Μια βιβλιοθήκη είναι εξίσου καλή με το σύστημα ευρετηρίασής της: Χωρίς το Dewey Decimal, τη βιβλιοθήκη του Κογκρέσου και κάποιο είδος καταλόγου όγκων, κανείς δεν μπορούσε να βρει το σωστό βιβλίο αρκετά γρήγορα ή αξιόπιστα για να κάνει τη βιβλιοθήκη χρήσιμη. Μέχρις ότου οι σύγχρονες δημόσιες βιβλιοθήκες έγιναν ο κανόνας κατά τα μέσα του 19ου αιώνα, οι επαγγελματίες βιβλιοθηκάριοι απομνημόνευσαν τη θέση των tomes στη φροντίδα τους. Αργότερα, μη αυτόματα συστήματα όπως οι κατάλογοι καρτών βοήθησαν τους προστάτες να αναζητήσουν τη θέση των βιβλίων που ήθελαν. Από τη δεκαετία του 1990, οι περισσότερες βιβλιοθήκες έχουν αυτοματοποιήσει ορισμένες πτυχές των λειτουργιών τους. Παρά το κόστος και την προσπάθεια εγκατάστασης αυτών των συστημάτων, είναι ένα ανώτερο μοντέλο όταν εξετάζετε τα μειονεκτήματα προηγούμενων μεθόδων.
Ευπάθεια στο ανθρώπινο σφάλμα
Κάθε σύστημα με τον οποίο εργάζονται οι άνθρωποι είναι ευάλωτο σε σφάλματα από ένα αποσπασμένο, κουρασμένο ή ανίκανο μέλος της ομάδας. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα απαιτούν ακόμη ανθρώπινη αλληλεπίδραση, αλλά μειώνουν τον αριθμό των αποφάσεων ή των πράξεων που πρέπει να εκτελέσει ένας άνθρωπος. Είτε καταθέτοντας ένα αίτημα αποζημιώσεων ενός προστάτη είτε παρακολουθώντας την άφιξη νέων βιβλίων, κάθε βήμα που χειρίζεται ένας υπολογιστής καθιστά όλο το σύστημα πιο αποτελεσματικό επειδή είναι λιγότερο επιρρεπές σε λάθη.
Τα κόστη προστίθενται στο χρόνο
Η εγκατάσταση ενός αυτοματοποιημένου συστήματος μπορεί να κοστίσει $ 20.000 έως $ 50.000 ανά βιβλιοθήκη μόνο για τον εξοπλισμό. Παρά αυτό το κόστος εκ των προτέρων, ο αυτοματισμός εξοικονομεί χρήματα με την πάροδο του χρόνου. Αυτή η εξοικονόμηση έρχεται σε δύο μορφές. Πολλές επιχειρήσεις, όταν λειτουργούν, συνεχίζουν χωρίς να εμπλέκονται οι υπάλληλοι -για παράδειγμα, δημιουργώντας αναφορές για αιτήματα διατραπεζικών δανείων ή για την αποστολή ηλεκτρονικών ενημερωτικών σημειωμάτων. Οι πράξεις που χρειάζονται ακόμα ένα ανθρώπινο ον - όπως η επεξεργασία των επιστρεφόμενων βιβλίων - συμβαίνουν ταχύτερα με την υποστήριξη της αυτοματοποίησης. Και στις δύο περιπτώσεις, η βιβλιοθήκη μπορεί είτε να μειώσει το προσωπικό για να μειώσει τον προϋπολογισμό της, είτε να εφαρμόσει τα αποθηκευμένα κεφάλαια σε περισσότερα καθήκοντα και προγράμματα με γνώμονα τον πελάτη.
Οι αναζητήσεις διαρκούν περισσότερο και είναι λιγότερο αποτελεσματικές
Η αναζήτηση ενός συγκεκριμένου βιβλίου σε έναν κατάλογο καρτών - το πιο εικονικό σύστημα χειροκίνητης βιβλιοθήκης - σημαίνει μετακίνηση από έναν ευρετήριο σε άλλο όταν αλλάζετε την αναζήτησή σας από τον δημιουργό στον τίτλο. Με ένα αυτοματοποιημένο σύστημα, μπορείτε να πραγματοποιήσετε κάθε είδους αναζήτηση που θέλετε από την ίδια τοποθεσία με μερικά κλικ. Αυτό εξοικονομεί χρόνο σε σχέση με τον παλιό τρόπο και χρειάζεται λιγότερη βοήθεια από τους υπαλλήλους της βιβλιοθήκης. Επειδή όλα τα ευρετήρια είναι εικονικά αντί για φυσικά, ένα αυτοματοποιημένο σύστημα μπορεί να έχει περισσότερες κατηγορίες αναζήτησης χωρίς να προσθέτει άλλο κομμάτι έπιπλα. Οι Πατρών μπορούν να αναζητήσουν μια ευρύτερη ποικιλία λέξεων-κλειδιών και ιδεών παρά με έναν κατάλογο καρτών. Αυτοματοποιημένοι κατάλογοι μπορούν επίσης να τεθούν σε απευθείας σύνδεση, επιτρέποντας σε έναν προστάτη να επιβεβαιώσει ότι ένα βιβλίο είναι διαθέσιμο από το σπίτι αντί να έρχεται στη βιβλιοθήκη και να είναι απογοητευμένος.
Αριστερά πίσω από τον αυτοκινητόδρομο πληροφοριών
Οι βιβλιοθήκες και οι πληροφορίες γίνονται ψηφιοποιημένες με ταχείς ρυθμούς. Οποιαδήποτε βιβλιοθήκη εξακολουθεί να χρησιμοποιεί χειροκίνητο λειτουργικό σύστημα δεν μπορεί να συνδεθεί με ψηφιακούς πόρους. Αυτό κάνει την ανταλλαγή πληροφοριών και δημοσιεύσεων πολύ πιο δύσκολη και χρονοβόρα από ό, τι με ένα αυτοματοποιημένο σύστημα. Καθώς ο 21ος αιώνας εξελίσσεται και οι περισσότεροι πόροι γίνονται πλήρως ψηφιακοί, οι προστάτες των βιβλιοθηκών με μη αυτόματο τρόπο δεν θα έχουν πρόσβαση σε αυξανόμενο ποσοστό πληροφοριών.
Κάνοντας Όρια στο Μέλλον
Τα ηλεκτρονικά βιβλία, τα podcast, τα blog και τα μαθήματα βίντεο είναι όλα μέρος του τρόπου με τον οποίο ο σύγχρονος κόσμος επικοινωνεί το άθροισμα της ανθρώπινης γνώσης. Οι βιβλιοθήκες με χειροκίνητα συστήματα έχουν περιορισμένη πρόσβαση σε αυτό το αυξανόμενο σώμα εργασίας. Οποιοδήποτε ποιοτικό αυτοματοποιημένο σύστημα, αντίθετα, θα παρέχει από προεπιλογή τη δυνατότητα απομακρυσμένης και επιτόπου πρόσβασης στους περισσότερους από αυτούς τους πόρους.
