τι δεν λειτουργεί χωρίς τον φόβο της αποτυχίας.
Τώρα που γνωρίζετε τη σημασία της αποτελεσματικότητας και της αριστείας για την επιχειρηματική επιτυχία, ακολουθήστε τα απαραίτητα βήματα για να ευδοκιμήσετε τον οργανισμό σας.Επικεντρωθείτε στη συνεχή βελτίωση, τονίστε την ικανοποίηση των πελατών και δείξτε στους υπαλλήλους σας ότι ενδιαφέρεστε για αυτούς και εκτιμήστε τις προσπάθειές τους.
Παρέχετε στην ομάδα σας συνεχή πρόσβαση στις πληροφορίες και επενδύει σε νέες τεχνολογίες για να διευκολύνει την εργασία. Θυμηθείτε, δεν μπορείτε να παρέχετε υπηρεσίες παγκόσμιας κλάσης εξυπηρέτησης πελατών και να επιτύχετε κορυφαία απόδοση αν οι εργαζόμενοί σας στερούνται τους πόρους που απαιτούνται για την αποτελεσματική εργασία τους. Χρησιμοποιήστε ένα ενοποιημένο σύστημα για να μοιράζεστε πληροφορίες μεταξύ των τμημάτων, να ενθαρρύνετε την καινοτομία και να εστιάζετε στην επίτευξη μακροπρόθεσμης, βιώσιμης ανάπτυξης.
