Οι βασικές λογιστικές λειτουργίες δεν είναι μόνο σημαντικές δεξιότητες ζωής. είναι κρίσιμης σημασίας για την ορθή διαχείριση μιας επιχείρησης. Η προσεκτική τήρηση αρχείων είναι απαραίτητη για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης, είναι σε θέση να απεικονίσει την ανάπτυξη και την πρόοδο με την πάροδο του χρόνου και να είναι υπεύθυνη έναντι των επενδυτών της εταιρείας ή των ιδρυμάτων δανεισμού. Είναι πάντα σημαντικό να γνωρίζουμε πόσα χρήματα δαπανήθηκαν για το τι και πότε. Η κατοχή αυτών των πληροφοριών στο χέρι και η αποθήκευση με οργανωμένο τρόπο διευκολύνει τις εταιρείες και τις ομάδες να γνωρίζουν τι εργάζεται οικονομικά και τι μπορεί να χρειαστεί να αλλάξει για να εξασφαλίσει βελτίωση στο μέλλον.
Επισκόπηση των λειτουργιών της λογιστικής
Οι τρεις κύριες λειτουργίες της λογιστικής είναι:
- Η συλλογή και αποθήκευση δεδομένων σχετικά με τις οικονομικές δραστηριότητες μιας επιχείρησης. Οι πληροφορίες συγκεντρώνονται από τα έγγραφα πηγής, τα οποία καταγράφονται πρώτα σε περιοδικά και δημοσιεύονται στη συνέχεια σε ημερολόγια, είτε με το χέρι είτε με λογισμικό λογιστικής.
- Παροχή πληροφοριών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διαχειριστικές εκθέσεις, οικονομικές καταστάσεις, στρατηγικό σχεδιασμό και λήψη αποφάσεων.
- Για την παροχή ελέγχων που καταγράφουν και επεξεργάζονται δεδομένα αποτελεσματικά, αποτελεσματικά και με ακρίβεια.
Ο ρόλος της λογιστικής στις επιχειρήσεις
Η λογιστική διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στις επιχειρήσεις. Η πλήρης τήρηση αρχείων εξασφαλίζει τη δυνατότητα παροχής ακριβών οικονομικών εκθέσεων, οι οποίες μπορεί να απαιτούνται κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου, για τριμηνιαίες εκθέσεις προς επενδυτές ή ιδρύματα δανεισμού. Τα πάντα από ετήσιες ή τριμηνιαίες καταθέσεις φόρου σε ελέγχους και αιτήσεις πίστωσης πιθανόν απαιτούν λεπτομερείς οικονομικές καταστάσεις. Μόνο από τη διατήρηση προσεκτικών λογιστικών αρχείων προκύπτει ότι αυτές οι πληροφορίες μπορούν να είναι άμεσα διαθέσιμες όταν χρειάζεται.
Η ικανότητα ανάλυσης πτυχών της οικονομικής υγείας μιας επιχείρησης, όπως η ταμειακή ροή, η κερδοφορία και τα εκκρεμή δάνεια, είναι ένα κρίσιμο μέρος της λειτουργίας μιας εταιρείας. Με αυτές τις πληροφορίες, οι διαχειριστές ή οι ιδιοκτήτες μπορούν να καθορίσουν τι εργάζεται για την επιχείρησή τους και τι δεν είναι, καθώς και σε ποιους τομείς μπορούν να εργαστούν για να βελτιώσουν τη συνολική χρηματοοικονομική υγεία της εταιρείας προχωρώντας.
Ένας ειδικός τύπος λογιστικής που ονομάζεται λογιστική διαχείρισης είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για τους ηγέτες των επιχειρήσεων. Για τη λογιστική διαχείρισης, οι λογιστές είναι επιφορτισμένοι ειδικά με την κατάρτιση οικονομικών εκθέσεων που θα βοηθήσουν τους διαχειριστές να λαμβάνουν σημαντικές αποφάσεις για την καθοδήγηση του μέλλοντος της εταιρείας. Αυτό διαφέρει από την οικονομική λογιστική στο γεγονός ότι οι λογιστές διαχείρισης παρέχουν καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας μιας επιχείρησης. Από την άλλη πλευρά, οι οικονομικοί ελεγκτές παρέχουν αναφορές που υποδεικνύουν πόσο καλά εκτελείται η επιχείρηση. Συνολικά, τόσο οι διευθυντές όσο και οι οικονομικοί λογιστές ακολουθούν τους ίδιους χρυσούς κανόνες λογιστικής και πρέπει να συμμορφώνονται με τα ίδια βιομηχανικά πρότυπα και τις γενικές λογιστικές αρχές.
Ποιες είναι οι κύριες λειτουργίες ενός λογιστή
Εάν ενδιαφέρεστε για μια σταδιοδρομία στον τομέα της λογιστικής, ίσως να αναρωτιέστε, ποιες είναι οι κύριες λειτουργίες ενός λογιστή; Οι λογιστές είναι απαραίτητες για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών και τύπων, επειδή είναι υπεύθυνες για τη συλλογή, την ακρίβεια, την καταγραφή, την ανάλυση και την αναφορά των οικονομικών πληροφοριών μιας εταιρείας. Μερικές φορές, οι λογιστές εξυπηρετούν σε μεγάλο βαθμό τον διοικητικό ρόλο, παίρνοντας πληροφορίες από τα οικονομικά έγγραφα και εισάγοντάς τα στα περιοδικά ή το λογιστικό λογισμικό. Σε άλλες περιπτώσεις, οι λογιστές χρησιμεύουν ως σύμβουλοι στην εταιρεία, αναλύοντας τα οικονομικά αρχεία και υποδεικνύοντας προσεγγίσεις που μπορεί να πάρει η επιχείρηση για να εξοικονομήσει χρήματα ή να ενθαρρύνει την ανάπτυξη. Οι μεγαλύτερες εταιρείες ενδέχεται να έχουν ολόκληρα λογιστικά τμήματα, με τους υπαλλήλους που πληρούν κάθε έναν από αυτούς τους ρόλους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι μικρές εταιρείες μπορούν να αναθέσουν σε εξωτερικούς συνεργάτες τους λογιστές τους. Αυτό είναι εφικτό, δεδομένου ότι οι βασικοί κανόνες λογιστικής δεν διαφέρουν από τη βιομηχανία σε βιομηχανία ή μεταξύ επιχειρήσεων.
Ανεξάρτητα από την επιχείρηση, οι λογιστές είναι συνήθως επιφορτισμένοι με τη συλλογή, οργάνωση και διατήρηση των οικονομικών αρχείων της εταιρείας. Ένα σημαντικό μέρος αυτού του καθήκοντος είναι να διασφαλιστεί ότι τα αρχεία καταρτίζονται εντός των ορίων του νόμου και των τυχόν βιομηχανικών κανονισμών. Για εταιρείες με πολλά υποκαταστήματα και λογιστές σε κάθε μία, εναπόκειται επίσης στον λογιστή να διασφαλίσει ότι και τα εταιρικά λογιστικά οργανωτικά συστήματα και τα πρότυπα τιμούνται επίσης. Είναι σημαντικό, για λόγους συνέπειας, ότι ολόκληρη η εταιρεία διατηρεί τα αρχεία της με τον ίδιο τρόπο.
Οι λογιστές ενδέχεται να υποχρεούνται να συντάσσουν φορολογικά έντυπα σε τριμηνιαία ή ετήσια βάση, ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης, κάποιος σε αυτόν τον ρόλο μπορεί επίσης να αναλάβει λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού και να ασχοληθεί με τη διανομή των φορολογικών εγγράφων στο τέλος του έτους στους υπαλλήλους. Πολλά τμήματα λογιστικής είναι επίσης υπεύθυνα για την προετοιμασία των πληρωμών προσωπικού.
Εάν μια εταιρεία χρησιμοποιεί εξωτερικούς εγκεκριμένους δημόσιους λογιστές, φοροτεχνικούς ή οικονομικούς συμβούλους, μπορεί να είναι ο ρόλος του λογιστή της επιχείρησης να επικοινωνεί με αυτούς τους εργολάβους. Ο λογιστικός υπάλληλος μπορεί να διατηρεί πρόσθετα αρχεία, να οργανώνει τις απαιτούμενες οικονομικές καταστάσεις πριν από τις συνεδριάσεις ή να ενεργεί ως εκπρόσωπος της εταιρείας σε συναντήσεις με τους αναδόχους. Οι λογιστές βοηθούν επίσης στη λήψη σημαντικών οικονομικών αποφάσεων.
Χρυσούς Κανόνες Λογιστικής
Κάθε κύκλος σπουδών στη λογιστική θα ζητήσει από τους μαθητές να απαντήσουν στο βασικό ερώτημα, ποιοι είναι οι χρυσοί κανόνες της λογιστικής; Υπάρχουν τρεις βασικές αρχές που διδάσκονται και θεωρούνται οι χρυσοί κανόνες. Αυτό σημαίνει ότι είναι συνεπείς μεταξύ των εταιρειών και των βιομηχανιών. Δεν αλλάζουν, ανεξάρτητα από τις ιδιαιτερότητες μιας επιχείρησης.
Για να κατανοήσετε τους χρυσούς κανόνες λογιστικής, πρέπει πρώτα να κατανοήσετε το σύστημα διπλής εισόδου λογιστικής. Κάθε χρηματοπιστωτική συναλλαγή, στο πλαίσιο αυτού του συστήματος, θα επηρεάσει κατ 'ανάγκη τουλάχιστον δύο λογαριασμούς από το λογιστικό σχέδιο. Για παράδειγμα, εάν ένας πελάτης πλήρωσε μια μεγάλη παραγγελία για μπλουζάκια που κοστίζουν 1.000 δολάρια, θα χρεώσατε την κατηγορία εισοδήματος κατά 1.000 δολάρια. Ωστόσο, το προηγούμενο υπόλοιπο για τα πουκάμισα θα ήταν επίσης καταχωρημένο στους λογαριασμούς εισπρακτέους. Ως εκ τούτου, ένας λογιστής θα πρέπει να πιστώσει την κατηγορία αυτή κατά $ 1.000.
Ο πρώτος χρυσός κανόνας της λογιστικής ακολουθεί αυτή την αρχή και δηλώνει ότι χρεώνετε πάντα τον παραλήπτη και πιστώνετε τον δωρητή σε οποιαδήποτε συναλλαγή.Αυτό ισχύει στην περίπτωση των προσωπικών λογαριασμών, οι οποίοι μπορούν να οριστούν ως λογαριασμοί που αφορούν ένα άτομο, μια εταιρεία ή ένα ίδρυμα. Με συνέπεια ακολουθώντας αυτή την αρχή, θα πρέπει πάντα να κάνετε δύο καταχωρήσεις για κάθε οικονομική συναλλαγή.
Ο δεύτερος χρυσός κανόνας της λογιστικής αναφέρει ότι θα πρέπει να χρεώσετε τι έρχεται και να πιστώσετε τι βγαίνει. Αυτό είναι, κατ 'ουσίαν, το ίδιο με τον κανόνα νούμερο ένα, αλλά δεν χρησιμοποιείται για προσωπικούς λογαριασμούς. Αντίθετα, αυτός ο κανόνας ισχύει στην περίπτωση πραγματικών λογαριασμών που ξεκινούν με χρεωστικό υπόλοιπο. Οι πραγματικοί λογαριασμοί είναι λογαριασμοί ισολογισμού που περιλαμβάνουν στοιχεία ενεργητικού όπως μετρητά, εισπρακτέους λογαριασμούς και κτίρια, λογαριασμούς υποχρεώσεων όπως πληρωτέοι λογαριασμοί και πληρωτέοι μισθοί και λογαριασμοί μετοχικού κεφαλαίου όπως το κοινό απόθεμα και τα κέρδη εις νέον. Έτσι, στο προηγούμενο παράδειγμα, ο λογιστής θα χρεώνει τα εισερχόμενα μετρητά. Εάν, από την άλλη πλευρά, η εταιρεία ξόδεψε χρήματα για την αγορά προμηθειών, η συναλλαγή αυτή θα εκπροσωπείται ως πίστωση στην εταιρεία.
Ο τρίτος χρυσός κανόνας λογιστικής εφαρμόζεται σε ονομαστικούς λογαριασμούς, όπως αυτούς που αφορούν το κεφάλαιο. Μπορούν να περιλαμβάνουν οτιδήποτε σχετίζεται με έσοδα και έξοδα, όπως καταβαλλόμενο ενοίκιο, εκπτώσεις, επισφάλειες και προμήθειες. Ο τρίτος κανόνας αναφέρει ότι πρέπει να χρεώνετε όλα τα έξοδα και τις ζημίες και να πιστώσετε όλα τα εισοδήματα και κέρδη.
Τα βασικά της λογιστικής
Αν ελπίζετε να μάθετε για τη λογιστική ή εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα βασικό λογιστικό σύστημα για τη μικρή επιχείρησή σας, υπάρχουν ορισμένα βασικά στοιχεία που πρέπει να εξοικειωθείτε. Παραδοσιακά, η τήρηση οικονομικών στοιχείων έγινε με το χέρι. Το βιβλίο που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση των οικονομικών συναλλαγών ονομάζεται περιοδικό. Σήμερα, ίσως προτιμάτε να χρησιμοποιείτε λογισμικό λογιστικής, αλλά ο όρος "περιοδικό" εξακολουθεί να εμφανίζεται συχνά, ακόμη και σε ηλεκτρονική λογιστική. Επιπλέον, οι βασικές αρχές είναι οι ίδιες.
Μια συναλλαγή είναι ένα οικονομικό γεγονός που πρέπει να τεκμηριωθεί. Παρακολουθείτε το ποσό της συναλλαγής μαζί με την ημερομηνία που εμφανίστηκε, μια περιγραφή και τον λογαριασμό που χρεώνει ή πιστώνεται.
Μερικές φορές, μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιεί πολλαπλά περιοδικά για την παρακολούθηση συναλλαγών που σχετίζονται με διαφορετικούς λογαριασμούς. Για παράδειγμα, ένα περιοδικό ταμειακών εισπράξεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να οργανώσει τον κατάλογο των χρημάτων που εισέρχονται, ενώ ένα περιοδικό εκταμίευσης μετρητών μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την καταγραφή των κεφαλαίων που εξέρχονται. Ένα περιοδικό εκταμίευσης μετρητών είναι το ίδιο με ένα μητρώο βιβλίων επιταγών.
Προκειμένου να προετοιμαστείτε για ενδεχόμενο έλεγχο και για να διατηρήσετε καθαρά βιβλία, θα πρέπει πάντα να χρησιμοποιείτε ξεχωριστό λογαριασμό ελέγχου ή πιστωτική κάρτα για επιχειρηματικές συναλλαγές. Η ανάμειξη προσωπικών και εταιρικών λογαριασμών όχι μόνο καταστήσει την αρχειοθέτηση πιο περίπλοκη, αλλά μπορεί επίσης να δημιουργήσει κόκκινες σημαίες κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου.
Η λογιστική βασίζεται σε ένα λογιστικό διάγραμμα για το πλαίσιο της. Αυτός ο κατάλογος κατηγοριών εσόδων και δαπανών περιλαμβάνει, για παράδειγμα, στοιχεία ενεργητικού, παθητικού, ιδίων κεφαλαίων, έσοδα, κόστος πωληθέντων αγαθών (που δεν ισχύουν για εταιρεία παροχής υπηρεσιών) και λειτουργικά έξοδα. Άλλοι λογαριασμοί εσόδων και εξόδων προστίθενται όπως απαιτείται.
Κατά την παρακολούθηση των χρηματοοικονομικών συναλλαγών, κάθε συναλλαγή πρέπει να κατηγοριοποιείται ανάλογα με τον τύπο της. Οι οικονομικές καταστάσεις συνήθως περιλαμβάνουν μόνο το σύνολο της κάθε κατηγορίας λογαριασμού και όχι μεμονωμένες συναλλαγές. Μια μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια οικονομική έκθεση, όπως ο ισολογισμός, περιλαμβάνει, για παράδειγμα, το συνολικό ενεργητικό, το σύνολο των υποχρεώσεων και τα προκύπτοντα ίδια κεφάλαια.
Κατά την κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων, η κατάσταση της εταιρείας εκπροσωπείται σε ισολογισμό. Είναι σαν ένα στιγμιότυπο της οικονομικής υγείας μιας εταιρείας σε ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο. Τα περιουσιακά στοιχεία είναι είτε υλικά είτε άυλα πράγματα που κατέχει η επιχείρηση, όπως μετρητά, εισπρακτέοι λογαριασμοί (χρήματα που οφείλονται στην επιχείρηση από πελάτες), επενδύσεις, κτίρια, γη, εξοπλισμό ή άλλα αντικείμενα. Από την άλλη πλευρά, οι υποχρεώσεις είναι εκείνες που οφείλει η εταιρεία σε άλλους, όπως δάνεια, λογαριασμούς πιστωτικών καρτών ή υποθήκες. Το κεφάλαιο ή το κεφάλαιο, η τρίτη κατηγορία σε έναν ισολογισμό αντικατοπτρίζει τις επενδύσεις της εταιρείας στην επιχείρηση και τυχόν κέρδη ή ζημίες για την επιχείρηση από τότε που ξεκίνησε. Οι τρεις κατηγορίες πρέπει να είναι ισορροπημένες, οπότε τα περιουσιακά στοιχεία πρέπει να είναι ίσα με τα ίδια κεφάλαια του κατόχου μαζί με τις υποχρεώσεις.
Άλλες κατηγορίες λογιστικής δεν περιλαμβάνονται συνήθως σε εκθέσεις μεγάλης κλίμακας. Ωστόσο, το έσοδο, το κόστος πωληθέντων αγαθών και τα λειτουργικά έξοδα καταγράφονται στο γενικό μητρώο της επιχείρησης, το οποίο αποτελείται από το υπόλοιπο κάθε λογαριασμού που παρακολουθείται από την εταιρεία. Έσοδα ή έσοδα είναι τα κεφάλαια που κερδίζει η επιχείρηση από την πώληση αγαθών ή υπηρεσιών. Εάν η εταιρεία παράγει αγαθά αντί να πουλά υπηρεσίες, το κόστος του προϊόντος καταγράφεται και είναι γνωστό ως το κόστος των πωληθέντων αγαθών. Τα λειτουργικά έξοδα, τα έξοδα λειτουργίας της επιχείρησης από καθημερινή βάση, καταγράφονται επίσης και περιλαμβάνουν επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας όπως η θέρμανση και η υδροηλεκτρική ενέργεια για το γραφείο, υπηρεσίες διαδικτύου ή ενοικίαση, μεταξύ άλλων.
Εκτός από τον ισολογισμό, η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων ή η κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσεως είναι μια σημαντική οικονομική κατάσταση που παρουσιάζει τα έσοδα μείον τα έξοδα με το προκύπτον καθαρό κέρδος ή ζημία.
Είναι ζωτικής σημασίας να έχετε έναν εξειδικευμένο λογιστή ανεξάρτητα από το είδος των επιχειρήσεων που είστε μέσα ή ποια βιομηχανία. Από θέματα συμμόρφωσης και ρύθμισης στην καθημερινή και μακροπρόθεσμη καθοδήγηση, οι λογιστές αναλύουν τις πιο σύνθετες οικονομικές πτυχές μιας επιχείρησης και παρέχουν σημαντικές συμβουλές. Οι λογιστές μπορούν να σας πουν τι συμβαίνει στην επιχείρησή σας και να σας ειδοποιήσουν για το τι θα πρέπει να αλλάξει για να εξασφαλίσει τη μέγιστη ανάπτυξη. Όλες οι εταιρείες πρέπει να δώσουν προτεραιότητα στη λογιστική, είτε έχουν μόνο ένα αφοσιωμένο μέλος του προσωπικού, έναν ανάδοχο ή μια ολόκληρη ομάδα διοικητικών και χρηματοοικονομικών λογιστών.
