Οι έλεγχοι μπορούν να λάβουν πολλές μορφές, αλλά ακολουθούν γενικά τις λογιστικές πρακτικές που ελέγχονται από το χρόνο. Στην αρχή, οι ελεγκτές εξετάζουν τα αρχεία μιας εταιρείας για τον εντοπισμό προβληματικών τομέων όπου υπάρχει πιθανότητα ουσιώδους ανακρίβειας των οικονομικών καταστάσεων. Οι ελεγκτές δοκιμάζουν τους ισχυρισμούς της διοίκησης χρησιμοποιώντας μια σειρά διαδικασιών ελέγχου.
Συμβουλές
-
Οι διαδικασίες ελέγχου περιλαμβάνουν την εξασφάλιση, τον εντοπισμό, την παρατήρηση, την επιθεώρηση ενσώματων παγίων, την επιβεβαίωση, τον επανυπολογισμό και τη χρήση αναλυτικών διαδικασιών.
Ποιος είναι ο σκοπός ενός ελέγχου;
Σκοπός του ελέγχου είναι η παροχή ανεξάρτητης γνώμης σχετικά με την ακρίβεια και τη δικαιοσύνη των οικονομικών καταστάσεων, διαδικασιών και διαδικασιών μιας εταιρείας. Επιβεβαιώνει ότι τα αρχεία καταρτίζονται σύμφωνα με τις κατάλληλες λογιστικές διαδικασίες, όπως οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές, και αναφέρει τυχόν εξαιρέσεις.
Μια αντικειμενική ανάλυση των οικονομικών καταστάσεων επιτρέπει στη διοίκηση, τους επενδυτές, τους πιστωτές και τους δανειστές να έχουν μεγαλύτερη εμπιστοσύνη στην αλήθεια και την αξιοπιστία των εκθέσεων της εταιρείας.
Το τελικό αποτέλεσμα είναι να δίδεται αμερόληπτη γνώμη ως προς την εγκυρότητα των οικονομικών καταστάσεων της εταιρείας και να παρέχεται εύλογη βεβαιότητα ότι οι οικονομικές καταστάσεις δεν περιέχουν ουσιώδεις ανακρίβειες.
Ποιοι είναι οι στόχοι ελέγχου;
Οι κύριοι στόχοι του ελέγχου είναι οι εξής:
- Διερευνήστε την ακρίβεια των εσωτερικών ελέγχων.
- Επαληθεύστε τη μαθηματική ορθότητα των λογαριασμών και των υπολοίπων.
- Επαληθεύστε την αυθεντικότητα των συναλλαγών.
- Εξασφαλίστε τη σωστή ταξινόμηση του κεφαλαίου και των εσόδων.
- Ελέγξτε την ύπαρξη και την αποτίμηση των περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων.
- Επιβεβαιώστε ότι η εταιρεία συμμορφώνεται με όλους τους κανόνες και κανονισμούς.
Οι δευτερεύοντες στόχοι του ελέγχου είναι οι εξής:
- Εξετάστε και δημιουργήστε συστήματα για την αποφυγή σφαλμάτων. Αυτά περιλαμβάνουν λάθη παράλειψης, σκόπιμα σφάλματα και σφάλματα κατά την εφαρμογή των λογιστικών αρχών.
- Εστίαση στους τρόπους ανίχνευσης και πρόληψης της απάτης. Κατασκευή συστημάτων για την αποτροπή της κλοπής μετρητών ή αγαθών και πλαστογράφηση λογαριασμών.
- Προσδιορίστε την υπερεκτίμηση ή υποτιμήσεις του αποθέματος.
- Παρέχετε τις σωστές πληροφορίες στις φορολογικές αρχές.
Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι ελέγχου;
Οι διάφοροι τύποι ελέγχων έχουν ως εξής:
Συμμόρφωση: Η συμμόρφωση καθορίζει εάν η εταιρεία συμμορφώνεται με τους σχετικούς κυβερνητικούς κανονισμούς και τις πολιτικές της εταιρείας, για παράδειγμα, διασφαλίζοντας ότι η επιχείρηση συμμορφώνεται με τους όρους του ομολόγου και επαληθεύοντας ότι οι υπολογισμοί και οι πληρωμές για μια συμφωνία δικαιωμάτων είναι σωστές και τηρούνται έγκαιρα. Άλλες ανησυχίες περιλαμβάνουν: Καταβάλλεται σωστά η αμοιβή για αποζημίωση των εργαζομένων; Απαιτούνται οι κανονισμοί EPA για τη σωστή διάθεση αποβλήτων;
Κατασκευή: Η κατασκευή εξετάζει πτυχές ενός έργου για να εξασφαλίσει ότι ακολουθούν τους όρους της σύμβασης. Το κόστος κατασκευής έχει την τάση να ξεφεύγει από τον έλεγχο. Οι έλεγχοι παρακολουθούν το κόστος και επιβάλλουν τους ελέγχους και επαληθεύουν ότι οι διαχειριστές έργων εκτελούν σωστά τη δουλειά τους. Εξασφαλίζει ότι τηρούνται οι προθεσμίες και οι ημερομηνίες ολοκλήρωσης και εξετάζει τις διαδικασίες ασφαλείας των εργαζομένων.
Χρηματοοικονομική: Η χρηματοδότηση επικεντρώνεται στη λογιστική και την υποβολή εκθέσεων σχετικά με τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές και εξετάζει τις εισπράξεις και τις εκταμιεύσεις κεφαλαίων. Είναι σωστές οι πληροφορίες και εισάγονται σύμφωνα με τις κατάλληλες λογιστικές αρχές; Υπάρχουν επαρκείς έλεγχοι για λογαριασμούς μετρητών και άλλα ρευστά περιουσιακά στοιχεία;
Πληροφορίες: Η πληροφορία αναλύει τα συστήματα υπολογιστών, τα δίκτυα και τις βάσεις δεδομένων της εταιρείας και αναζητά πιθανές εσωτερικές και εξωτερικές απειλές για την ασφάλεια. Τα συστήματα backup της εταιρείας και η δυνατότητα ανάκτησης από ιούς υπολογιστών, διακοπή ρεύματος και φυσικές καταστροφές ελέγχονται επίσης.
Διερευνητική: Έλεγχοι διερεύνησης για αποδείξεις εγκληματικών δραστηριοτήτων όπως απάτη, ξέπλυμα χρημάτων, δωροδοκία ή κατάχρηση περιουσιακών στοιχείων και οτιδήποτε θα μπορούσε να οδηγήσει σε πολιτικές δίκες ή ποινικές διώξεις. Οι ελεγκτές πραγματοποιούν μερικές φορές συγκεκαλυμμένες πράξεις για να κρύψουν τις έρευνές τους από τους στόχους που είναι ύποπτοι για αδίκημα.
Επιχειρήσεων: Οι επιχειρησιακοί έλεγχοι αναλύουν τις διαδικασίες σχεδιασμού, τις διαδικασίες λειτουργίας και τους στόχους της εταιρείας. Ο στόχος είναι να καθοριστεί εάν οι δραστηριότητες της εταιρείας είναι σύμφωνες με τους στόχους της και αν επιτυγχάνουν τους στόχους της. Τα αποτελέσματα θα μπορούσαν να έχουν συστάσεις για βελτίωση.
Φόρος: Η ανάλυση των φορολογικών δηλώσεων διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες είναι σωστές και ο φόρος που καταβάλλεται είναι δίκαιος. Οι φορολογικοί έλεγχοι συνήθως ενεργοποιούνται όταν οι φορολογικές δηλώσεις εμφανίζουν ασυνήθιστα χαμηλές πληρωμές φόρων.
Ποια είναι η διαδικασία ενός ελέγχου;
Οι ισχυρισμοί είναι ισχυρισμοί της διοίκησης σχετικά με τις διάφορες πτυχές μιας επιχείρησης. Εμπίπτουν σε τρεις τομείς: συναλλαγές, υπόλοιπα λογαριασμών και παρουσιάσεις και γνωστοποιήσεις. Οι ελεγκτές επαληθεύουν την ακρίβεια αυτών των ισχυρισμών με τη διεξαγωγή σειράς διαδικασιών ελέγχου.
Περιστατικό: Η εμφάνισή της επιβεβαιώνει ότι όλες οι συναλλαγές που ισχυρίζεται ότι έλαβε χώρα στην πραγματικότητα συνέβησαν. Για παράδειγμα, αν μια εταιρεία απαιτεί πώληση, οι ελεγκτές αναζητούν δικαιολογητικά έγγραφα που δείχνουν ότι ο πελάτης διέταξε πράγματι τα εμπορεύματα και ότι η αποστολή έγινε.
Υπαρξη: Υπάρχουν τα περιουσιακά στοιχεία; Οι ελεγκτές εντοπίζουν φυσικά ένα περιουσιακό στοιχείο για να επιβεβαιώσουν την ύπαρξή του ή να παρακολουθήσουν υπαλλήλους που λαμβάνουν απογραφές για να επαληθεύσουν ότι υπάρχει απογραφή.
Ακρίβεια: Οι συναλλαγές καταγράφονται σε πλήρη και σωστά ποσά χωρίς σφάλματα;
Εκτίμηση: Τα περιουσιακά στοιχεία και οι υποχρεώσεις καταχωρούνται στις σωστές αποτιμήσεις; Η αποτίμηση θεωρεί ένα παράδειγμα εμπορεύσιμων τίτλων, ελέγχει τις τρέχουσες τιμές αγοράς και συγκρίνεται με τις τιμές που καταγράφονται στα βιβλία της εταιρείας.
Πληρότητα: Η πληρότητα διασφαλίζει ότι όλες οι συναλλαγές καταγράφονται και τίποτα δεν λείπει, για παράδειγμα, εξετάζοντας τις τραπεζικές δηλώσεις για να δείτε αν δεν καταγράφηκαν πληρωμές προς προμηθευτές. Έχουν καταγραφεί όλες οι εισπράξεις από πελάτες; Επίσης, οι διευθυντές και τρίτοι μπορούν να πάρουν συνέντευξη για να διαπιστώσουν αν η εταιρεία έχει προβεί σε πρόσθετες δεσμεύσεις σε συμβάσεις και υποχρεώσεις που δεν έχουν καταγραφεί.
Αποκόβω: Έλεγχοι αποκοπής για να δείτε αν όλες οι συναλλαγές καταγράφονται στη σωστή περίοδο αναφοράς, για παράδειγμα, ανατρέξτε στα έγγραφα αποστολής για να δείτε εάν οι αποστολές που πραγματοποιήθηκαν την τελευταία ημέρα του μήνα καταγράφονται στη σωστή περίοδο. Ένα άλλο παράδειγμα αφορά τα αγαθά και τα υλικά που παραδίδονται σε πώληση πριν από το τέλος της χρήσης, τα οποία πρέπει να καταχωρούνται ως έξοδο στο κόστος πωληθέντων αγαθών και να μην παραμένουν σε απογραφή. Η καταγραφή μιας πώλησης σε μία περίοδο, αλλά η αναφορά της σχετικής δαπάνης κατά την επόμενη περίοδο, θα υπερκεράσει το εισόδημα.
ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ: Η εταιρεία διαθέτει νομίμως τα περιουσιακά της στοιχεία; Για παράδειγμα, η εταιρεία κατέχει τον κατάλογό της ή είναι στην αποστολή και ανήκει σε τρίτο;
Ταξινόμηση: Η κατάταξη καθορίζει κατά πόσο οι συναλλαγές ταξινομούνται σωστά. Για παράδειγμα, τα αρχεία αγορών για πάγια περιουσιακά στοιχεία ελέγχονται για να διαπιστωθεί αν έχουν καταγραφεί στον κατάλληλο λογαριασμό παγίων στοιχείων ενεργητικού. Επίσης, τα έσοδα αναγνωρίζονται ως τρέχον εισόδημα και όχι ως αναβαλλόμενες πωλήσεις;
Παρουσίαση και γνωστοποίηση: Όλα τα στοιχεία των οικονομικών καταστάσεων πρέπει να περιγράφονται, να ταξινομούνται και να γνωστοποιούνται. Για παράδειγμα, η μέθοδος αποτίμησης αποθεμάτων, LIFO ή FIFO, πρέπει να αναφέρεται στις σημειώσεις. Τα δάνεια προς συνδεδεμένα μέρη, όπως οι εργαζόμενοι, πρέπει να δηλώνονται χωριστά και να μην θάβονται στους εισπρακτέους λογαριασμούς. Οι ενδεχόμενες υποχρεώσεις θα πρέπει να εξηγούνται επειδή πρόκειται για χρεωστικές υποχρεώσεις που δεν περιλαμβάνονται στις υποχρεώσεις.
Τι είναι η διαδικασία ελέγχου;
Οι ελεγκτές έχουν διαδικασίες που χρησιμοποιούν για να καθορίσουν την ακεραιότητα των οικονομικών εκθέσεων και των ισχυρισμών των πελατών τους. Οι συγκεκριμένες διαδικασίες που χρησιμοποιούνται είναι διαφορετικές για κάθε πελάτη. Η επιλογή των διαδικασιών εξαρτάται από τη φύση της επιχείρησης και από τους ισχυρισμούς που πρέπει να επαληθεύσουν οι ελεγκτές. Οι διαδικασίες ελέγχου περιλαμβάνουν:
Vouching: Το Vouching είναι μια επιθεώρηση των δικαιολογητικών, όπως αντίγραφα των τιμολογίων στους πελάτες, τα έγγραφα αποστολής, οι τραπεζικές δηλώσεις, οι εντολές αγοράς, τα τιμολόγια των πωλητών και οι αναφορές που λαμβάνουν. Οι ανησυχίες των ελεγκτών είναι η υπερεκτίμηση των περιουσιακών στοιχείων ή η υπερβολή των εσόδων. Απορρίψτε τις οικονομικές καταστάσεις για να επιβεβαιώσετε την ύπαρξη.
Ιχνηλασία: Η ανίχνευση είναι διαφορετική από την εγγύηση. Η διαδικασία αυτή προκύπτει από τις ανησυχίες ενός ελεγκτή ότι ορισμένες υποχρεώσεις ενδέχεται να υποτιμηθούν ή ότι ορισμένες δαπάνες δεν έχουν καταχωρηθεί στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Παρακολουθήστε προς τα πάνω τα έγγραφα προέλευσης για να επιβεβαιώσετε την πληρότητα των οικονομικών καταστάσεων. Οι ελεγκτές λαμβάνουν τα έγγραφα πηγής και τα εντοπίζουν για να βεβαιωθούν ότι τα στοιχεία καταγράφονται στις οικονομικές καταστάσεις.
Έλεγχος ενσώματων ακινητοποιήσεων: Εξετάζεται η φυσική εξέταση των ενσώματων παγίων προκειμένου να επιβεβαιωθεί η ύπαρξή τους.
Παρατήρηση: Οι ελεγκτές παρακολουθούν το προσωπικό που λαμβάνει απογραφή και τις μεθόδους μέτρησης και παρατηρούν αν οι εργαζόμενοι πραγματοποιούν με ακρίβεια τις μετρήσεις.
Ερωτήσεις προσωπικού: Δεν όλες οι έρευνες αφορούν έγγραφα. Πάρτε, για παράδειγμα, τη συλλογή των εισπρακτέων λογαριασμών. Ο ελεγκτής εξετάζει την πιθανότητα είσπραξης των εισπρακτέων λογαριασμών με τους διαχειριστές πιστώσεων. Δεν υπάρχουν έγγραφα για την καταγραφή αυτής της πιθανότητας. Η γνώμη της συλλογής βασίζεται στα αποτελέσματα αυτών των συζητήσεων.
Επιβεβαίωση: Ο ελεγκτής επιβεβαιώνει τα υπόλοιπα λογαριασμών, όπως εισπρακτέους λογαριασμούς και μετρητά, με εξέταση των εγγράφων και επαφές με τους πελάτες για να πάρουν την αναγνώριση του χρέους. Επιβεβαιώνουν επίσης τα ποσά των υποχρεώσεων και τους όρους αποπληρωμής με τους τρίτους δανειστές.
Νέος υπολογισμός: Ο ελεγκτής επανυπολογίζει ορισμένες συναλλαγές για να διαπιστώσει εάν υπάρχουν διαφορές μεταξύ του έργου του πελάτη και των αποτελεσμάτων του ελέγχου. Ένα παράδειγμα θα ήταν ο εκ νέου υπολογισμός του κόστους απόσβεσης. Ένα άλλο παράδειγμα είναι ο εκ νέου υπολογισμός των μηνιαίων μισθών των υπαλλήλων και βεβαιωθείτε ότι το καθαρό ποσό που καταβάλλεται σε κάθε άτομο είναι σωστό.
Επαναπροσδιορισμός: Πρόκειται για έλεγχο των εσωτερικών ελέγχων, για παράδειγμα, η διαδικασία καταγραφής μιας πώλησης, η καταχώρηση τιμολογίου στις πωλήσεις και οι εισπρακτέοι λογαριασμοί ή η αφαίρεση των υλικών από το απόθεμα για να ληφθεί υπόψη το κόστος πωληθέντων αγαθών. Ο ελεγκτής συγκρίνει το έργο του με τη διαδικασία που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι και αναζητά τυχόν αποκλίσεις.
Αναλυτικές διαδικασίες: Ο ελεγκτής συγκρίνει μια περίοδο με την άλλη και αναζητά αλλαγές. Οι αναλυτικές διαδικασίες χρησιμοποιούνται κατά τη διάρκεια του σταδίου σχεδιασμού για τον προσδιορισμό των περιοχών αξιολόγησης κινδύνου. Στο στάδιο του σχεδιασμού, ο ελεγκτής αναζητά εκείνους τους τομείς όπου υπάρχει πιθανότητα ανακριβειών. Για παράδειγμα, αν ο ελεγκτής διαπιστώσει ότι οι πωλήσεις μειώνονται αλλά οι εισπρακτέοι λογαριασμοί ανεβαίνουν, αυτό δεν είναι μια συνηθισμένη σχέση. Αυτή η ανωμαλία πρέπει να διερευνηθεί. Η εταιρεία θα μπορούσε να έχει πρόβλημα συλλογής με εισπρακτέους λογαριασμούς.
Παραδείγματα διαδικασιών ελέγχου
Οι διαδικασίες ελέγχου εφαρμόζονται για τη δοκιμή και την επικύρωση των ισχυρισμών διαχείρισης, όπως φαίνεται στα ακόλουθα παραδείγματα.
Υπαρξη: Οι ελεγκτές μπορούν να επαληθεύσουν την ύπαρξη απογραφής λαμβάνοντας ανεξάρτητη φυσική μέτρηση ή να παρατηρήσουν το προσωπικό της εταιρείας που πραγματοποιεί απογραφή. Το Vouching μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αντιστοίχιση του αποθέματος για την αγορά εγγράφων. Ένας αναλυτικός υπολογισμός θα μπορούσε να γίνει για να συγκρίνει τον κύκλο εργασιών του αποθέματος με το κόστος των πωληθέντων αγαθών και να δει αν ο λόγος έχει νόημα.
Εκτίμηση: Θα μπορούσε να πραγματοποιηθεί φυσικός έλεγχος για την αναζήτηση παλαιού και παρωχημένου αποθέματος που θα πρέπει να διαγραφεί. Ένας νέος υπολογισμός θα αποκαλύψει την ακρίβεια των μεθόδων κοστολόγησης του προϊόντος. Χρησιμοποιεί η εταιρεία την κοστολόγηση βάσει δραστηριοτήτων ή την κατανομή των γενικών εξόδων για όλη την εγκατάσταση; Οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να ερωτηθούν πώς κάνουν το κόστος του προϊόντος για να φτάσουν σε μια αποτίμηση. Μια διαδικασία ανάλυσης θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για τον εντοπισμό βραδέως μεταβαλλόμενου αποθέματος με τον υπολογισμό του κύκλου εργασιών του αποθέματος.
Πληρότητα: Έχει καταγραφεί κάθε αποθήκη στην αποθήκη στις οικονομικές καταστάσεις; Η πιο κοινή προσέγγιση εδώ είναι ο εντοπισμός, όχι η εξασφάλιση. Για τον ισχυρισμό πληρότητας χρησιμοποιούνται αναλυτικές διαδικασίες και γίνονται συγκρίσεις μεταξύ του ποσού που θα πρέπει να υπάρχει στο απόθεμα και του ποσού που βρίσκεται στην απογραφή. Τα στοιχεία αποθέματος εντοπίζονται στα αρχεία απογραφής.
ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ: Η εταιρεία κατέχει πραγματικά το απόθεμα; Οι πρώτες ύλες ελέγχονται. Ποιος κατέχει πρώτες ύλες; Συζητήστε με τον υπεύθυνο αγοράς και τους υπαλλήλους που συμμετέχουν στην παραγωγή και στείλτε τις θετικές επιβεβαιώσεις μέσω ταχυδρομείου στους προμηθευτές. Πότε η εταιρεία κατέχει το εμπόρευμα: κατά τη στιγμή της αποστολής ή μετά την πληρωμή; Ο έλεγχος μπορεί να αποδεικνύει τα στοιχεία απογραφής στην τεκμηρίωση που δείχνει πότε παραδόθηκαν τα αγαθά στην εταιρεία και εξετάζει τις συμβάσεις προμηθευτών για να καθορίσει πότε ο αγοραστής αποκτά την κυριότητα της παράδοσης.
Κατανομή: Η κατανομή εξετάζει τα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία και τα μη κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία, διασφαλίζοντας ότι όλα είναι ένα ενεργό περιουσιακό στοιχείο για απογραφή και δεν είναι παλαιά και παρωχημένα. Οι διαδικασίες εντοπισμού ή εξασφάλισης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ταξινόμηση περιουσιακών στοιχείων για κατανομή.
Παρουσίαση και γνωστοποίηση: Οι γνωστοποιήσεις πρέπει να είναι σύμφωνες με τα λογιστικά πρότυπα. Οι αναθεωρήσεις των οικονομικών καταστάσεων επανεξετάζονται και το προσωπικό ερωτάται με ποιο τρόπο κάνουν τις πολιτικές επιλογές. Οι γνωστοποιήσεις συγκρίνονται με τα οικονομικά πρότυπα που απαιτούνται από τις συνήθεις λογιστικές διαδικασίες.
Δεν είναι απαραίτητο να δοκιμάσετε όλους τους ισχυρισμούς, αλλά ο έλεγχος πρέπει να έχει τα κατάλληλα αποδεικτικά στοιχεία για να καλύψει όλους τους σχετικούς ισχυρισμούς.
