Ανεξάρτητα από το πόσα μετρητά μια ομάδα έχει στα ταμεία της, αναζητώντας τρόπους για να εξοικονομήσετε χρήματα σε γεγονότα έχει καλή επιχειρηματική λογική - και ακόμη περισσότερο εάν το γεγονός αυτό σκοπεύει να συγκεντρώσει κεφάλαια για την οργάνωση. Η διατήρηση του κόστους με έξυπνο, δημιουργικό σχεδιασμό συνεπάγεται επιπλέον χρόνο συνάντησης και προτεραιότητα, αντί να απολαμβάνετε. Η αποπληρωμή μπορεί να φέρει περισσότερα χρήματα από αυτά που έχετε ξεφορτωθεί ή τουλάχιστον να αποφύγετε να ξεκινήσετε το επόμενο τρίμηνο στο κόκκινο λόγω ενός πάρτι.
Σχεδιάστε μπροστά. Ο καλύτερος τρόπος για να κλειδώσετε τις τιμές και να βρείτε καλές προσφορές απαιτεί να έχετε μαζί σας την επιτροπή εκδηλώσεων τουλάχιστον έξι μήνες νωρίτερα για να διεκδικήσετε ευκαιρίες. Προσπαθώντας να ρίξω κάτι μαζί την τελευταία στιγμή δεν παρέχει κανένα χώρο διαπραγματεύσεων, αφήνοντας σας πληρωμή πλήρους τιμής για κάτι που μπορεί διαφορετικά να έχετε πάρει στο κόστος ή λιγότερο.
Κάντε έναν προϋπολογισμό και κολλούν σε αυτό. Όταν κάνει τα πράγματα με φθηνό τρόπο είναι ο στόχος, έρχεται με έναν σταθερό αριθμό πριν ξεκινήσετε προσφέρει όρια όταν αρχίζει η καταιγίδα ιδεών και επιτρέπει σε μια ομάδα να δώσει προτεραιότητα σε εκείνα τα δολάρια που πηγαίνουν.
Συζητήστε τρόπους για να εξοικονομήσετε χρήματα απευθείας από την πύλη. Κοιτάξτε τις επιλογές, όπως ζητώντας έναν αφοσιωμένο δωρητή να προσφέρει το σπίτι της για ένα πάρτι στο σπίτι ή να ανταλλάξει εθελοντικές ώρες στο τοπικό κοινοτικό κέντρο σε αντάλλαγμα για την ελεύθερη χρήση της εγκατάστασής τους. Αν ένα σχολείο μαγειρικής είναι κοντά, τα φυλλάδια που αναζητούν φοιτητές που επιθυμούν να δοκιμάσουν τις νέες γαστρονομικές δεξιότητές τους για να καλύψουν την εκδήλωσή σας ή να ζητήσουν από έναν επαγγελματία, αν μπορείτε να μειώσετε το κόστος παρέχοντας το δικό σου waitstaff ή μπάρμαν.
Διερευνήστε το κόστος των στοιχείων της λίστας ελέγχου πριν δεσμευτείτε για μια ιδέα ή σύμβαση. Οι αίθουσες ενοικίασης, οι εταιρείες εστίασης, οι μουσικοί, τα έξοδα εκτύπωσης και οι ευχές του κόμματος προστίθενται γρήγορα. Πριν από την ενθουσιασμό όλων για μια συγκεκριμένη εγκατάσταση ή μια μπάντα που ξέρετε, πάρτε το lowdown στην πραγματική τιμή.
Χρησιμοποιήστε τους διαθέσιμους πόρους. Αναζητήστε το συμβούλιο ή τη βάση εθελοντών σας για να βοηθήσετε στην εκδήλωση, είτε εκτυπώνετε και παρέχετε φυλλάδια για να εξοικονομήσετε έξοδα εκτύπωσης είτε ζητώντας από κάποιον να δωρίσει ή να προσφέρει εξοπλισμό AV για την παρουσίαση της βραδιάς. Η πρόσκρουση στη βασική σας βάση μπορεί να δημιουργήσει σημαντικές οικονομίες.
Συνεργάξτε με μια άλλη ομότιμη ομάδα για να φιλοξενήσετε μια εκδήλωση. Αυτό όχι μόνο επιτρέπει την κοινή χρήση κόστους και καθηκόντων, αλλά και προωθεί την εκδήλωσή σας σε ένα εκτεταμένο κοινό και μπορεί να συγκεντρώσει πρόσθετη έκθεση.
Χρησιμοποιήστε δωρεάν υλικά δικτύωσης. Ενώ οι προωθητικές ενέργειες σε απευθείας σύνδεση είναι γρήγορες και εύκολες, η ομάδα σας μπορεί επίσης να κάνει χρήση κοινοτικών δελτίων που προσφέρονται από το ραδιόφωνο, την τηλεόραση και τις εφημερίδες. Γράψτε και διανείμετε δελτία τύπου της εκδήλωσής σας και προωθήστε μια γωνία που μπορεί να φέρει την εκδήλωσή σας σε τοπικά νέα.
Μην υποθέστε ότι θα πάρετε κάτι για τίποτα. Μπορεί να έχετε την πιο αγαπημένη μη κερδοσκοπική ή κοινοτική οργάνωση στην περιοχή, αλλά αυτό δεν θα ισοδυναμεί απαραιτήτως με μια ελεύθερη βόλτα για αγαθά και υπηρεσίες. Όταν ζητάτε εκπτώσεις ή δωρεές, προσφέρετε κάτι σε αντάλλαγμα, όπως επισημανθείσα αναφορά σε όλα τα διαφημιστικά υλικά, προσκλήσεις σε ενημερωτικά δελτία και προβολή στην εκδήλωση.
Συμβουλές
-
Παρακολουθήστε για κρυφά κόστη, όπως πρόσθετες χρεώσεις, καθυστερημένα τέλη ή πρόσθετες χρεώσεις και κάνετε το καλύτερο για να τους παρακινήσετε ή να τους αποφύγετε όλοι μαζί.
