Φανταστείτε ένα περιβάλλον εργασίας στο οποίο δεν είχατε καμιά καθοδήγηση για το πώς να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τους συναδέλφους σας και δεν έχετε καμία πολιτική για το τι να πείτε στον έξω κόσμο. Δεν φαίνεται ότι η επιχείρηση θα ήταν πολύ επιτυχής, έτσι δεν είναι; Ο τρόπος με τον οποίο μια οργάνωση επικοινωνεί με εκείνους μέσα σε αυτήν και εκείνους εκτός αυτής είναι αναπόσπαστο μέρος της επιτυχίας της. Οι πολιτικές επικοινωνίας και οι κατευθυντήριες γραμμές βοηθούν τους εργαζόμενους να μοιράζονται πληροφορίες για να κάνουν την εργασία τους αποτελεσματικά και να υποστηρίζουν την εικόνα της οργάνωσης εξωτερικά.
Ο ρόλος των εσωτερικών επικοινωνιών
Η εσωτερική επικοινωνία συμβαίνει όταν μια επιχείρηση ανταλλάσσει πληροφορίες στο εσωτερικό της με το προσωπικό της. Οι εταιρείες μπορούν να επικοινωνούν εσωτερικά γραπτώς μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σημειώσεων ή προφορικά σε συναντήσεις και συνέδρια. Ο κύριος σκοπός της εσωτερικής επικοινωνίας είναι να προσδιορίσει και να μοιραστεί τους στόχους της εταιρείας. Είναι ζωτικής σημασίας για τους υπαλλήλους να γνωρίζουν σε τι εργάζονται προς την κατεύθυνση. Οι στόχοι μπορούν να είναι εταιρικής εμβέλειας, τμήμα ή ατομική. Ανεξάρτητα από το αν γνωρίζουμε ποιος είναι ο σκοπός τους στην εργασία, βοηθά τους εργαζομένους να παραμείνουν σε καλό δρόμο.
Η δημιουργία ενός καλύτερου εργασιακού περιβάλλοντος είναι ένας άλλος λόγος για τον οποίο η εσωτερική επικοινωνία είναι τόσο σημαντική. Με την επικοινωνία εντός της επιχείρησης σχετικά με οργανωτικές αλλαγές, αριθμούς πωλήσεων και θέματα ανθρώπινων πόρων, οι επιχειρήσεις μπορούν να δημιουργήσουν διαφανή και αποτελεσματικά περιβάλλοντα εργασίας, όπου οι εργαζόμενοι ευδοκιμούν. Αυτό βοηθά στη μείωση των ποσοστών του κύκλου εργασιών, στην προσέλκυση νέων ταλέντων και στην αύξηση της ικανοποίησης των εργαζομένων. Οι επιχειρήσεις μπορούν επίσης να σταματήσουν τις φήμες της εταιρείας πριν ξεκινήσουν διασφαλίζοντας ότι επικοινωνούν ανοιχτά και συστηματικά με τους υπαλλήλους τους.
Η εσωτερική επικοινωνία βοηθά τις επιχειρήσεις να παραμείνουν στη μάρκα και να διατηρούν τον έλεγχο του μηνύματος. Έχοντας μια ισχυρή υπόσχεση μάρκας που επικοινωνεί εσωτερικά, οι εργαζόμενοι έχουν καλύτερη χειραγωγή για να μιλήσουν με τους πελάτες και άλλα εξωτερικά μέρη. Με την επικοινωνία που οδηγεί σε σαφείς στόχους και καλά εκπαιδευμένο προσωπικό, οι επιχειρήσεις έχουν περισσότερες πιθανότητες να εξασφαλίσουν ότι οι αλληλεπιδράσεις των πελατών είναι θετικές.
Σκοπός των εξωτερικών επικοινωνιών
Η εξωτερική επικοινωνία συμβαίνει όταν μια επιχείρηση ανταλλάσσει πληροφορίες με πελάτες, προοπτικές, συνεργάτες, προμηθευτές, επενδυτές και άλλους ενδιαφερόμενους εκτός της εταιρείας. Είναι αναπόσπαστο ότι ο οργανισμός εφαρμόζει πολιτικές που καθοδηγούν τους υπαλλήλους σχετικά με το είδος των πληροφοριών που πρέπει να μοιράζονται έξω από την εταιρεία, με ποιους να το μοιραστείτε και πώς να το μοιραστείτε.
Έχοντας οδηγίες σχετικά με το είδος των πληροφοριών που πρέπει να μοιραστείτε με το κόμμα που είναι σημαντικό, ώστε ορισμένες πληροφορίες να μην πέσουν σε λάθος χέρια ή να δημιουργήσουν προβλήματα στην εταιρεία. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία αναπτύσσει ένα νέο προϊόν που θα φέρει επανάσταση στην αγορά, είναι σημαντικό να μην μοιράζονται συγκεκριμένες λεπτομέρειες αυτού του προϊόντος με τους ανταγωνιστές πριν από την απελευθέρωσή του. Ωστόσο, η εταιρεία μπορεί να θέλει να ενημερώσει τους πελάτες, τους επενδυτές και τους συνεργάτες της σχετικά με το προϊόν πριν από οποιονδήποτε άλλον.
Ο έλεγχος των αρνητικών πληροφοριών σχετικά με την εταιρεία είναι ένας από τους λόγους που η αποτελεσματική εξωτερική επικοινωνία είναι τόσο σημαντική. Με τη θέσπιση μιας στρατηγικής, οι οργανώσεις μπορούν να προσεγγίσουν τους εξωτερικούς ενδιαφερόμενους και να συζητήσουν τα επίκαιρα θέματα. Εάν μια επιχείρηση αντιμετωπίζει μια καταστροφή δημοσίων σχέσεων, για παράδειγμα, το να έχεις ένα σχέδιο να μιλάς με τα μέσα ενημέρωσης και τους πελάτες είναι ένα σημαντικό μέρος της αντιμετώπισης της κατάστασης.
Εξασφάλιση ενός ενοποιημένου μηνύματος εσωτερικά και εξωτερικά
Για να είναι επιτυχημένη μια επιχείρηση, η εσωτερική και η εξωτερική επικοινωνία πρέπει να συνεργαστούν για την επίτευξη των στόχων της εταιρείας. Για παράδειγμα, αν η εταιρεία μοιράζεται αντικρουόμενες πληροφορίες με τους υπαλλήλους της και τους επενδυτές της, ίσως χρειαστεί να ασχοληθεί με πολλούς δυσαρεστημένους και μη κινητοποιημένους φορείς, οι οποίοι θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε μεγαλύτερα ζητήματα.
Οι επιχειρήσεις πρέπει να εξετάσουν από κοινού τόσο το εσωτερικό όσο και το εξωτερικό κοινό για να έχουν μια ενοποιημένη πολιτική επικοινωνίας. Για παράδειγμα, αν μια εταιρεία αναπτύσσει ένα μήνυμα μάρκας, είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν σημεία συνομιλίας για εσωτερική και εξωτερική χρήση μαζί. Με αυτόν τον τρόπο, η εταιρεία μπορεί να αναπτύξει μηνύματα που απευθύνονται στους υπαλλήλους της και τα παρακινεί να κάνουν τις δουλειές τους, πέρα από τις πληροφορίες που προσελκύουν τους πελάτες και τους συνεργάτες τους. Εάν τα μηνύματα αυτά αναπτύχθηκαν ξεχωριστά, μπορεί να υπάρχουν αντιφατικές ιδέες ή διαφορετικοί όροι που συγχέουν τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά.
