Κατά τη διεξαγωγή ετήσιας συνάντησης στρατηγικού σχεδιασμού, η προετοιμασία συχνά επισκιάζει τον πραγματικό σκοπό της συνάντησης. Μέρος της προετοιμασίας περιλαμβάνει τη δημιουργία της ημερήσιας διάταξης, την πρόσκληση των συμμετεχόντων, την αποστολή της ημερήσιας διάταξης και την προετοιμασία του χώρου. Ωστόσο, εάν η ίδια η συνάντηση δεν φιλοξενεί ιδέες, λήψη αποφάσεων και δημιουργία σχεδίου, μπορεί να μην παράγει την καινοτομία και τη στρατηγική αριστεία που θέλετε. Ενώ ο χώρος και ο οργανισμός είναι σημαντικοί, η ποιότητα της επικοινωνίας πρόσωπο με πρόσωπο παράγει αποτελέσματα.
Καθορίστε τους στόχους της συνάντησης
Οι στρατηγικές καλύπτουν συνήθως την επέκταση της εταιρείας, το μάρκετινγκ, τις σειρές προϊόντων, τον ανταγωνισμό και την οικονομική δέσμευση. Οι συναντήσεις στρατηγικού προγραμματισμού που απλώς αναδιαμορφώνουν το παλιό στρατηγικό σχέδιο με την ομάδα διαχείρισης σας δεν εξετάζουν λεπτομερώς το σχέδιο για πιθανή βελτίωση. Εάν ο στόχος σας είναι να τελειοποιήσετε τη στρατηγική σας για το επόμενο έτος, ξεκινήστε τη συνάντηση με μια ανάλυση SWOT της τρέχουσας στρατηγικής. Εάν είστε ηγέτης της συνάντησης, να είστε προετοιμασμένοι με μια λίστα με προβλήματα και ερωτήσεις που έχουν σκοπό να ενθαρρύνουν τη συζήτηση. Φέρτε άρθρα, λευκά χαρτιά και παρουσιάσεις βίντεο για να δημιουργήσετε δημιουργική σκέψη. Προκαλεί τους συμμετέχοντες να δημιουργήσουν άβολα θέματα. Οι διευθυντές συχνά δεν θέλουν να είναι ο πείρος που στέκεται, επειδή φοβούνται να σφυρηλατηθούν.
Δημιουργήστε τον κατάλογο προβλημάτων σας για περαιτέρω συζήτηση
Μια αναζωογονητική ανάλυση SWOT του στρατηγικού σχεδίου του παρελθόντος έτους και αυτό που παράγει θα πρέπει να οδηγήσει σε περισσότερους πόντους για συζήτηση και επίλυση. Χρησιμοποιώντας έναν πίνακα για να απαριθμήσετε ερωτήσεις ή προβλήματα που προκύπτουν, σας επιτρέπει να κρατάτε τη συζήτησή σας οργανωμένη και σε καλό δρόμο. Ως αρχηγός, συνεχίστε να προκαλείτε και να κάνετε ερωτήσεις. Μια εμπλεκόμενη συζήτηση είναι ακριβώς αυτό που θέλετε, αλλά διατηρείτε τον έλεγχο της συζήτησης και προσπαθείτε να την οδηγήσετε σε μια λύση και απόφαση. Οι περιόδους ξεμπλοκαρίσματος μπορούν να παράγουν καινοτόμες λύσεις, έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να διοργανώνουν συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος που ασχολούνται με μεμονωμένα θέματα-κλειδιά και να τους υποβάλλουν συμπεράσματα ή νέες ιδέες κατά τη συνέχιση της συνάντησης.
Αναθεωρήστε τις αποφάσεις και επιβεβαιώστε
Ένας λόγος για συνεδριάσεις στρατηγικού σχεδιασμού σε δύο ή περισσότερες συνεχείς ημέρες είναι να δοθεί χρόνος στους συμμετέχοντες να επεξεργαστούν τις ιδέες που τέθηκαν. Αυτό που φαίνεται σαν μια καλή ιδέα μπορεί να αποκαλυφθεί ότι είναι ένα λάθος μετά από έναν ύπνο της νύχτας. Αφού συζητήσατε πλήρως το παλαιό στρατηγικό σχέδιο και διατυπώσατε νέες ιδέες, επανεξετάστε κάθε σημείο ή απόφαση και ψηφίστε. Η ψηφοφορία δεσμεύει τους διαχειριστές που συμμετέχουν στη στήριξη των αποφάσεων. Αν υπάρχει διαφωνία σε ένα σημείο, εξετάστε την περαιτέρω συζήτηση σχετικά με τον τρόπο τροποποίησης, ώστε όλοι να συμφωνήσουν.
Εφαρμογή και παρακολούθηση
Φυσικά, η εφαρμογή και η παρακολούθηση κάνει τη διαφορά μεταξύ μιας επιτυχημένης συνάντησης και μιας αποτυχίας. Είναι τόσο εύκολο για τους διαχειριστές να διατηρήσουν το status quo όταν επιστρέψουν στα τμήματα τους, ότι θα πρέπει να αναθέσετε επιθετικά τις ευθύνες για την εφαρμογή. Ως αρχηγός, είναι δική σας ευθύνη να παρακολουθήσετε για να βεβαιωθείτε ότι οι διαχειριστές πραγματοποιούν πλήρως τις στρατηγικές και τις αλλαγές που αναπτύχθηκαν κατά τη συνεδρίαση στρατηγικού προγραμματισμού. Ορίστε σημεία αναφοράς και αναθεωρήσεις προόδου για να αξιολογήσετε τον τρόπο με τον οποίο το στρατηγικό σχέδιο ωφελεί τον οργανισμό και αν πρέπει να αναθεωρηθεί.
